Финансовый университет (Финансовая академия) - кафедра "Прикладная информатика" (Информационные Технологии)


Наши контакты: тел.: 8(499)277∼21∼37. Адрес: Щербаковская ул., дом 38, каб. 302


ГлавнаяПубликацииТестыСсылкиВопросыОпросыФайлыПочта






 
Экономическая информатика.
Учебное пособие для ВУЗов
Е.Л. Шуремов,
А.Ю. Заложнев,
Д.В. Чистов.
 
Модели и методы
решения типовых задач
экономического анализа
Д.В. Чистов,
С.А. Харитонов
 
Хозяйственные операции в 1С:Бухгалтерии 8
С.А.Харитонов, Д.В.Чистов, Е.Л.Шуремов
 
«Информационные системы
бухгалтерского учета»
Я.Л. Гобарева,
Е.Р. Кочанова,
Т.Н. Нестерова
 
«Банковские
информационные системы
и технологии»
А.В.Золотарюк
 
Технология
работы с Microsoft Office
 



Информационные системы управления предприятиями

В данной публикации представлены избранные главы учебного пособия "Информационные системы управления предприятиями", изданного М.: Изд-во “Бухгалтерский учет”, 2006.

В книге рассмотрены ключевые вопросы, связанные с построением и функционированием информационных систем управления предприятиями (ИСУП). Раскрыто содержание компьютерно-ориентированных технологий управления современным предприятием (MRP, CRP, MRP II, ERP, CRM, CSRP, SCM), рассмотрены назначение функциональных подсистем ИСУП, содержание основных этапов создания ИСУП, продемонстрирован порядок использования информационных технологий при решении задач управления ресурсами производственного предприятия. Книга предназначена для студентов, аспирантов и преподавателей экономических вузов, слушателей курсов по менеджменту и информационным технологиям, экономистов, руководителей предприятий и организаций.




Информационные системы
управления предприятиями
Е.Л. Шуремов
Д.В. Чистов
Г.В. Лямова
Оглавление
Аннотация
В учебном пособии рассмотрены теоретические вопросы построения информационных систем управления предприятиями (ИСУП), их эволюция и роль в деятельности современных предприятий. Раскрыто содержание основных компьютерно-ориентированных технологий управления современным предприятием - MRP, CRP, MRP II, ERP, CRM, CSRP, SCM, а также роль компьютерных систем в организации процессно-ориентированного управления. Сформулированы основные требования к современным ИСУП, рассмотрено назначение функциональных подсистем ИСУП и способы организации их взаимодействия на содержательном и технологическом уровнях. Раскрыто содержание основных этапов создания ИСУП и основные принципы выбора программных продуктов, ложащихся в основу их программного обеспечения. Продемонстрирован порядок использования современных информационных технологий при решении задач управления ресурсами производственного предприятия.
Учебное пособие предназначено для студентов, аспирантов и преподавателей экономических ВУЗов, слушателей курсов по менеджменту и информационным технологиям, экономистов, руководителей предприятий и организаций и всех, кому в повседневной работе приходится сталкиваться с созданием и эксплуатацией автоматизированных информационных систем управления предприятиями.


За последние 12 лет в России произошли коренные изменения в экономике. Государственные в прошлом предприятия стали функционировать в новой - рыночной среде. Возникло множество частных компаний, крупных холдингов и корпораций. Однако применяемые многими российскими предприятиями методы управления до сих пор уходят своими корнями во времена централизованной экономики. Для того, чтобы достичь мирового уровня конкурентоспособности российским предприятиям необходимо осваивать методы управления, адекватные современной рыночной среде, которые используются ведущими компаниям экономически развитых стран.
Современные эффективные методы управления бизнесом требуют сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях внешней среды, так или иначе влияющих на организацию и ведение бизнеса. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия и при установлении договорных и инвестиционных отношений с партнерами. При значительных объемах управленческой информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь этого можно лишь используя преимущества автоматизированных информационных технологий, основанных на применении компьютеров и средств телекоммуникаций. Вследствие этого на предприятиях повсеместно создаются автоматизированные информационные системы (АИС).
В системах управления современными предприятиями автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Поэтому современные экономисты и менеджеры должны обладать не только профессиональными знаниями, непосредственно относящимися к их специальности, но и владеть современными методами обработки данных на компьютерах.
Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые методы управления производством и маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы к управлению предприятиями изначально ориентируются на возможности современных информационных технологий и практически неосуществимы без использования компьютерных систем. В этих условиях АИС становятся действенными инструментами управления предприятиями, неотъемлемой частью инфраструктуры бизнеса и о них можно говорить как об информационных системах управления предприятиями (ИСУП).
Однако создание ИСУП, соответствующей современным требованиям, является сложным, длительным и многоэтапным процессом, требующим затрат значительных ресурсов. Для достижения поставленных целей реализация проекта требует постоянного контроля со стороны высшего менеджмента и значительных усилий со стороны всех сотрудников системы управления предприятием. Поэтому высококвалифицированные специалисты-управленцы должны не только уметь работать с компьютерной техникой, но и понимать роль ИСУП в деятельности современного предприятия; разбираться в современных компьютерно-ориентированных технологиях управления и конкурентных преимуществах, обеспечиваемых их применением; иметь целостное представление об основах построения и функционирования ИСУП; представлять себе порядок работ по развертыванию и вводу в эксплуатацию современных компьютерных систем и реорганизации управления на их основе.
Вследствие этого, в Государственные стандарты высшего профессионального образования по экономическим специальностям включена дисциплина "Информационные системы в экономике". Именно по этой дисциплине и подготовлено данное учебное пособие для студентов. Его основной целью является формирование у будущего специалиста основ теоретических знаний в области создания и использования автоматизированных информационных систем, базирующихся на новых информационных технологиях и обеспечивающих поддержку высокоэффективных методов управления предприятиями.
Особое значение изучение теоретических основ построения и функционирования ИСУП имеет для студентов, обучающихся по специальностям "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" (060500), а также "Финансы и кредит" (060400). Это связано с тем, что подсистемы управления финансами и ведения бухгалтерского учета являются важнейшими составляющими любой ИСУП, а работу бухгалтера и финансиста в настоящее время нельзя представить в отрыве от использования современных информационных технологий. При этом наиболее эффективно финансовое планирование и бухгалтерский учет могут осуществляться именно в условиях комплексной автоматизации системы управления, обеспечивающей согласованное решение задач формирования производственных и финансовых планов, а также контроля их исполнения. Поэтому будущие финансисты и бухгалтера должны иметь представление о возможностях современных компьютерно-ориентированных технологий управления, нацеленных на решение такого рода задач.
Учебное пособие "Информационные системы управления предприятиями" может быть полезно также при изучении курсов "Профессионально-ориентированные экономические информационные системы", "Предметно-ориентированные экономические информационные системы", "Информационные системы в бухгалтерском учете, анализе и аудите", "Информационные системы в финансовом менеджменте", входящие в учебные планы многих высших учебных заведений, поскольку в нем рассматривается общая для предметно-ориентированных экономических информационных систем проблематика.
Учебное пособие "Информационные системы управления предприятиями" дает знания основах построения и функционирования ИСУП; раскрывает их роль в деятельности предприятий как одного из важнейших инструментов повышения эффективности управления; разъясняет суть современных компьютерно-ориентированных технологий управления и обеспечиваемых их применением конкурентных преимуществ; формулирует основные требования к современным ИСУП и программным продуктам, используемым при формировании их программного обеспечения; раскрывает содержание основных этапов создания эффективной ИСУП; демонстрирует порядок использования современных информационных технологий при решении задач взаимосвязанного управления ресурсами производственного предприятия.
Учебное пособие "Информационные системы управления предприятиями" включает пять глав. Первая глава посвящена методологическим вопросам построения ИСУП, рассмотрению эволюции ИСУП и их роли в деятельности современного предприятия. Во второй главе раскрывается содержание основных компьютерно-ориентированных технологий управления современным предприятием - MRP, CRP, MRP II, ERP, CRM, CSRP, SCM, а также рассматривается роль компьютерных систем в организации процессно-ориентированного управления. В третьей главе формулируются основные требования к ИСУП, рассматривается назначение ее функциональных подсистем, способы организации их взаимодействия на содержательном и технологическом уровнях. Четвертая глава раскрывает содержание основных этапов создания ИСУП и основные принципы выбора программных продуктов, ложащихся в основу ее программного обеспечения. В пятой главе на примере системы "Галактика" демонстрируется технология решения задач управления производством в компьютерной среде.
Авторы будут признательны читателям за замечания и пожелания, как по содержанию материала, так и по методике его изложения. Все, кто хочет задать вопросы, высказать критику или обратиться с пожеланиями, направленными на улучшение содержания последующих редакций данной книги, могут обратиться непосредственно к одному из авторов по адресу shurem@mail.ru в сети Интернет.
Авторы выражают искреннюю признательность всем специалистам, публиковавшим материалы по рассматриваемой в книге проблематике в сети Интернет и печатных изданиях, а также руководству и экспертам корпорации "Галактика" за предоставленные программные продукты, методические материалы и консультации по их эксплуатации, использованные при написании данной книги.


Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.
Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.
Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.
Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления.
В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.
Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).
В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).
В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.
Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.
Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.
Информационный процесс управления реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.
Информационная технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде.
Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.
Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).
Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.
Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система".
Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.
В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования или с минимальным использованием технических средств обработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.
Автоматизированная информационная система - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.
В современном понимании термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем мы будем говорить только об автоматизированных информационных системах, применямых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем нами будет использоваться именно этот термин.
В последнее время во множестве публикаций, посвященных применению информационных технологий при управлении экономическими объектами, часто используются термины "корпоративные информационные системы" и "информационные системы управления предприятиями", под которыми в них понимаются как собственно автоматизированные информационные системы экономических объектов, так и пакеты прикладных программ, которые могут быть составляющими специализированного прикладного программного обеспечения ИСУП. Подробнее соотношение этих понятий с введенными выше определениями раскрывается далее, при рассмотрении обеспечивающих подсистем АИС.
Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.
Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.
В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.
Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.
Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.
Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.
Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.
Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.
Информационное обеспечение (ИО) ИСУП - это совокупность методов и средств построения информационного фонда предприятия, организации его функционирования и использования.
Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база". Под информационным фондом понимается вся информация экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных носителях. Информационная база включает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.
Информационную база - это совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В ИСУП она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.
Техническое обеспечение (ТО) ИСУП - это комплекс технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий ИСУП. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, компьютеры, коммуникационное оборудование, а также иные средства офисной техники.
Программное обеспечение (ПО) ИСУП - это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в ИСУП, а также документация по их применению.
ПО ИСУП включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО.
Системное ПО - это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.
Вспомогательное ПО - это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач управления экономическим объектом и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО ИСУП системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования прикладных программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО, функции которых так или иначе им используются.
Так, например, многие программы, предназначенные для решения задач управления экономическими объектами, используют те или иные системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО ИСУП.
Специализированное прикладное ПО - это совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач управления.
В качестве специализированного прикладного ПО ИСУП могут выступать как собственные разработки предприятия, так и программные продукты независимых производителей. В настоящее время в основу специализированного ПО ИСУП, как правило, кладется тот или иной универсальный программный комплекс, обеспечивающий решение основных задач планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности. Такие программные комплексы поставляются множеством зарубежных (SAP, Oracle, Microsoft, PeopleSoft и др.) и российских (1C, Галактика, Парус, Интеллект-Сервис, Инфософт, Компас и др.) производителей программного обеспечения. Существенно различаясь объемом реализованных функций, архитектурными решениями, средствами настройки на особенности работы конкретных предприятий, масштабируемостью, возможностями интеграции с программами иных производителей и многими другими свойствами, такого рода программные системы становятся основой для создания специализированного прикладного ПО ИСУП многих тысяч предприятий. В зависимости от потребностей в информационном обеспечении, базовый программный комплекс может дополняться различными программами, необходимыми для решения специфических задач, возникающих в процессе управления предприятием.
В публикациях, посвященных автоматизации управления предприятиями, в отношении такого рода универсальных программных комплексов очень часто употребляются термины "корпоративная информационная система" (КИС) или "информационная система управления предприятием" (ИСУП). В силу данных выше определений, понятия "информационная система" и "автоматизированная информационная система" относятся к каждому конкретному предприятию. Таким образом, в данном издании мы исходим из того, что ИСУП создается на конкретном предприятии с набором обеспечивающих подсистем, рассматриваемым в данном параграфе. В таком толковании термин "информационная система" существенно шире и не может быть применим к конкретному программному продукту или программной системе, которые могут выступать только в качестве одной из составляющих специализированного прикладного ПО ИСУП. Поэтому далее в отношении базовых программных средств, используемых для создания прикладного ПО ИСУП, будут употребляться термины "программный комплекс", "система комплексной автоматизации управления предприятием", "программная система", "пакет прикладных программ", а термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" будут применяться в толковании данном приведенными ранее определениями.
Математическое обеспечение (МО) ИСУП - это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач управления.
Лингвистическое обеспечение (ЛО) ИСУП - это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования ИСУП.
Лингвистическое обеспечение включает: языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов); языки управления (манипулирования) данными информационной базы; языковые средства описания алгоритмов решения задач управления; языки информационно-поисковых систем; языки специального назначения; средства описания бизнес-процессов организации, ее документооборота и т.д.
Математическое и лингвистическое обеспечение представляют собой совокупность средств формализованного описания предметной области, а также моделей представления и интерпретации управленческой информации, используемых в программном обеспечении ИСУП. Поэтому их значительная часть неразрывно слита с программным обеспечением и должна рассматриваться непосредственно с ним.
Организационное обеспечение (ОО) ИСУП - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования ИСУП.
ИСУП - это человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей, которые в своей деятельности должны руководствоваться различными инструкциями, регламентирующими их действия при эксплуатации информационного, технического и программного обеспечения. Совокупность этих регламентов и составляет организационное обеспечение ИСУП.
Правовое обеспечение (ПрО) ИСУП - совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании ИСУП.
Правовое обеспечение на этапе разработки ИСУП включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, регулированием отклонений в процессе ее развертывания, обеспечением процесса внедрения различными ресурсами. На этапе функционирования ИСУП правовое обеспечение определяет ее статус в процессе управления, правовые положения по компетенции отдельных структур ИСУП и организации их деятельности, порядок использования информации, правовое обеспечение безопасности функционирования ИСУП. Таким образом, ПрО включает нормативные документы, регламентирующие деятельность ИСУП.
Методическое обеспечение (МтО) ИСУП - это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по всем функциям системы управления, обеспечивающих юридическую поддержку процесса принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки управленческой информации.
Эргономическое обеспечение (ЭО) ИСУП - это совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий для эффективной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС.
В состав ЭО входит комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению, а также методы и методики, обеспечивающие эффективность работы специалистов в условиях использования ИСУП.
Проблема построения систем автоматизации управленческой деятельности предприятий встала перед специалистами ещё в 50-х годах в связи с появлением универсальных вычислительных машин. К первому поколению относятся разработки, созданные в 50-70 годы на базе больших электронно-вычислительных машин (ЭВМ), ныне именуемых мэйнфреймами. Их основной целью был перенос на ЭВМ наиболее трудоёмких, рутинных операций обработки данных. За рубежом разработки производились в основном компаниями-производителями компьютеров для крупных заказчиков по индивидуальным проектам. В СССР первые разработки по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) на базе ЭВМ относятся к началу 60-х годов. Проектные решения производились научно-исследовательскими институтами и вычислительными центрами министерств и ведомств. Более поздние разработки осуществлялись уже непосредственно в рамках создания АСУ конкретных предприятий.
В силу технического несовершенства ЭВМ на этом этапе задачи решались разрозненно. Сложность взаимодействия с вычислительной системой приводила к отрыву центров обработки данных от пунктов возникновения и потребления информации, отделению конечных пользователей от ЭВМ и необходимости участия специального обслуживающего персонала в процессе решения задач обработки данных. Однако уже тогда были достигнуты впечатляющие результаты при решении задач, требующих массового ввода и оперативной обработки информации в банках, на биржах, в авиакомпаниях, на железных дорогах и т.д. Разработка систем автоматизации управления столь сложными экономическими объектами стимулировала создание и развитие алгоритмических языков, моделей реляционных, сетевых и иерархических баз данных, высокоэффективных алгоритмов обработки информации.
По мере распространения мини- и персональных компьютеров ИСУП стали создаваться на их основе, что позволило автоматизировать работу отдельных рабочих мест и привело к значительному расширению областей применения вычислительной техники. Простота эксплуатации, доступность конечному пользователю и возможности настройки под его индивидуальные запросы обеспечили широкое распространение прикладных "офисных" систем автоматизации конторской деятельности, делопроизводства и положили начало развитию электронного документооборота в системах управления предприятиями. Специализированные пакеты прикладных программ (ППП), позволили автоматизировать решение задач различных служб системы управления предприятием. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ, был осуществлен переход к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров непосредственно на рабочих местах специалистов, занятых в системе управления предприятием.
Поначалу для данного этапа была характерна так называемая "лоскутная" автоматизация, когда решение большинства задач в ИСУП осуществлялось разрозненно, на отдельных рабочих местах, средствами автономных, слабосвязанных друг с другом программных средств. В тоже время, решение значительной части задач управления требовало взаимоувязки информационных массивов программ, используемых различными подразделениями, использования централизованных баз данных. Появление локальных сетей персональных компьютеров, а также средств их соединения с мэйнфреймами и мини-ЭВМ стало первым шагом к решению задачи комплексной автоматизации системы управления, обеспечивающей поддержку сквозных бизнес-процессов, осуществляемых несколькими смежными подразделениями системы управления.
Необходимость комплексного подхода к решению совокупности взаимосвязанных задач управления предприятием потребовала новых подходов к автоматизации, переходу от концепции отдельных АРМ к реализации принципов коллективной работы пользователей по управлению сквозными бизнес-процессами. Построение АИС на основе архитектуры клиент-сервер позволило обеспечить оптимальное распределение вычислительных функций между серверами и рабочими станциями компьютерных сетей и реализовать масштабируемые решения, способные обслуживать совместную работу множества пользователей. Развитие технологий репликации и тиражирования данных позволило организовать работу с удалёнными подразделениями и филиалами в режиме дискретной передачи данных и даже в режиме реального времени.
В настоящее время ИСУП развиваются в направлении все большей интеграции внутренних локальных сетей всех подразделений предприятия и развития коммуникаций с сетями внешних партнёров через глобальные вычислительные сети и Интернет.
В настоящее время автоматизированные информационные системы следует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. В странах с развитой экономикой они применяются как инструмент решения всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых:
- планирование производственной деятельности;
- управление закупками, запасами и продажами;
- управление финансами;
- управление персоналом;
- управление затратами;
- управление проектами;
- проектирование продукции и технологических процессов.
При планировании производственной деятельности ИСУП обеспечивают поддержку решения задач составления производственных планов различного уровня - от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повысить обоснованность принимаемых планов. При этом степень детализации планов различного уровня может быть различна: от семейства продукции при решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций при оперативном управлении производством.
Подготавливаемая ИСУП информация создает условия для повышения эффективности использования товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроля исполнения планов закупки ТМЦ строго в соответствии с потребностями производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.
ИСУП позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается, прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств, позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов.
При решении задач управления персоналом ИСУП поддерживают не только основные функции кадрового учета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочего времени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышение квалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условия применения различных форм материального и морального стимулирования.
ИСУП позволяют более эффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.
Современная деятельность предприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы при использовании ИСУП.
Благодаря применению ИСУП функции проектирования продукции и технологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управления предприятием. ИСУП позволяют вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска.
Перечисленные возможности доступны только в том случае, когда все подсистемы ИСУП интегрированы, а соответствующее программное обеспечение поддерживает современные компьютерно-ориентированные технологии управления, увязывающие в одно целое решение всей совокупности задач планирования, учета и анализа. В противном случае достигается лишь частичный эффект от использования компьютерных систем. Поэтому в странах с развитой экономикой стремятся осуществить комплексную автоматизацию всей системы организационно-экономического управления. Это сложная задача, которая требует больших затрат.
Создание ИСУП, позволяющих реализовать все преимущества современных технологий управления, требует значительных инвестиций. Цена создания одного АРМ в странах с развитой экономикой может доходить до 10-40 тыс. долларов США, а эксплуатационные расходы варьируются в пределах 2,5-20 тыс. долларов США в год на одно рабочее место. Учитывая то, что на крупных предприятиях должны использоваться десятки, сотни и даже тысячи АРМ, затраты на создание полноценной ИСУП, ее последующее развитие и поддержание в работоспособном состоянии по затратам ресурсов сопоставимы с широкомасштабной модернизацией технологий основного производства.
В качестве наиболее общего количественного показателя эффективности инвестиций, как правило, выступает коэффициент возвратности инвестиций ROI (Return of Investments). Однако для информационных технологий не существует достоверных методов его расчета. В лучшем случае определение ROI производится путем анализа изменения показателей деятельности предприятия до и после внедрения новых ИТ.
По данным различных исследований очевидная положительная взаимосвязь основных показателей деятельности предприятия с внедрением новых ИТ наблюдается достаточно редко. Положительный эффект в целом от создания ИСУП, поддерживающих современные технологии управления, отмечается примерно у 40% предприятий. В большинстве же случаев явной связи показателей прибыльности и рентабельности предприятия с внедрением ИТ не наблюдается.
Однако, несмотря на такие, казалось бы, неутешительные данные, многие западные предприятия продолжают совершенствовать свои информационные системы, затрачивая на это до 6% своего бюджета. Это связано с тем, что только благодаря ИСУП руководство предприятий может получать оперативную и достоверную информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений, обеспечивающих сохранение конкурентоспособности и экономический рост. Поэтому основное назначение ИСУП состоит в том, чтобы оперативно предоставлять консолидированную информацию высшему управленческому персоналу предприятия. Это позволяет при принятии решений оперировать не приближенными оценками, а точными значениями, либо устанавливать доверительные интервалы оцениваемых параметров с высокой достоверностью. Таким образом, в стратегическом плане для западных компаний ИСУП являются критическими элементами инфраструктуры бизнеса, отсутствие или недостаточная эффективность которых со временем приводит к утере конкурентоспособности или управляемости, причем, чем больше размер компании, тем быстрее это происходит.
Этот подход к роли ИСУП существенно расходится с широко распространенной у руководителей российских предприятий точкой зрения, согласно которой ИТ являются не более, чем средством выполнения рутинных операций обработки данных. Вследствие этого, ИТ на многих российских предприятиях используются, главным образом, для решения задач учета и подготовки документов, а их роль как инструмента управления бизнесом явно недооценивается. Поэтому данное направление инвестиционной деятельности рассматривается как одно из наименее приоритетных.
Такое положение дел часто пытаются объяснить тем обстоятельством, что состояние отечественных предприятий в большинстве случаев характеризуется наличием устаревших технологий основного производства и высокой степенью износа основных фондов. Исходя из этого делается вывод, что первоочередным направлением вложения инвестиций должно быть обновление основных средств и внедрение новейших технологий производства.
Однако привлечение дополнительных инвестиций может оказаться неэффективным, если не налажено организационно-экономическое управление предприятием. Следствием этого является неэффективное использование ресурсов: чрезмерная дебиторская задолженность, сверхнормативные запасы, потери от хищений, большие затраты на обслуживание кредитов, выплату штрафов и т.д. Все это образует замкнутый круг: собственных средств на модернизацию оборудования не хватает, а привлечь сколько-либо значительные долгосрочные вложения не удается из-за неудовлетворительного финансового положения. Поэтому во многих случаях прежде, чем искать средства для модернизации производства, нужно наладить эффективное управление, необходимым условием которого является внедрение прогрессивных ИТ.
Опыт внедрения комплексных систем автоматизации управления на российских предприятиях показывает, что их применение очень быстро дает отдачу только за счет сокращения непроизводительных затрат и ускорения оборачиваемости активов.
Создание эффективной ИСУП позволяет оперативно готовить и обрабатывать различного рода сопроводительную документацию. Это означает, что в течении одного и того же срока можно обслужить большее число клиентов, не заставлять их ждать. По мнению многих специалистов-практиков, работающих в торговле, о внедрении комплексной автоматизации следует задуматься уже тогда, когда число наименований товаров превышает 50-100, а оптовых покупателей становится более 50. В таких условиях ручной или слабоавтоматизированный учет может привести к резкому снижению оперативности обслуживания покупателей и, как следствие, к значительному недополучению прибыли и даже убыткам. Компьютерные системы позволяют преодолеть эту проблему. Эффект ускорения обслуживания особенно сильно проявляется при торговле товарами с ограниченным сроком годности.
Налаженный на основе применения современных информационных технологий учет позволяет существенно уменьшить злоупотребления персонала. Компьютерная система делает информацию о всех хозяйственных операциях предприятия централизованной и оперативно доступной всем заинтересованным в ней лицам в рамках разграничения имеющихся у них прав доступа. Это позволяет отслеживать не только простые хищения, но и более завуалированные махинации. Например, ведение в централизованной базе данных сведений о ценовых предложениях поставщиков позволяет вовремя заинтересоваться почему тот или иной снабженец постоянно работает с поставщиком, предлагающим не самые лучшие цены, а оперативный контроль дебиторской задолженности позволяет автоматически заблокировать оформление документов отгрузки на поставку товаров клиентам, не оплатившим в срок прежние поставки.
Эффект внедрения компьютерных систем только в части минимизации потерь может быть очень весомым. И чем крупнее фирма, тем он значительнее не только в абсолютном, но и в относительном выражении. Например, в одной компании, за счет реорганизации управления при создании ИСУП на основе внедрения системы "Галактика", удалось предотвратить потери, близкие к ее годовому обороту.
Существенной экономии оборотных средств можно достичь за счет сокращения страховых запасов товарно-материальных ценностей. Для решения этой задачи необходим налаженный оперативный учет и точное планирование закупок строго под нужды производственно-сбытовой программы.
Первым шагом к рациональному управлению запасами является организация оперативного учета и анализа объема и структуры складских запасов. Для этого ИСУП, помимо решения задач учета ТМЦ, должна обеспечивать формирование сведений об оборачиваемости товаров и производственных запасов. При постоянном мониторинге этих данных можно своевременно выявлять те виды ТМЦ, которые подолгу лежат без движения или запасы которых превышают нормативный уровень. Опыт внедрения систем автоматизации показывает, что только использование подобного рода отчетов позволяет быстро решить проблему сверхнормативных запасов и осуществлять эффективную закупочную политику. Так, например, в результате внедрения системы "Галактика" на ОАО "Торжокский завод полиграфических красок" удалось в несколько раз сократить складские запасы. В настоящее время на предприятии ведется подекадное планирование производства, а складские запасы ориентированы максимум на 20 дней. Это типичный результат внедрения комплексной системы автоматизации управления, с помощью которой можно оперативно отслеживать состояние запасов, что позволяет осуществлять закупку сырья в строго необходимых количествах.
Второе направление совершенствования управления запасами состоит в тонкой оптимизации согласования планов закупочной, производственной и сбытовой деятельности. Современные компьютерно-ориентированные технологии управления позволяют составлять план закупок, исходя из имеющихся заказов покупателей, производственных планов и прогнозируемых продаж с учетом уровня запасов, имеющихся в наличии, и уже размещенных у поставщиков заказов. Соответствующее программное обеспечение базируется на перспективном календарном планировании и выдает рекомендации по изменению сроков и объемов закупок и поставок для их соответствия изначально заложенным в план графикам. При этом система обеспечивает гибкий пересмотр планов в случае возникновения новых или пересмотра старых заказов, позволяя автоматически корректировать сроки и объемы закупок. Это позволяет оптимально планировать закупки, эффективно расходовать оборотные средства. При широкой номенклатуре выпускаемой продукции, используемого сырья и комплектующих без использования компьютерных систем и ведения централизованной информационной базы эффективно решать эти задачи практически невозможно.
Одной из основных болевых точек управления на большинстве производственных предприятий является проблема дебиторской задолженности, вызванной неплатежами покупателей. Поэтому часто создание ИСУП начинается с автоматизации решения задач аналитического учета и анализа состояния взаиморасчетов с покупателями и заказчиками. В результате уже на начальном этапе внедрения компьютерной системы создаются нормальные условия для анализа структуры и динамики изменения дебиторской задолженности предприятия. Это проявляется в возможности классификации дебиторов по различным критериям: величине задолженности, степени платежеспособности, географическому и отраслевому признакам, видам проданных товаров, предоставленных услуг и т.д.
Благодаря развитому аналитическому учету и хранению детализированной информации в базе данных за различные периоды открывается возможность отслеживания динамики изменения дебиторской задолженности по отдельным предприятиям, их группам, выделенным по региональному и/или отраслевому признакам, в разрезе видов продукции и услуг, каналов сбыта и т.д. Соответствующие данные могут послужить основой для выработки решений по организации взаимоотношений с конкретными клиентами.
Снижение издержек и ускорение оборачиваемости активов, достигаемые за счет развертывания ИСУП часто позволяют окупить вложения в информационные технологии уже в первые месяцы их промышленной эксплуатации. Это позволяет рассматривать системы комплексной автоматизации управления как одно из наиболее эффективных направлений инвестирования.
Контрольные вопросы
1) Охарактеризуйте основные функции управления экономическим объектом.
2) Дайте характеристику стратегического, тактического и оперативного уровней управления экономическим объектом.
3) Объясните различия понятий "информационный процесс" и "информационная технология".
4) Объясните сущность понятия "информационная система управления предприятием".
5) Отчего зависит номенклатура АРМ и распределение комплексов задач между ними в ИСУП?
6) Что такое функциональная модель ИСУП?
7) Дайте краткую характеристику обеспечивающих компонент ИСУП.
8) Дайте определение информационного обеспечения ИСУП и раскройте различия понятий "информационный фонд" и "информационная база".
9) Дайте определение и охарактеризуйте состав и назначение основных компонент программного обеспечения ИСУП.
10) Дайте характеристику основных этапов эволюции ИСУП.
11) Охарактеризуйте основные различия между автоматизацией отдельных рабочих мест и комплексной автоматизацией системы управления предприятием.
12) Дайте общую характеристику состава задач, решаемых ИСУП.
13) Охарактеризуйте роль информационных технологий в повышении эффективности управления товарно-материальными ценностями.
14) Каким образом информационные технологии могут способствовать повышению эффективности использования финансовых ресурсов предприятия.
15) Какие функции возлагаются на ИСУП при решении задач управления персоналом?
16) Охарактеризуйте роль ИСУП при решении задач управления затратами.
17) В чем состоит основное назначение ИСУП?
Компьютерно-ориентированные технологии управления
Постоянно растущая конкуренция вынуждает руководителей компаний искать новые методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые методы управления производством и маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы к управления предприятиями изначально ориентируются на возможности современных информационных технологий и практически неосуществимы без использования компьютерных систем.
Развитие методов управления промышленными предприятиями в начале ХХ века связывают прежде всего с именами Фредерика Тейлора и Генри Гантта. Ф. Тейлор (Frederick W. Taylor), известный как разработчик "научной системы выжимания пота", является создателем производственного планирования как дисциплины. Он исследовал факторы, влияющие на производительность, и методы рациональной организации рабочего времени. На основе анализа тысяч экспериментов им были сформулированы рекомендации по организации промышленного производства и обучения кадров. В результате детализированное планирование стало рассматриваться как важнейший элемент организации производства.
Генри Гантт (Henry L. Gantt) работал вместе с Ф. Тейлором над количественными методами организации производства. Разработанный им метод наглядного упорядочения работ - диаграммы Гантта (Gantt Charts) - вплоть до настоящего времени считается одним из стандартных методов планирования последовательности взаимосвязанных работ. Многие современные системы управления проектами и планирования так или иначе представляют графики работ в виде диаграмм Гантта. Однако с их помощью неудобно планировать многовариантные взаимосвязанные цепочки работ, характерные для строительных, военных и государственных проектов, а также для ряда разновидностей производств. Кроме того, диаграммы Гантта удобно применять только для планирования и учета одного критического ресурса - времени. При необходимости учета нескольких ресурсов, например, технологической оснастки – нужно строить "объемные" диаграммы Гантта, имеющие несколько измерений по числу учитываемых ресурсов. Для таких задач в военном ведомстве США в 50-е годы были предложены методы сетевого планирования, или методы выбора "критического пути".
Развитие промышленной инженерии, занимающейся управлением и организацией производства требовало применения все более сложных математических моделей и привело к разработке многочисленных статистических и оптимизационных алгоритмов планирования, практическое применение которых требовало обработки больших объемов информации и проведения довольно сложных расчетов. Поэтому уже в 60е гг. для решения задач планирования производства и его материально-технического обеспечения стала активно использоваться вычислительная техника. Дальнейшее развитие методологии управления и средств вычислительной техники привело к их неразрывному переплетению. Многие современные методики управления невозможно применять без использования компьютеров и соответствующего программного обеспечения. Поэтому их следует рассматривать как компьютерно-ориентированные технологии управления.
В результате активного развития крупносерийного и массового производства товаров после Второй мировой войны стало очевидно, что использование математических моделей управления запасами ведет к существенной экономии средств, замороженных в виде запасов и незавершенного производства.
Было выявлено, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих. В то же время, создание чрезмерных страховых запасов приводит к замораживанию значительных оборотных средств, что отрицательно сказывается на эффективности бизнеса. Кроме того, при избыточных запасах трудно определить к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. А это бывает необходимо при выявлении причин производства бракованной продукции.
Для преодоления подобных проблем была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Ее основная идея состоит в планировании поставок, обеспечивающем наличие любой учетной единицы товарно-материальных ценностей, необходимых для производства изделий и/или поставок товаров потребителям в нужное время и в нужном количестве. Методология MRP реализуется с помощью компьютерных программ, позволяющих составить оптимальный план поставки комплектующих в производственный процесс или товаров, подлежащих отгрузке по заказам покупателей. Оптимизация плана поставок может производиться по разным критериям, но основополагающим принципом является контроль заданного уровня реально необходимых в каждый момент запасов.
Таким образом, MRP-система - это совокупность компьютерных программ, предназначенных для составления детального календарного плана поставок товарно-материальных ценностей, необходимых для обеспечения производственного процесса или отгрузки товаров по заказам покупателей, обеспечивающего оптимальный уровень состояния запасов в любой момент заданного периода.
Компьютерные системы, реализующие методологию MRP обеспечивают планирование процесса закупок необходимых товарно-материальных ценностей у поставщиков, основываясь на уровне имеющихся в наличии запасов, уже размещенных заказов на закупки, потребностей производства (заказов покупателей, прогнозируемых продаж) с учетом нормативного уровня страховых запасов. При изменениях в производственной программе, плане поставок товаров покупателям или отклонениях от ранее намеченных графиков выполнения заказов поставщиками, система выдает рекомендации по изменению сроков и объемов закупок и поставок для их соответствия изначально заложенным в план графикам.
Основной входной информацией MRP-системы являются:
- описание состояния материалов;
- программа производства (сбыта) продукции (товаров);
- перечень составляющих конечных продуктов.
Описание состояния материалов (Inventory Status File) для производственных предприятий должно содержать исчерпывающие сведения о всех материалах-комплектующих, необходимых для производства всех видов производимой продукции. Для торговых компаний - это описание состояния запасов продаваемых товаров. Для каждой номенклатурной позиции должен быть задан наличный запас, уже зарезервированное для тех или иных целей количество материала (товара), объем уже размещенных у поставщиков заказов на поставку, ориентировочные сроки исполнения заказов поставщиками, минимально необходимый объем страховых запасов. Могут быть указаны цены и другая дополнительная информация, например, сроки годности, максимальный объем запаса, минимальный и максимальный размеры партии поставки и т.д.
Программа производства (Master Production Schedule) представляет собой график выпуска продукции или поставок товаров по заказам покупателей на планируемый период.
Перечень составляющих конечного продукта (Bills of Material File) для производственных предприятий представляет собой список материалов и их количество, требуемое для производства конечного продукта. Для торговых предприятий список составляющих может быть необходим для описания комплектов товаров, включаемых в различные заказы.
На основе указанной информации система производит необходимые расчеты и формирует разнообразную отчетность.
Основным отчетом MRP-системы является План Заказов (Planned Order Schedule), в котором выводятся данные о том, какое количество каждого материала должно быть заказано в каждый рассматриваемый период времени в течении срока планирования. План заказов является руководством для дальнейшей работы с поставщиками. Кроме того, он определяет внутреннюю производственную программу выпуска полуфабрикатов и комплектующих.
При изменениях в первоначальном плане формируется отчет изменений к плану заказов (Changes in planned orders). Он показывает, какие заказы должны быть отменены, изменены, задержаны или перенесены на другой период.
Отчет об "узких местах" планирования (Exception report) предназначен для того, чтобы заблаговременно указать на те промежутки времени в течении срока планирования, в которые может возникнуть необходимость внешнего управленческого вмешательства. Такие ситуации могут возникнуть, например, в случае серьезной задержки той или иной поставки.
Отчет о прогнозах (Planning Report) представляет информацию, используемую для составления прогнозов о возможном будущем изменении объемов выпускаемой продукции (реализуемых товаров). Эти данные возникают в результате анализа текущего хода производственного процесса и отчетов о продажах. Отчет о прогнозах может использоваться для долгосрочного планирования потребностей в материалах.
Использование MRP-системы для планирования производственных потребностей позволяет оптимизировать время поступления каждого материала, тем самым значительно снижая складские издержки и облегчая ведение производственного учета. Однако MRP-система не может оценить возможность выполнения производственной программы с точки зрения ее обеспеченности производственными мощностями и трудовыми ресурсами, составить календарный график их загрузки, необходимый для реализации производственной программы. Эти задачи решаются средствами систем автоматизации планирования производственных мощностей, основанных на методологии CRP (Capacity Requirements Planning).
CRP-система - это совокупность компьютерных программ, предназначенных для составления детального календарного плана загрузки производственных мощностей, необходимого для реализации плана выпуска продукции на заданный период.
На основе заданного плана выпуска продукции CRP-система формирует план распределения производственных мощностей, необходимых для выполнения каждого цикла производства каждого изделия на выбранный период планирования. Формируется технологический план последовательности производственных процедур и определяется степень загрузки каждой производственной единицы на срок планирования.
Загрузка рабочих мест рассчитывается на основе технологического маршрута - последовательности технологических операций, необходимых для производства конкретных видов продукции. Каждая технологическая операция выполняется на определенном рабочем месте, на котором размещается то или иное оборудование, обслуживаемое конкретным персоналом. Отдельные рабочие места классифицируются как производственные единицы (work center). В общем случае под производственной единицей может пониматься конкретный станок, инструмент, рабочий определенной специальности и т.д. Результатом работы CRP-системы является план потребности в производственных мощностях (Capacity requirements plan), который определяет, какое количество стандартных часов должна работать каждая производственная единица для выполнения заданного плана выпуска продукции.
В результате работы CRP-системы делается вывод о возможности или невозможности выполнения производственной программы имеющимися в наличии производственными мощностями.
Если программа производства признается не осуществимой, то в нее вносятся изменения и она подвергается повторному тестированию с помощью CRP-системы. После формирования реально осуществимой производственной программы она становится основой для составления плана материально-технического обеспечения, формируемого MRP-системой. Однако, в случае недоступности тех или иных видов сырья, материалов, комплектующих или невозможности выполнить план заказов, необходимый для выполнения производственной программы, MRP-система, в свою очередь, указывает о необходимости внести в нее корректировки. В этом случае производственная программа снова корректируется и подвергается повторному тестированию с помощью CRP-системы.
В конце 70-х - начале 80-х гг. методологии MRP и CRP были объединены в единую концепцию замкнутого цикла планирования всех ресурсов производственного предприятия, получившую название MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Термин "замкнутый цикл" (closed loop) отражает основную особенность данной концепции, заключающуюся в том, что созданные в процессе работы отдельных подсистем планирования отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя при необходимости программу производства, а следовательно и план исполнения заказов. Взаимодействие подсистем реализует обратные связи в MRP-системе, обеспечивая гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.
Компьютерные системы, поддерживающие требования данной концепции, позволяют автоматизировать процесс формирования основного плана производства на основе заказов клиентов и прогнозов спроса, выполнять проверку выполнимости плана с учетом имеющихся ресурсов, формировать графики изготовления партий изделий собственного производства, закупок материалов и комплектующих, планировать оптимальную загрузку производственных мощностей с учетом приоритетов и размера заказов. При этом план производства увязывается с движением финансовых ресурсов предприятия.
Таким образом, MRP II-система - это совокупность компьютерных программ, обеспечивающих формирование плана производства продукции и детальных взаимосвязанных календарных планов эффективного использования ресурсов, необходимых для его осуществления в рамках заданного периода.
Концепция MRP II оформлена в виде стандарта. Его составителем является общественная организация "Американское общество управления производством и запасами" (American Production and Inventory Control Society, APICS), объединяющая более 70 тысяч членов из более, чем 20 тысяч компаний всего мира. APICS регулярно издает документ "MRP II Standart System", в котором описываются основные требования к информационным производственным системам.
В соответствии со стандартом MRP II, компьютерная система должна обеспечивать решение следующих групп (блоков) задач.
1) Планирование продаж и производства (Sales and Operation Planning).
2) Управление спросом (Demand Management).
3) Основной производственный план (Master Production Scheduling).
4) Планирование материальных потребностей (Material Requirement Planning).
5) Спецификации продуктов (Bill of Materials).
6) Управление запасами (Inventory Transaction Subsystem).
7) Плановые поступления (Scheduled Receipts Subsystem).
8) Управление на уровне производственного цеха (Shop Flow Control).
9) Планирование производственных мощностей (Capacity Requirement Planning).
10) Контроль запуска/выпуска (Input/output control).
11) Материально-техническое снабжение (Purchasing).
12) Планирование распределения ресурсов (Distribution Resourse Planning).
13) Планирование и контроль производственных операций (Tooling Planning and Control).
14) Финансовое планирование (Financial Planning)
15) Моделирование (Simulation).
16) Оценка результатов деятельности (Performance Measurement).
Блок "Планирование продаж и производства" подразумевает решение задач прогнозирования сбыта на основе прошлых продаж и моделей спроса с формированием плана сбыта продукции на основе составленных прогнозов и обобщения фактически размещенных заказов клиентов.
В блоке "Управление спросом" должны решаться задачи формирования формализованных описаний заказов клиентов, оценки времени выполнения заказов, потребностей в материальных и финансовых ресурсах, необходимых для их выполнения, контроля всех стадий исполнения заказов от закупок материалов до отгрузки готовой продукции и получения оплаты за нее.
Блок "Основной производственный план" предполагает решение задач формирования основного плана производства (ОПП) на основе прогноза/плана сбыта и формирование внутренних производственных заказов, обеспечивающих его исполнение. При формировании ОПП должны учитываться остатки готовой продукции, незавершенного производства, а план производства должен составляться с учетом экономически обоснованных размеров партий запуска-выпуска
Блок "Планирование материальных потребностей" реализует стандартный перечень задач планирования поставок товарно-материальных ценностей, реализуемых рассмотренными ранее MRP-системами.
В блоке "Спецификации продуктов" решаются задачи описания иерархической структуры изделий, норм расхода комплектующих, выхода побочных продуктов, отходов и потерь на единицу каждого вида продукции, сведения о взаимозаменяемости компонентов. Здесь же ведутся данные о последовательности и продолжительности осуществления технологических операций, нормативах затрат времени работы оборудования и труда на изготовление готовых изделий и полуфабрикатов. В функции данной подсистемы входит формирование конструкторских и производственных извещений на изменение спецификации изделий и технологии их изменения, а также ведение рабочих календарей, сведений о сменности, фонде рабочего времени цехов, оборудования и производственного персонала.
В блоке "Управление запасами" решаются задачи ведения норм материальных запасов (минимальный и максимальный страховой запас), формализованного описания правил пополнения запасов, осуществляется контроль уровня запасов и формирование заявок на их пополнение в соответствии с заявленными правилами и нормами пополнения.
В блоке "Плановые поступления" решаются задачи формирования графиков поступления материалов, сырья и комплектующих на склад в соответствии с заказами на поставку, а также графика выпуска полуфабрикатов собственного изготовления и готовой продукции в соответствии с реализуемыми производственными заказами.
В блоке "Управление на уровне производственного цеха" решаются задачи формирования производственных заказов, необходимых для реализации плана производства продукции, ведется учет специфических требований заказов клиентов (по составу продукции, технологии изготовления, качественным характеристикам), распределения производственных заказов по местам изготовления (цехам, подразделениям), выполняется оценка потребности в дополнительных производственных мощностях, необходимых для выполнения размещаемых производственных заказов, формируются оперативные графики производства по размещенным и выполняемым производственным заказам, требования на отпуск материалов в производство, резервирвируются материалы и оборудование, необходимые для выполнения производственных заказов. Помимо функций планирования, в данной подсистеме решаются задачи учета выдачи материалов в производство, их нормативного и фактического списания, ведется учет времени наладки и работы оборудования, затрат труда, брака, потерь и простоев, а также учет выпуска продукции в цехах.
В блоке "Планирование производственных мощностей" решаются задачи, реализуемые расмотренными ранее CRP-системами.
На блок "Контроль запуска/выпуска" возлагается решение задач контроля плановых и фактических сроков и объемов запуска/выпуска продукции, а также анализа отклонений фактического выпуска, потерь и отходов от плановых нормативов.
В блоке "Материально-техническое снабжение" решаются задачи формирования плана закупок, заказов на поставку и графика обеспечения производства необходимыми материалами, ведется контроль исполнения поставок по заказам, учет выдачи материалов со склада и передачи готовой продукции на склад.
В блоке "Планирование распределения ресурсов" решаются задачи планирования сбыта по каналам сбыта и регионам, а также выбора поставщиков.
В блоке "Планирование и контроль производственных операций" решаются задачи формирования пооперационного графика производства, пооперационного учета выпуска продукции и графика перемещения изделий по операциям.
Блок "Финансовое планирование" предназначен для увязки производственной программы и закупок материалов с финансовыми ресурсами предприятия.
Блок "Моделирование" предназначен для ведения альтернативных вариантов планов и сравнения различных вариантов планов сбыта, производства, поставок по срокам, объемам и финансовым показателям.
В блоке "Оценка исполнения" решаются задачи сравнения плановых и фактических показателей, характеризующих исполнение планов производства, сбыта и конкретных заказов клиентов.
Как видно из сказанного, компьютерная система, реализованная в соответствии с требованиями стандарта MRP II, должна решать всю совокупность задач производственного планирования и учета. Кроме этого, стандартом предусматривается решение задач увязки производственных и финансовых планов, а также сравнения принятого плана с его фактическим исполнением и альтернативными планами.
Для реализации всех перечисленных задач MRPII-система должна представлять собой конгломерат большого числа взаимосвязанных модулей, поддерживающих функции планирования бизнес-процессов, потребностей в материалах и производственных мощностях, планирования движения финансовых ресурсов и т.д. Конкретные реализации MRP II-систем, однако, существенно отличаются друг от друга числом решаемых задач, способами их решения, механизмами настройки на специфику конкретных предприятий, охватом отраслевых особенностей видов производств и т.д. При этом состав модулей программного комплекса, как правило, не соответствует в точности порядку разделения задач между их блоками, предусмотренными стандартом. Часто реализуется подход, при котором один модуль может решать задачи нескольких смежных блоков, а задачи одного блока решаются несколькими взаимосвязанными модулями.
Рассмотрим, к примеру, порядок реализации методологии MRP II в системе "Галактика". Ее применение предполагает следующий порядок работы.
Коммерческие службы предприятия, осуществляющие сбыт продукции, с помощью модуля "Управление заказами" фиксируют сведения о прогнозных и реальных заявках от потребителей продукции. Данные об уже произведенных заказах могут быть получены из модуля "Договоры". На основе этой информации формируются планы сбыта и графики отгрузки.
Эти данные становятся исходной точкой для составления плана выпуска готовой продукции и выдачи заданий цехам на производство полуфабрикатов и конечную сборку. Решение этих задач осуществляется с помощью модуля "Планирование производства", который позволяет планировать производственный процесс в соответствии с потребностями заказчиков и получить оценки выполнимости планов с учетом ограничений на имеющиеся производственные мощности. Параллельно с этим здесь рассчитываются потребности в материалах и могут быть сформированы заявки на материально-техническое обеспечение. При расчете потребностей в материалах средствами модуля могут быть рассчитаны объемы и сроки получения отходов и сопутствующих продуктов. Гибкая настройка представлений планов и правил их расчета позволяет учесть отраслевые особенности планирования и специфику работы конкретного предприятия.
Полученные в модуле "Планирование производства" данные о потребностях в материалах, могут быть использованы службами материально-технического обеспечения предприятия для формирования планов снабжения подразделений, а также плана закупок и оформления заказов поставщикам. Решение этих задач обеспечивается модулем "Материально-техническое обеспечение". Формирование планов закупок осуществляется здесь с учетом поддержания минимального уровня страховых запасов, сроков годности, сроков поставки, минимальных размеров партий закупки и иных необходимых пользователю условий. Тем самым создаются условия для оптимизации закупочной политики и минимизации уровня страховых запасов.
Благодаря использованию MRP II-систем становится возможным:
- получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;
- долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;
- решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;
- реальное сокращение материальных запасов на складах;
- контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимального использования производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;
- автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;
- значительное сокращение непроизводственных затрат.
В последнее время международные корпорации создали в мире широкую сеть удаленных производственных и непроизводственных подразделений, что существенно усложнило их организационную структуру. Следствием этого стало увеличение затрат на поддержание сложных и запутанных логистических схем поставок продукции. В результате возникла потребность искать пути решения задач минимизации этих затрат.
В середине 90-х гг. был введен в обращение термин "ERP-система". Методология ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) до настоящего времени полностью не систематизирована. Она представляет собой надстройку над методологией MRP II и нацелена на оптимизацию работы с удаленными объектами управления. В настоящее время, под широко используемым термином "ERP-система", как правило, подразумевается MRP II-система, с расширенными возможностями управления сетью филиалов и зависимых компаний, расположенных в различных странах. В соответствии с этим в систему автоматизации включается поддержка различных языков, валют, систем бухгалтерского учета и составления отчетности.
Таким образом, ERP-система - это набор компьютерных программ, реализующих методологию MRP II, и дополненных средствами оптимизации управления производственными и сбытовыми подразделениями, размещенными в разных странах.
Более конкретная трактовка понятия "ERP-система" имеет множество разночтений. В соответствии с материалами Ассоциации APICS современная система управления предприятием, соответствующая концепции ERP, помимо блока, реализующего требования стандарта MRP II, должна включать подсистемы:
1) управления цепочками поставок (Supply Chain Management -- SCM);
2) усовершенствованного планирования и составления расписаний (Advanced Planning and Scheduling -- APS);
3) автоматизации продаж (Sales Force Automation -- SFA);
4) конфигурирования системы (Stand Alone Configuration Engine -- SCE);
5) окончательного планирования ресурсов (Finite Resource Planning -- FRP);
6) интеллектуального анализа бизнеса (Business Intelligence -- BI);
7) электронной коммерции (Electronic Commerce -- EC);
8) управления данными об изделии (Product Data Management -- PDM);
Мы не будем подробно останавливаться на деталях определения перечня задач, решаемых каждой из перечисленных подсистем, поскольку строгого определения состава реализуемых ими функций не существует. Довольно часто вся присущая концепции ERP совокупность задач реализуется не одной интегрированной программной системой, а некоторым комплектом программного обеспечения. В основе такого комплекта, как правило, лежит базовый ERP-пакет, к которому через соответствующие интерфейсы подключаются специализированные продукты третьих фирм, отвечающие за решение дополнительных задач (электронную коммерцию, автоматизацию продаж и проч.).
В последнее время особое значение придается средствам интеграции ERP-систем с приложениями, уже используемыми на предприятии (например, системами проектирования, подготовки производства, учета хода производства и управления технологическими процессами, биллинга и расчетов с клиентами и др.), стандартными офисными пакетами программ, системами управления документооборотом, а также с разработками сторонних поставщиков программного обеспечения. Это связано с тем, что стал очевидным факт невозможности реализации в рамках одной программной системы, поставляемой одним производителем, всего множества задач управления промышленным предприятием. Базовый комплект программного обеспечения, реализующий требования стандарта MRP II, часто воспринимается как основа интеграции всех остальных приложений.
К настоящему времени в промышленно развитых странах сложился высококонкурентный рынок, на котором множество фирм предлагает взаимозаменяемые продукты со сходными потребительскими свойствами. Преимущества, обеспечиваемые прогрессивными технологиями производства, являются недолговечными, поскольку конкуренты быстро осваивают новые технологии. Унификация методов управления затратами, обеспечиваемая применением автоматизированных информационных систем, основанных на современных методологиях управления, рассмотренных в предыдущих параграфах, привела к тому, что в последние годы конкурентные преимущества стали искать в оптимизации взаимоотношений с клиентами.
Статистические исследования показывают, что затраты на привлечение нового клиента в среднем в пять раз больше, чем на удержание существующего. Взаимоотношения с большей частью крупных клиентов начинают приносить реальную, устойчивую прибыль только через год после начала работы с ними. Поэтому, если новый крупный клиент работает с фирмой менее года, то затраты на его привлечение не окупаются и фирма несет убытки. Около 50% существующих клиентов большинства компаний не приносят существенной прибыли из-за неэффективного взаимодействия с ними.
Следствием этих исследований стал вывод о необходимости прилагать максимум усилий на удержание уже существующих клиентов, в то время как до сих пор многие компании, стремясь захватить как можно большую долю рынка, основное внимание уделяют привлечению новых клиентов, реализуя высокозатратные маркетинговые программы. И это при том, что зачастую затраты на привлечения нового клиента могут быть в десятки раз выше, чем затраты на удержание старого.
Для повышения качества обслуживания клиентов была разработана концепция CRM (Customer Relationship Management, управление взаимоотношениями с клиентами), которая легла в основу разработки программных систем, призванных автоматизировать планирование, учет и анализ различных сторон взаимоотношений компании с ее клиентами.
CRM-системы позволяют собирать и систематизировать информацию о клиентах на всех стадиях взаимоотношений с ним (привлечение, удержание, лояльность), извлекать из нее знания и использовать их для выстраивания взаимовыгодных отношений с ними. Сбор детальной информации и ее анализ позволяют персонифицировать отношения с каждым клиентом, повышать эффективность взаимодействия с ним. В многих случаях это позволяет существенно повысить прибыль фирмы.
CRM-система - это набор программных модулей, обеспечивающих решение задач накопления и обработки данных, необходимых для реализации мероприятий, направленных на повышение эффективности взаимоотношений с клиентами.
CRM-система призвана собирать и обобщать данные по маркетинговым акциям, в результате которых клиент был привлечен, всех продажах данному клиенту, всех операциях по его сервисному обслуживанию. Поскольку эта информация возникает в различных подразделениях компании: отделе маркетинга, службе сбыта и службах сервисного обслуживания, CRM-система становится центром координации действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой для взаимодействия с клиентами. Централизация данных по взаимоотношениям с клиентами позволяет преодолеть несогласованность действий различных отделов.
Основными целями использования CRM-систем являются:
- обеспечение оперативного доступа к информации в ходе контакта с клиентом в процессе продаж и сервисного обслуживания;
- анализ данных, характеризующих взаимоотношения фирмы с каждым конкретным клиентом и их группами, выделенными по различным признакам, с целью выработки новых знаний, выводов и рекомендаций;
- вовлечение клиентов в деятельность фирмы для обеспечения их непосредственного влияния на процессы разработки новых продуктов, их производства и сервисного обслуживания.
В результате становится возможным уменьшать издержки, повысить доходность работы каналов сбыта. Выявление типичных проблем/запросов клиентов позволяет уменьшить время реакции при осуществлении сервисного обслуживания. Анализ функционирования каналов продаж позволяет выявить недостатки работы соответствующих подразделений, понять как провести их реструктуризацию и т.д.
Обычно CRM-система представляет собой набор приложений, связанных единой логикой и интегрированных в информационную среду компании на основе единой базы данных. Во многих случаях CRM-система представляет собой надстройку над ERP-системой, тем или иным способом осуществляя с ней информационный обмен.
Как уже указывалось ранее, в развитых странах предприятия не могут обеспечить себе долговременных конкурентных преимуществ только за счет создания новых продуктов, разработки и внедрения новых, более экономичных технологических процессов. В силу этого наиболее развитые фирмы стремятся обеспечить как можно более полное удовлетворение потребностей конкретных групп клиентов. Одним из способов добиться этого результата является применение рассмотренных ранее CRM-систем. Однако основное их назначение все-таки состоит в том, чтобы накапливать и анализировать весь спектр информации о клиентах в целях оптимизации взаимоотношений с ними. Другим направлением оптимизации продаж является как можно более полный учет потребностей конкретных групп потребителей уже при проектировании и производстве новых видов продукции.
Для решения этой задачи производители должны интегрировать покупателя в процесс планирования деятельности организации. Это потребовало разработки принципиально новой модели управления деятельностью предприятия: планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем - CSRP (Customer Synchronized Resource Planning).
Суть концепции CSRP состоит в том, чтобы интегрировать заказчика (клиента, покупателя) в систему управления предприятием. Согласно данной концепции не отдел сбыта, а непосредственно сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, может точно указать спецификации изделий, имеет возможность контролировать правильность исполнения заказа, сроков производства и поставки.
Если концепции MRP, MRP II и ERP ориентированы на внутреннюю организацию работы предприятия, то концепция CSRP предполагает управление полным циклом работы - от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.
Механизм функционирования ИСУП, поддерживающей концепцию CSRP, состоит в следующем. Дистрибьютер продукции способен записать специфические требования к новому продукту, указать допустимый диапазон цен и автоматически (например, через Интернет) послать эту информацию в производственную компанию. Здесь информация о требованиях к продукту превращается в детальные инструкции по производству и планированию. На их основе создается список материалов и комплектующих для производства, автоматически определяются производственные маршруты, формируются производственная программа и заказы поставщикам. Таким образом, критичная для покупателя информация динамически интегрируется в основную деятельность предприятия. После этого сведения о предпочтениях покупателя сохраняются в центральной базе данных о потребителях, которую могут использовать подразделения, ответственные за обслуживание покупателей, техническое обслуживание, планирование производства, исследовательские центры компании и т.д. Таким образом, деятельность предприятия непосредственно синхронизируется с потребностями покупателей.
Для внедрения информационных технологий, реализующих концепцию CSRP необходимо:
- построить эффективную инфраструктуру управления производством на основе инструментария ERP-системы;
- внедрить программные средства, обеспечивающие ERP-систему средствами взаимодействия с информационными системами основных заказчиков предприятия.
Ключевым элементом, основой ИСУП, реализующей концепцию CSRP, в любом случае является ERP- или MRP II-система, но она должна быть дополнена программными средствами, обеспечивающими ее взаимодействие с покупателями. Поэтому не имеет смысла говорить о CSRP-системе, как о конкретном, целостном наборе программных приложений, но возможности ИСУП конкретной компании можно оценивать с точки зрения степени поддержки в ней методологии CSRP.
Наиболее действенным инструментом реализации методологии CSRP является интеграция функционирующей на предприятии ERP-системы с интернет-технологиями, позволяющими открыть доступ покупателей к процессу регистрации заказов, потребительских требований к производимой продукции, а также данным, необходимым для контроля исполнения заказов.
Непосредственный доступ к информации о конфигурации заказов позволяет производственным подразделениям повысить целостность процесса планирования за счет уменьшения объема повторной работы и времени оформления заказов. В свою очередь, совершенствование производственного планирования дает возможность обеспечить лучшую оценку сроков исполнения заказов и более полное соответствие потребительских свойств производимой продукции требованиям заказчиков.
Если в MRP II-системе план сбыта частично формируется по данным о прогнозах или оценках спроса, то в ИСУП, поддерживающей методологию CSRP, планы сбыта могут формулироваться в более полном соответствии с потребностями клиентов. И это соответствие закладывается уже на уровне проектирования новых изделий. Кроме того, благодаря доступу в реальном времени к точной информации о заказах покупателей и внесенных в них изменениях, ответственные за планирование подразделения могут динамически изменять группирование работ, последовательность исполнения заказов покупателей, сроки приобретения материалов и заключения субконтрактов с целью улучшения обслуживания клиентов и снижения себестоимости. Изменения в заказе покупателя могут приводить к автоматическим изменениям в заказах поставщикам, уменьшая количество повторной работы и задержки. Благодаря этому может быть улучшено качество планирования заказов на поставки основных комплектующих и уменьшены циклы их доставки.
Таким образом, выгоды от применения информационных технологий, реализующих методологию CSRP, состоят в повышении качества товаров, ускорении сроков поставки, повышении ценности продукции для покупателя и снижении производственных издержек. Главное же состоит в создании инфраструктуры приспособленной для создания продуктов удовлетворяющих реальным потребностям покупателей и предоставления более высокого качества оказываемых услуг.
Важным элементом современных взглядов на методологию управления является представление о необходимости согласования деятельности между предприятиями, реализующими смежными операции по изготовлению комплектующих, используемых для производства сложных видов продукции. Многие виды изделий не могут производиться полностью, от начала до конца, одним производителем. Поэтому имеет смысл обеспечивать взаимное согласование поставок между группами поставщиков единой производственной цепи. В современных условиях, когда практически все предприятия используют в своей деятельности те или иные средства автоматизации решения управленческих задач, задачи согласования поставок между смежными предприятиями также могут решаться с помощью информационных технологий.
Простейшим вариантом взаимодействия информационных систем различных предприятий является обмен данными о поставках в электронной форме. Например, если одно предприятие поставляет другому товары, то наряду с поставкой собственно товаров может передаваться описание спецификации заказа - наименований товара, сведений о количестве и ценах - на магнитном носителе в формате, совместимом с форматами данных, которые используются в информационной системе получателя. В этом случае существенно облегчается загрузка информации о поставке в компьютерную систему предприятия-получателя. Если обмен данными такого рода не организован, то данные о поставке предприятия-поставщика, распечатанные в виде сопроводительного документа (накладной) на предприятии-получателе придется заново вводить в информационную базу вручную. До момента ввода данных в компьютерную систему реально использовать эти материалы будет проблематично, поскольку выписка документов будет невозможна, так как в информационной системе нет сведений о них. Это явно неэффективно в тех случаях, когда оба предприятия используют при ведении учета компьютерные системы. Для решения задач подобного рода разрабатываются различные соглашения о форматах обмена данными между информационными системами различных предприятий.
Более сложным, но и более эффективным способом взаимодействия между несколькими предприятиями является взаимное согласование движения продукции по всей цепи поставок. Для этого план закупок предприятия-получателя у конкретных поставщиков может согласовываться с их планами производства, с поставками поставщиков этих поставщиков и т.д. Благодаря применению современных систем автоматизации управления решение этой задачи становится возможным.
Для оптимизации управления логистическими цепочками была создана концепция SCM (Supply Chain Management, управление цепочками поставок), предлагающая подходы к решению задач согласования взаимодействия смежных предприятий с целью снизить транспортные и операционные расходы путем оптимального структурирования схем поставок (номенклатуры, объемов, сроков, схем перемещения).
Оптимизация цепи снабжения реализуется с помощью программных приложений, позволяющих обеспечить взаимодействие ERP-систем смежных предприятий, в результате которого планы производства продукции увязываются по всей цепочке поставок еще на стадии их составления. Частным случаем применения подобного рода согласований является оптимизация планов поставок однородной продукции от нескольких поставщиков.
Концепции SCM, CSRP и CRM, реализуя методологии взаимодействия информационных систем предприятия с информационными системами поставщиков и покупателей, выводят средства оптимизации управления за рамки предприятия, способствуя созданию глобальной информационной среды мирового бизнеса.
Осуществление хозяйственной деятельности предприятия предполагает ее разделение на определенный набор функций: снабжение, производство, сбыт, управление. В свою очередь эти наборы могут быть разделены на более мелкие, детализированные функции. Исполнение каждой функции или набора функций возлагается на конкретных исполнителей. Группы исполнителей, исполняющие близкие функции, объединяются в подразделения: цеха, ответственные за выполнение различных технологических процессов, склады, отдел снабжения, отдел сбыта, бухгалтерию, финансовый отдел, плановый отдел и т.д. В результате организационная структура предприятия формируется исходя из принципа разделения функций между группами исполнителей. Это наиболее часто реализуемый принцип построения организационной структуры фирмы.
Разделение производственных функций между различными подразделениями, как правило, необходимо и оправдано спецификой технологических процессов производства конечной продукции. Однако построение системы организационно-экономического управления предприятием исходя из разделения его функций по различным отделам и подразделениям часто приводит к возникновению ряда существенных проблем.
Прежде всего, функционально структурированная организация недостаточно стимулирует заинтересованность работающих в конечном результате, поскольку сотрудники отдельных подразделений заинтересованы только в выполнении возложенных на них функций и не представляют себе, как результаты их работы влияют на функционирование предприятия в целом.
Большая часть реальных рабочих процессов на предприятии включает множество функций, т.е. требует совместной работы нескольких подразделений. Однако в функционально ориентированных структурах управления обмен информацией между различными подразделениями часто сильно усложняется. Это приводит к большим накладным расходам и неоправданно длительным срокам выработки управленческих решений, что не может не сказаться на эффективности функционировании предприятия как единого целого. Особенно это характерно для крупных предприятий, где по ряду оценок до 80% рабочего времени приходится на передачу результатов работы следующему исполнителю и только 20% на выполнение самой работы.
В условиях функциональной структурной организации системы управления при создании ИСУП упор делается на автоматизации отдельных функций. Это значительно упрощает задачу развертывания компьютерных систем, но не дает ожидаемых результатов при их промышленной эксплуатации. При функционально ориентированной организации управления на каждом этапе проекта автоматизации происходит постепенное наращивание системы дополнительными модулями, которые расширяют ее функционал. Для реализации такого подхода, как правило, не требуется взгляд на систему как на единое целое.
Созданная как совокупность слабо связанных автоматизированных рабочих мест ИСУП, позволяет улучшить качество выполнения отдельных функций, но не может дать существенного эффекта для общего повышения эффективности управления и нередко приводит к прямо противоположному результату из-за того, что к организационным проблемам взаимодействия добавляются чисто технологические проблемы обмена данными между АРМ отдельных подразделений.
Ярким примером ошибочности подобного подхода является история внедрения автоматизированных систем управления (АСУ) в Советском Союзе. Уже в начале 80-х годов Госплан СССР фиксировал отрицательный эффект от внедрения АСУ по отдельным предприятиям и отраслям (-18%). Таким образом, программа внедрения АСУ, призванная стать средством совершенствования управления предприятиями, в действительности стала тормозом не только для развития экономики, но и для развития методологии управления. Отрицательные результаты от создания ИСУП, жестко ориентированных на функциональное управление, наблюдались и на многих предприятиях развитых стран. Однако адекватная реакция на отрицательные результаты, быстрая смена ориентиров и поиск новых решений позволили компаниям этих стран за сравнительно короткий срок переломить ситуацию и реализовать автоматизацию на иных принципах - идеологии процессного управления, что позволило добиться существенного эффекта в совершенствовании управления.
Процессно-ориентированная модель управления рассматривает функционирование предприятия не с точки зрения реализации отдельных функций, а с позиций исполнения целостных процессов, направленных на достижение конкретных целей. Так, например, процесс исполнения заказа покупателя требует выполнения последовательности действий по планированию производственного процесса, выделения определенных производственных ресурсов, закупки необходимых материалов и комплектующих, собственно производства предусмотренной заказом продукции, отгрузки товара и получения оплаты. В этом процессе участвует несколько подразделений, которые должны координировать свою работу.
Например, если условиями договора предусмотрена частичная предварительная оплата, то прежде, чем начать закупки необходимых материалов и производство, соответствующие отделы должны узнать у финансового отдела поступила ли предусмотренная договором оплата. Далее, отдел снабжения должен заказать у поставщиков необходимые материалы и комплектующие и дать информацию финансовому отделу о необходимости перечисления денег на счета конкретных поставщиков. После завершения производства отдел сбыта должен получить информацию об исполнении заказа и выполнить операции отгрузки продукции, а финансовый отдел - получить данные об отгрузке, выставить заказчику счет и проконтролировать его оплату.
Даже из обобщенного описания видно, что процесс исполнения заказа требует скоординированной работы нескольких подразделений. Координация работы обеспечивается благодаря информации, передаваемой от одного подразделения другому. Чем оперативнее она передается, тем быстрее смежное подразделение может начать свою часть работы.
В условиях автоматизации, ориентированной на функциональную структуру управления, автоматизированные рабочие места специалистов различных подразделений часто оказываются слабо интегрированными и информационные связи подразделений не претерпевают качественных изменений. Именно поэтому автоматизация управления часто не приносит ожидаемых результатов.
Поэтому в современных условиях наибольший эффект от автоматизации достигается при переходе к процессно-ориентированной модели управления, при которой деятельность предприятия представляется как совокупность бизнес-процессов.
Бизнес-процесс - это упорядоченная во времени совокупность взаимосвязанных работ направленных на получение определенного результата.
В ходе исполнения бизнес-процесса потребляются определенные ресурсы предприятия в целях получения результата, представляющего ценность для потребителя. Потребителем результата исполнения бизнес-процесса (совокупности операций) может быть внешний заказчик, либо внутреннее подразделение компании.
Процессно-ориентированный подход позволяет объединить отдельные, иногда разрозненные усилия подразделений, направленные на выполнение конкретных функций, в единую цепочку объединенных усилий компании, направленных на достижение конкретных результатов. Переход к управлению сквозными бизнес-процессами позволяет связать воедино процессы по снабжению, производству и сбыту продукции.
Более подробное описание сути процессно-ориентированного управления и способов его организации выходит за рамки этой книги. Отметим лишь, что при построении системы управления, основанной на бизнес-процессах, основной упор делается на проработку механизмов взаимодействия в рамках процесса как между структурными единицами внутри компании, так и с внешней средой, т. е. с клиентами, поставщиками и партнерами.
Значительную роль в организации взаимодействия подразделений при выполнении бизнес-процессов играют информационные технологии. Интегрированная ИСУП, обеспечивающая тесное взаимодействие АРМ работников различных служб, позволяет оперативно доставлять информацию о ходе конкретного процесса всем задействованным при его исполнении специалистам, оповещая их о завершении промежуточных этапов, напоминая о необходимости выполнения тех или иных действий и даже автоматически инициируя выполнение тех или иных процедур.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов позволяет удерживать в памяти вычислительной системы графики исполнение всех сделок, договоров, контрактов. При завершении определенного этапа конкретного бизнес-процесса и отражении этого факта в компьютерной системе она должна "напомнить" специалистам, ответственным за исполнение следующего этапа, о необходимости выполнить предусмотренные договором действия.
Например, если получен аванс и сведения о нем введены финансовой службой предприятия в компьютерную систему, то АИС должна автоматически оповестить производственный отдел о необходимости начать исполнение заказа, а отдел снабжения - о необходимости организации закупок необходимых для производства материалов и комплектующих. Если производственный план исполнения заказа был заранее сформирован уже на этапе проработки договора с клиентом, то система может автоматически сформировать документы, оформляющие заказы поставщикам и производственные заказы. Когда производство предусмотренной заказом продукции завершено, сведения об этом также вводятся в компьютерную систему и она должна автоматически оповестить отдел сбыта о возможности отгрузить продукцию заказчику. Одновременно куратору данного договора из финансового отдела может быть выдано напоминание о необходимости выставить счет на разницу суммы договора и уже полученного аванса. При этом соответствующие документы могут быть автоматически сформированы по описаниям договора уже занесенным в компьютерную систему, а пользователю останется только их распечатать и инициировать выполнение необходимых действий.
Основной смысл представленной схемы состоит в том, что при исполнении хорошо подготовленного контракта запускается автоматизированный, контролируемый компьютерной системой процесс, а персонал лишь выполняет указания выдаваемые ему системой. При этом все или большинство необходимых для исполнения данного этапа документов формируются компьютерной системой на основе хранящихся в ее памяти данных об условиях договора и результатах исполнения его предыдущих этапов.
При функционально-ориентированном управлении и использовании ИСУП, реализующей только решение специфических задач отдельных подразделений, о необходимости начать следующий этап процесса должны помнить его исполнители. То есть, специалист одного подразделения, завершив свой этап процесса, должен каким-то образом оповестить об этом смежника. При этом возможны существенные задержки. Кроме того, получив информацию о начале своего этапа, специалист должен запросить у смежников данные о деталях договора и изменениях, вызванных исполнением его прошлых этапов. На это тоже необходимо время и здесь возможны ошибки, которые в конце концов могут привести к неточному исполнению заказа, срыву сроков его исполнения, дополнительным расходам.
При использовании ИСУП, реализующей принципы управления сквозными бизнес-процессами, эти проблемы могут преодолены. В этом случае ИСУП выступает в роли интеллектуального органайзера работы смежных подразделений, выполняя роль основного координатора работ. Использование в этом качестве только простых программ-органайзеров (например, Microsoft Outlook) недостаточно, поскольку они могут только напомнить о событиях, которые должны совершиться в определенное время. При управлении бизнес-процессом нужно выдавать напоминания в зависимости от сложных условий завершения его этапов, хранить в памяти компьютерной системы многочисленные детали договоров и учетную информацию, характеризующую их исполнение и текущее состояние, особенности выполнения прошлых этапов, для использования этих данных при формировании документов текущего этапа и т.д. Таким образом, ИСУП, реализованная на принципах сквозного управления бизнес-процессами должна обладать функциями органайзера, управления документооборотом предприятия и, за счет этих механизмов, связывать воедино функциональные АРМ различных подразделений.
Контрольные вопросы
1) Укажите назначение и основные ограничения возможностей использования диаграмм Гантта.
2) Объясните взаимосвязь современных методик управления и информационных технологий.
3) Объясните суть и назначение методологии MRP и дайте определение MRP-системы.
4) Охарактеризуйте основную входную и выходную информацию MRP-системы.
5) Дайте определение и охарактеризуйте назначение CRP-системы.
6) Как функционирует CRP-система?
7) Объясните сущность концепции MRP II и дайте определение MRP II-системы.
8) Дайте характеристику основных групп задач, решаемых MRP II-системой.
9) Охарактеризуйте порядок реализации методологии MRP II в системе "Галактика".
10) Охарактеризуйте основные возможности оптимизации функционирования производственного предприятия, обеспечиваемые MRP II-системой.
11) Дайте характеристику методологии ERP и определение ERP-системы.
12) Дайте общую характеристику основных отличий MRP II и ERP-систем.
13) Охарактеризуйте основные причины создания и внедрения информационных технологий управления взаимоотношениями с клиентами.
14) Дайте определение и объясните назначение CRM-систем.
15) Объясните сущность концепции CSRP и порядок реализации поддерживающих ее информационных технологий.
16) Охарактеризуйте назначение концепции SCM и поддерживающих ее информационных технологий.
17) Объясните суть и ограничения, присущие функционально-ориентированной модели управления.
18) Дайте определение бизнес-процесса и объясните суть процессно-ориентированной модели управления.
19) Объясните различия функционально-ориентированной и процессно-ориентированной моделей управления.
20) Охарактеризуйте роль информационных технологий как инструмента поддержки процессно-ориентированной модели управления.


Информация является одним из важнейших факторов производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Современная ИСУП в идеале должна интегрировать все информационные потоки предприятия, обеспечивая персонал всей информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Для этого программные средства, обеспечивающие решение задач планирования, маркетинга, управления производством, логистики, управления персоналом, составления и контроля исполнения бюджетов, бухгалтерского учёта, анализа хозяйственной деятельности предприятия и др. должны быть объединены в единый комплекс. Для реализации принципов процессно-ориентированного управления ИСУП должна обеспечивать взаимоувязку работы на всех уровнях управления: от высшего руководства до функциональных служб и отдельных исполнителей. Таким образом, ИСУП следует рассматривать как целостную систему, а не просто как комплекс АРМ, предназначенных для решения отдельных задач.
До сих пор бытует представление о необходимости разделения задач управления технологическими процессами и организационно-экономического управления предприятиями. В частности, поэтому при внедрении средств вычислительной техники в СССР применялись термины АСУТП (автоматизированные системы управления технологическими процессами) и АСУП (автоматизированные системы управления предприятием). Однако в нынешних условиях автоматизацию системы управления предприятием следует рассматривать в том числе и как средство обеспечения взаимодействия экономической и технологической составляющих бизнес-процессов.
Для реализации этой цели основой ИСУП должна быть единая компьютерная сеть компании, обеспечивающая обмен данными между всеми пунктами ввода, обработки, накопления и потребления информации. При этом должен обеспечиваться не только ввод данных с клавиатуры ("вручную"), но и возможность их переноса в автоматическом режиме от устройств, подключенных к компьютерной сети. В частности, от программно-аппаратных комплексов управления технологическими процессами. Единая компьютерная сеть предприятия и функционирующая на ее основе ИСУП должны обеспечивать взаимодействие с набирающими все большую популярность мобильными устройствами (карманными компьютерами, интеллектуальными мобильными телефонами и т.д.), с помощью которых находящиеся в отъезде сотрудники могут получать оперативный доступ к необходимым им данным компании через Интернет или беспроводные сети.
Помимо решения функциональных задач управления и обеспечения системой коммуникаций сотрудников предприятия, ИСУП должна выступать интегратором в связях со внешней средой: партнёрами, поставщиками и потребителями. Для этого ИСУП должна поддерживать функции обмена электронными документами с контрагентами и банками, а также аудиторией сети Интернет. В частности, необходима поддержка средств взаимодействия с системами электронной торговли между предприятиями - B2B (business-to-business) и между предприятием и частными лицами - потребителями его продукции - B2C (business-to-customers).
Таким образом, в идеале ИСУП должна рассматриваться как инфраструктура всей деятельности предприятия.
ИСУП должна поддерживать решение задач стратегического, тактического и оперативного управления предприятием, обеспечивать реализацию требований рассмотренных ранее компьютерно-ориентированных технологий управления. Однако поддержка последних обеспечивает только решение задач тактического и оперативного управления. Для возможности решения задач стратегического управления в ИСУП должны быть включены интеллектуальные системы поддержки принятия решений.
Суммируя сказанное, можно выделить следующие основные требования к ИСУП.
1) Автоматизация трудоёмких работ накопления и обработки всей совокупности актуальных для предприятия данных, характеризующих собственную деятельность и внешнюю среду.
2) Увязка применяемых предприятием интеллектуальных технических средств в рамках единой компьютерной сети.
3) Обеспечение передовыми средствами коммуникаций персонала предприятия, партнеров и контрагентов в целях оперативного обмена информацией.
4) Поддержка современных компьютерно-ориентированных технологий управления для решения задач эффективного управления всей совокупностью ресурсов предприятия.
5) Управление логикой исполнения основных бизнес-процессов.
6) Поддержка решения задач на всех уровнях управления предприятием.
В соответствии с перечисленными требованиями можно выделить основные принципы, на которых должна строиться ИСУП.
Интеллектуальность. Возможность обеспечить не только накопление и обработку данных, но и решение задач поддержки принятия решений по управлению предприятием.
Комплексность. Комплексный, системный подход к решению всей совокупности задач управления предприятием.
Интегрированность. Объединение всех программно-аппаратных средств предприятия в единую компьютерную сеть - центр системы коммуникаций.
Единство информационного пространства. Увязка в единое целое всех информационных ресурсов предприятия и обеспечение доступа к ним всем конечным пользователям в рамках предоставленных им прав. При этом должен быть реализован принцип однократного ввода данных в месте их возникновения и многократного использования в последующем.
Оперативность. Своевременная фиксация всех происходящих на предприятии фактов хозяйственной деятельности и внешних событий, влияющих на принятие решений, и автоматизированная обработка этих данных в сроки, адекватные срочности реагирования на фиксируемые события.
Аналитичность. Возможность применения разнообразного математического и аналитического аппарата для выявления в накопленных данных скрытой информации.
Модульность. Возможность поэтапного создания и внедрения ИСУП и разделение функций накопления и обработки данных между различными подразделениями, нуждающимися в различных средствах автоматизации.
Масштабируемость. Возможность развития системы без изменения основополагающих принципов функционирования по мере роста масштабов деятельности предприятия, в результате слияний и объединений компаний, развития новых направлений бизнеса.
Открытость. Способность взаимодействовать с программно-аппаратными средствами, уже используемыми или планируемыми к внедрению на предприятии. Соответствие общепринятым стандартам, протоколам и спецификациям, поддержка распространённых форматов обмена данными и т.д. в целях обеспечения возможности наращивать функционал системы за счет присоединения к ней дополнительных компонент.
Доступность. Возможность взаимодействия с конечными пользователями непосредственно на их рабочих местах или при удаленном доступе посредством мобильных устройств, удобный и понятный интерфейс ввода исходных данных, настройки параметров управления автоматически выполняемыми расчетами и формами представления выходной информации.
Адаптивность. Наличие развитого механизма настроек обеспечивающего изменения в логике функционирования системы в соответствии с изменениями в законодательстве и подходах к управлению предприятием.
В соответствии с функциональной организацией системы управления предприятием в ИСУП можно выделить подсистемы:
- управления персоналом;
- управления финансами;
- бухгалтерского учета;
- логистики;
- управления производством;
- управления взаимоотношениями с клиентами;
- информационного обслуживания высшего руководства.
Подсистема управления персоналом предназначена для автоматизации решения задач учета и анализа кадрового состава предприятия, оценки эффективности работы сотрудников, планирования их профессионального и карьерного роста, потребностей в специалистах разного профиля, а также выполнения вычислительных процедур, связанных с расчетом оплаты труда персонала предприятия.
Подсистема управления финансами должна обеспечивать автоматизацию решения задач учета денежных средств, финансового менеджмента, предоставлять набор средств для составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, ведения платежного календаря и осуществления финансового анализа.
Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации решения задач ведения бухгалтерского учета и составления регламентированной отчетности. Помимо этого здесь должно осуществляться решение тех задач управленческого учета, которые не охвачены средствами других подсистем ИСУП. Для холдингов здесь должно обеспечиваться также решение задач составления консолидированной отчетности, а для предприятий с иностранным участием - составление отчетности по международным стандартам.
Подсистема логистики призвана автоматизировать решение задач управления коммерческой деятельностью предприятия: ведение данных о договорах, планирование и учет закупок и сбыта товарно-материальных ценностей, предоставления услуг, учета расчетов с контрагентами, ведения складского учета.
Подсистема управления производством предназначена для автоматизации решения задач производственного планирования и учета: ведения формализованного описания спецификаций производимой продукции и технологий ее изготовления, объемно-календарного и оперативного планирования производства, учета движения материальных ценностей в производстве и трудозатрат, контроля выполнения заказов. Помимо этого на подсистему возлагается поддержка решения задач формирования плана обеспечения производственных подразделений материалами и комплектующими, формирование заказов на закупку материальных ценностей, графиков ремонта и обслуживания оборудования, планирования и учета расхода ресурсов на выполнение ремонтных работ.
Подсистема управления взаимоотношениями с клиентами призвана обслуживать сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, исполнение сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Основными функциями подсистемы являются: накопление и анализ информации о контактах с клиентами, контроль исполнения сделок, анализ эффективности сделок и маркетинговых компаний по разным критериям.
Подсистема информационного обслуживания высшего руководства предназначена для формирования и предоставления топ-менеджерам сводной информации о деятельности предприятия. Она должна обеспечивать руководителей средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия по выбранным ими показателям в любых интересующих их разрезах, включать средства анализа данных, прогнозирования тенденций развития и моделирования последствий принятия альтернативных управленческих решений.
Представленное деление функций между подсистемами ИСУП является достаточно условным. Так, например, ряд учетных функций подсистемы управления финансами может быть реализован подсистемами бухгалтерского учета и логистики. В ряде случаев некоторые задачи, отнесенные к подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами (например, контроль исполнения сделок), могут быть отнесены к задачам подсистемы логистики. Конкретное разделение задач между подсистемами ИСУП определяется организационной структурой системы управления предприятием и используемым программным обеспечением.
Помимо функциональных подсистем, рассчитанных на конечных пользователей, АИС УП должна включать набор сервисных средств, обеспечивающих администрирование базы данных, обмен данными с удаленными подразделениями и внешними информационными системами. В частности, ИСУП должна включать средства, обеспечивающие обмен данными с банками, обслуживающими предприятие, средства экспорта-импорта документов из информационных систем партнеров, клиентов и поставщиков, защиты базы данных от несанкционированного доступа, создания резервных копий данных, конфигурирования рабочих мест, настройки маршрутов перемещения электронных документов между рабочими местами и т.д.
Функциональные подсистемы ИСУП имеют множественные связи друг с другом. Например, детальные данные по учету производственной себестоимости возникают в подсистеме управления производством, а обобщаться могут в подсистемах бухгалтерского учета и информационного обслуживания высшего руководства. С другой стороны, подсистема управления производством нуждается в данных о запасах и движении товарно-материальных ценностей, которые формируются в подсистеме логистики. Данные по учету труда и заработной платы формируются в подсистемах управления персоналом и управления производством, а обобщаются в подсистеме бухгалтерского учета. Данные по контролю исполнения сделок, реализуемому в подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами, большей частью возникают в подсистеме логистики. И так далее.
Вследствие этого, при создании ИСУП необходимо предусмотреть все возможные внутренние и внешние информационные связи между программным обеспечением каждой из подсистем.
Взаимодействие подсистем может осуществляться в оперативном или отложенном режимах.
В оперативном режиме программное обеспечение, реализующее решение задач одной подсистемы, при необходимости в данных, сформированных другой подсистемой, запрашивает и получает их от программного обеспечения данной подсистемы автоматически. Это - наиболее эффективный способ взаимодействия программного обеспечения различных подсистем. Однако он возможен только тогда, когда программное обеспечение различных подсистем способно взаимодействовать в автоматическом режиме. А это не всегда возможно. Например, в том случае, если при создании ИСУП используется программное обеспечение разных производителей, наладить оперативное взаимодействие подсистем удается в крайне редких случаях. Более того, если в одной подсистеме используются программные продукты различных поставщиков, то и внутри этой подсистемы оперативное взаимодействие организовать обычно не удается.
В отложенном режиме для организации информационного обмена между различными программами (внутри разных или одной подсистем) необходимо выполнять операции экспорта-импорта данных. В этом случае данные с помощью специальной операции (экспорта) должны быть выгружены одной программой в отдельный информационный массив (массивы) в формате, который может быть распознан программой, принимающей данные. Далее эта программа с помощью операции импорта данных загружает их в свои информационные структуры для последующей обработки.
Таким образом, в отложенном режиме для передачи данных от одной программы к другой необходимо выполнение специальных технологических операций экспорта-импорта, каждая из которых должна специально инициироваться пользователем каждой из программ. Если этими программами пользуются разные специалисты, то один должен попросить другого выполнить операцию экспорта нужных данных из используемой им программы. Последний должен выполнить операцию экспорта запрошенных данных и тем или иным способом (по сети или на переносном носителе данных) передать первому созданные в результате операции экспорта информационные массивы. Это может создать дополнительные организационные проблемы при эксплуатации ИСУП (один человек должен попросить другого человека, а тот может быть не на месте, занят и т.д.). В оперативном же режиме взаимодействие подсистем (программ) осуществляется автоматически.
Следует отметить, что операции экспорта-импорта могут выполняться и в автоматическом и/или в полуавтоматическом режиме, по запросу пользователя программы, которой эти данные требуются. В этом случае организационных проблем обеспечения взаимодействия подсистем ИСУП не возникает. Выполнение экспорта-импорта в автоматическом или полуавтоматическом режимах фактически означает реализацию оперативного режима взаимодействия подсистем. Однако это возможно только в том случае, когда программы, передающие и принимающие данные специальным образом настроены для совместной работы.
При взаимодействии подсистем ИСУП в отложенном режиме резко снижается оперативность обработки данных, повышается вероятность возникновения различного рода несоответствий в данных на разных рабочих местах, резко снижаются возможности компьютерной системы как средства реализации механизмов процессно-ориентированного управления.
Так, например, если программе, реализующей выписку платежных документов, не доступны в оперативном режиме данные бюджета расходов, то она не сможет проверить превышение сметы расходов по данной статье бюджета при выписке документа на оплату проходящих по ней затрат. В результате контроль выполнения сметы расходов не сможет быть произведен автоматически. Для выполнения такого контроля придется разрабатывать специальные регламенты, а сам контроль поручить ответственным специалистам. В результате снижается оперативность утверждения документа (ответственный специалист не на месте, занят), а точность контроля снижается, поскольку его выполняет человек, а не компьютер. Если бы в данной ситуации при выписке платежного документа через компьютер реализующей эту функцию программе были бы доступны данные бюджета и фактические данные о расходе средств по соответствующей статье на текущий момент, то она могла бы автоматически запретить формирование платежного документа, если указанная в нем сумма расхода приводит к выходу за разрешенные сметой пределы.
Аналогичные проблемы с организацией контроля могут возникать и при выписке документов отгрузки покупателям-дебиторам, задолженность которых может превышать лимиты предоставляемых товарных кредитов, а также при выписке документов оплаты поставщикам-дебиторам, не поставляющим вовремя товарно-материальные ценности, за которые уже осуществлялась оплата.
Таким образом, оптимальным следует считать оперативное взаимодействие подсистем ИСУП. Однако оно возможно только в том случае, когда все взаимодействующие программы одной или разных подсистем функционируют в едином информационном пространстве, то есть либо функционируют на основе интегрированной базы данных, либо могут автоматически распознавать используемые каждой из них форматы данных. На текущий момент организация оперативного взаимодействия подсистем, как правило, возможна только в том случае, когда в качестве основы программного обеспечения ИСУП используются программные продукты одного разработчика, поскольку в этом случае обычно гарантируется их автоматическое взаимодействие (и то не всегда).
В общем случае, взаимодействие подсистем ИСУП в оперативном режиме предполагает не только автоматический обмен данными между программами разных подсистем, но и взаимосвязанное выполнение логических цепочек операций по преобразованию данных.
Например, при поступлении оплаты от покупателя в подсистеме управления финансами вводятся данные выписки банка. Одновременно эти данные должны быть отражены в подсистеме логистики для уменьшения дебиторской задолженности клиента, если он должник или увеличения кредиторской задолженности предприятия данному покупателю, если это предоплата. Эти действия могут реализовываться разными программами. Однако они должны выполняться совместно, во взаимосвязи. В противном случае возможно расхождение в данных разных подсистем (покупатель перечислил деньги, но данные о его задолженности не изменились). Одновременно с этим данные об оплате должны быть отражены в подсистеме бухгалтерского учета путем формирования проводок по счетам, соответствующих поступлению денежных средств. Передача готовой продукции на склад должна одновременно отражаться в подсистемах логистики и управления производством. При этом ее себестоимость, определяемая в подсистеме управления производством, должна быть также учтена в подсистеме бухгалтерского учета.
Можно привести и другие примеры, когда хозяйственные операции должны взаимосвязанно отражаться несколькими подсистемами ИСУП. В особенности это касается взаимодействия различных подсистем с подсистемой бухгалтерского учета, поскольку практически все хозяйственные операции так или иначе должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.
Выполнение взаимосвязанное процедур обработки данных различными подсистемами ИСУП может быть организовано различными способами. Во многих западных программных продуктах, которые могут быть использованы в качестве основы создания прикладного программного обеспечения ИСУП, реализуется принцип полностью интегрированного взаимодействия подсистем. В соответствии с ним все взаимосвязанные процедуры обработки данных осуществляются как единая транзакция.
Транзакция - совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых как одно целое.
Либо выполняются все операции транзакции, либо не выполняется ни одной. В системах управления базами данных (СУБД) взаимосвязанные формальные операции над данными выполняются как единое целое. Если выполнение транзакции по каким-либо причинам не может быть выполнено полностью, то СУБД "отменяет" выполнение той части операций преобразования данных, которые уже были выполнены с ее начала. В результате база данных остается в том состоянии, в котором она находилась до начала выполнения этих операций. Это нужно для поддержания логической целостности базы данных.
В ИСУП, построенных на основе полностью интегрированного взаимодействия подсистем, реализуются те же принципы. Например, если в подсистеме логистики фиксируется движение товарно-материальных ценностей, то в подсистеме бухгалтерского учета автоматически формируются проводки по счетам, соответствующие данной операции. Однако такой подход не всегда оправдан в силу необходимости разделения полномочий между специалистами системы управления. Прерогатива формирования записей на счетах бухгалтерского учета принадлежит сотрудникам бухгалтерии предприятия и связанные с этими действиями процедуры обработки данных должны инициироваться и контролироваться ими, а при полностью интегрированном взаимодействии подсистем оформление документа движения товарно-материальных ценностей в подсистеме логистики автоматически вызывает формирование проводок по счетам, то есть осуществляется без ведома и должного контроля со стороны бухгалтерии.
Более гибким является подход при котором взаимодействие подсистем ИСУП с точки зрения обмена данными осуществляется в оперативном режиме, но выполнение взаимосвязанных функций обработки данных, относящихся к компетенции разных функциональных отделов, выполняется не автоматически, а по запросу пользователя.
Наряду с различными способами разделения содержательных функций обработки управленческой информации между подсистемами ИСУП, следует различать формальные механизмы разделения процедур обработки данных, возникающие вследствие технических особенностей функционирования компьютерных систем. Поскольку ИСУП является системой, обслуживающей множество пользователей, то она должна поддерживать определенные технологии многопользовательской работы.
Коллективная работа группы пользователей в ИСУП возможна на основе централизованной или распределенной обработки данных.
Централизованная обработка данных - это способ организации работы, при котором все функции обработки данных, необходимые различным пользователям, выполняются одной или несколькими ЭВМ коллективного использования. В этом случае все данные хранятся на ЭВМ коллективного использования и полностью обрабатываются на ней. К такой ЭВМ пользователи подключаются через терминалы.
Терминал - это устройство, обеспечивающее передачу и прием данных от ЭВМ. Терминал не может обрабатывать данные, но имеет клавиатуру, дисплей и блок связи с ЭВМ.
В настоящее время в чистом виде полностью централизованная обработка данных применяется крайне редко и при построении ИСУП, как правило, используются те или иные разновидности распределенной обработки данных.
Распределенная обработка данных - это способ организации работы, при котором данные и функции их обработки распределены между несколькими индивидуально и коллективно используемыми ЭВМ.
Распределенная обработка данных возможна как при автономном функционировании ЭВМ отдельных рабочих мест, так и при их объединении в вычислительную сеть. В простейшем случае может быть построена одноранговая сеть, в которой данные разделены между равноправными компьютерами отдельных рабочих мест. Однако при построении ИСУП (кроме очень простых) этот подход обычно не применяется и создается компьютерная сеть с выделенным сервером. Сетевые системы обработки данных на основе сети с выделенным сервером могут быть построены на основе архитектур файл-сервер и клиент-сервер.
При построении системы обработки данных в архитектуре файл-сервер общие для нескольких пользователей данные хранятся на сетевом сервере, но их обработка выполняется на компьютерах рабочих мест (рабочих станциях). Программа, выполняющаяся на рабочей станции, запрашивает данные нужного ей файла у функционирующей на сервере сетевой операционной системы (ОС). Сервер считывает искомые данные из указанного файла и передает их рабочей станции. На ней эти данные обрабатываются, а результаты обработки могут быть опять переданы серверной ОС, для размещения их в файлах сетевого сервера.
Достоинством архитектуры файл-сервер является то, что прикладная программа включает только клиентскую часть, а обращение к файлам, размещенным на сервере, производится общесистемными средствами обслуживания сети. Однако в этом случае, при необходимости отобрать только определенный фрагмент данных того или иного файла, последний полностью пересылается по каналам сети на рабочую станцию. Если в сети одновременно работает много пользователей, и они интенсивно обращаются к данным, хранящимся на сервере, сеть сильно перегружается и выполнение прикладных программ может очень замедлиться из-за ожидания окончания процедур пересылки данных.
При построении систем в архитектуре клиент-сервер часть функций обработки данных выполняется на сетевом сервере, а часть - на рабочей станции сети. Если прикладной программе, выполняющейся на рабочей станции, нужны данные, удовлетворяющие определенным критериям, то она только выдает запрос серверной части программы на их выборку. Серверная компонента программы отбирает данные по этому запросу и пересылает по сети только их. За счет этого становится возможным существенно уменьшить объем пересылаемых по сети данных. Специально отметим, что при использовании архитектуры файл-сервер такой отбор не производится, по сети пересылается весь информационный массив и отбор выполняется на рабочей станции.
При использовании архитектуры клиент-сервер, помимо доступа к данным, серверная часть программы может выполнять еще и определенные действия по их обработке.
Построение систем обработки данных в архитектуре клиент-сервер возможно на основе моделей "толстого" и "тонкого" клиентов. В модели "толстого" клиента сервер выполняет только функции отбора данных, а их прикладная обработка выполняется на рабочей станции. В модели "тонкого" клиента сервер выполняет отбор данных и их обработку, а на рабочую станцию пересылаются только результаты обработки.
Различают также двух-, трех- и многоуровневую архитектуру клиент-сервер. При двухуровневой архитектуре система обработки данных включает клиентскую и единую серверную компоненты. При трехуровневой архитектуре серверная компонента делится на сервер базы данных и сервер приложений. В качестве сервера базы данных обычно выступает система управления базами данных (SQL-сервер). Сервер приложений выступает в роли промежуточного уровня программного обеспечения сетевой системы обработки данных (middleware). Обычно в его функции входит реализация наиболее сложных и общих процедур прикладной обработки данных, требующих постоянного взаимодействия с большими информационными массивами, управляемыми сервером базы данных.
Сервер базы данных и сервер приложений могут выполняться на одном или на разных компьютерах. Трехуровневая архитектура обычно соответствует модели тонкого клиента, а двухуровневая - модели толстого клиента. Но модель тонкого клиента можно организовать и при двухуровневой архитектуре. В этом случае единая серверная компонента совмещает функции доступа к данным и их обработки.
В настоящее время при создании ИСУП наиболее перспективной признается трех- и более уровневая архитектура клиент-сервер, при которой вычислительная нагрузка при решении сложных задач обработки данных может быть равномерно распределена между несколькими серверами и рабочими станциями.
Контрольные вопросы
1) Охарактеризуйте основные требования к ИСУП.
2) Сформулируйте и объясните принципы построения ИСУП.
3) Охарактеризуйте назначение основных функциональных и сервисных подсистем ИСУП.
4) Какими факторами определяется конкретное разделение задач между подсистемами ИСУП?
5) Приведите примеры, подтверждающие наличие взаимосвязей функциональных подсистем ИСУП.
6) Объясните различия между оперативным и отложенным режимами взаимодействия программного обеспечения функциональных подсистем ИСУП.
7) Какие проблемы возникают при взаимодействии подсистем ИСУП в отложенном режиме? Поясните их на соответствующих примерах.
8) Дайте определение понятия "транзакция" и объясните его содержание.
9) Приведите примеры взаимосвязанного отражения хозяйственных операций в различных подсистемах ИСУП.
10) Объясните суть проблем, возникающих при взаимосвязанном отражении хозяйственных операций в различных подсистемах ИСУП.
11) Объясните различия между централизованной и распределенной обработкой данных в ИСУП.
12) Объясните порядок функционирования ИСУП, реализованной на основе архитектуры файл-сервер и охарактеризуйте возникающие при этом проблемы.
13) Объясните порядок функционирования ИСУП, реализованной в архитектуре клиент-сервер и различия моделей "толстого" и "тонкого" клиента.
14) Объясните различия двух- и трехуровневой архитектуры клиент-сервер.
Создание ИСУП
Создание интегрированной ИСУП, соответствующей требованиям, изложенным в предыдущей главе, является сложным, длительным и многоэтапным процессом, требующим значительных финансовых и трудовых затрат. Для достижения поставленных целей реализация проекта требует постоянного контроля со стороны высшего менеджмента и значительных усилий со стороны сотрудников системы управления предприятием.
Создание ИСУП осуществляется в несколько этапов. На первом производится стратегическое планирование - определение целей и задач проекта и порядка его реализации. На втором этапе осуществляется выбор специализированных пакетов прикладных программ, которые должны быть положены в основу прикладного программного обеспечения ИСУП. На третьем этапе осуществляется обследование предприятия, выбор способа развертывания и внедрения системы в эксплуатацию, а также разработка порядка организации бизнес-процессов в условиях комплексной автоматизации. И, наконец, на четвертом этапе осуществляются пусконаладочные работы, обеспечивающие развертывание системы и ее ввод в промышленную эксплуатацию.
Конкретное содержание каждого из перечисленных этапов существенно зависит от сложности системы управления предприятием, уровня отлаженности основных бизнес-процессов, уже достигнутой степени автоматизации решения управленческих задач, подготовленности персонала, возможностей финансирования проекта и многих других факторов.
На этапе стратегического планирования необходимо выявить основные проблемы хозяйственной деятельности предприятия и установить их причинно-следственные связи с организацией системы управления. На основе этого определяются цели проекта в контексте повышения эффективности решения существующих управленческих задач за счет внедрения новых управленческих технологий. При формировании целей должен быть учтен опыт реорганизации управления на основе внедрения информационных технологий других предприятий, близких по профилю, отрасли, рынку, методам ведения бизнеса и т.д.
После предварительного формирования целей проекта должны быть определены укрупненные показатели оценки эффективности целевых бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, и сформированы первоначальные критерии оценки успешности реализации проекта создания ИСУП.
Далее, необходимо определить приемлемый объем финансирования проекта. В зависимости от объема финансирования и его распределения по времени цели проекта могут быть пересмотрены, поскольку решение масштабных задач реорганизации управления и внедрения передовых информационных технологий требуют значительных затрат и может оказаться, что предприятие не сможет их обеспечить. Кроме того, распределение затрат во времени может оказать существенное влияние на выбор метода развертывания и план ввода системы в эксплуатацию.
Диагностика проблем хозяйственной деятельности предприятия и увязка их решения с реорганизацией управления на основе внедрения передовых информационных технологий - очень сложная и трудноформализуемая задача. Для ее решения необходим определенный опыт, знания и навыки, которыми специалисты предприятия часто не владеют. Поэтому на этапе стратегического планирования создания ИСУП часто привлекаются сторонние консалтинговые компании, которые по результатам обследования выдают рекомендации по совершенствованию системы управления предприятием и выбору пакетов прикладных программ наиболее эффективных в качестве основы для создания программного обеспечения ИСУП.
При проведении управленческого консалтинга, направленного на выработку рекомендаций по совершенствованию системы управления предприятием, проводятся следующие работы.
1) Обследование текущего состояния и тенденций развития предприятия.
2) Выявление ключевых проблем предприятия.
3) Разработка предложений по корректировке стратегии развития предприятия.
4) Подготовка рекомендаций по целевому планированию.
5) Анализ баланса сил, интересов и целей, распределения полномочий и ответственности среди участников (учредителей) и руководства предприятия и разработка рекомендаций по их корректировке.
6) Анализ соответствия организационно-функциональной структуры предприятия стратегии его развития и подготовка рекомендаций по совершенствованию оргструктуры.
7) Подготовка предложений по совершенствованию функционирования основных подсистем управления предприятием.
8) Выявление проблем информационного обеспечения системы управления предприятием и оценка затрат на их решение.
Управленческий консалтинг начинается с обследования текущего состояния и тенденций развития предприятия. Каждая консалтинговая компания имеет свои методики проведения подобного рода обследований. Их содержание зависит от имеющегося опыта, доминирующей специализации консалтинга, отраслевой принадлежности обследуемого предприятия, полноты предоставленной информации и многих других факторов. Детальное рассмотрение этого вопроса выходит за рамки данного издания. Можно констатировать лишь тот факт, что косвенным признаком отработанности методик обследования, направленного на диагностику проблем предприятия, является полнота и степень формализованности процедур сбора информации и используемой для этого документации: внутрифирменных методических разработок, анкет, опросных листов и т.д.
На основе обследования текущего состояния и тенденций развития предприятия формулируется список наиболее важных проблем, требующих решения. В дополнение к этому может понадобиться разработка предложений по корректировке стратегии развития предприятия и подготовка рекомендаций по целевому планированию.
После формирования списка ключевых проблем необходимо найти их связь с организацией управления предприятием и выявить направления реорганизации управления, которые могли бы способствовать их преодолению. Это наиболее сложный и ответственный этап стратегического планирования создания ИСУП, от которого в наибольшей степени зависит успех проекта, поскольку внедрение информационных технологий важно не само по себе, а как средство оптимизации системы управления, направленной на повышение эффективности всей деятельности предприятия.
Качество управления в решающей степени зависит от эффективности работы его высшего звена. Поэтому необходим анализ баланса сил, интересов и целей, распределения полномочий и ответственности среди участников (учредителей) и руководства предприятия. Даже, если в силу сложившейся расстановки сил перераспределение полномочий и ответственности между руководителями невозможно, добросовестная консалтинговая компания должна представить аргументы в пользу необходимых перестановок, если они реально могут повлиять на повышение эффективности управления и способствовать решению стоящих перед предприятием задач. Во многих случаях оптимальным является вариант, когда процедура создания ИСУП инициируется реальными собственниками предприятия, а не его руководством и внешняя, независимая консалтинговая компания отчитывается по результатам обследования и представляет свои рекомендации непосредственно собственникам. Практика показывает, что наиболее успешными проекты реорганизации управления на основе внедрения современных информационных технологий оказываются именно в этом случае.
Необходимым компонентом стратегического планирования является анализ соответствия организационно-функциональной структуры предприятия стратегии его развития и стоящим перед системой управления задачам. Для этого определяется общий список функций, выполняемых системой управления и их распределение по отделам, подразделениям и отдельным сотрудникам, порядок осуществления контроля за их исполнением. В результате подобного анализа часто выявляется дублирование выполняемых функций, недостатки в контроле за их исполнением и иные несоответствия, для устранения которых должны быть представлены рекомендации по оптимизации оргструктуры и предложения по совершенствованию функционирования основных подсистем управления предприятием.
И, наконец, заключительным этапом стратегического планирования создания ИСУП является выявление проблем информационного обеспечения системы управления предприятием и примерная оценка затрат на их решение.
В результате управленческого консалтинга могут быть даны также конкретные рекомендации по совершенствованию:
- методов оценки эффективности деятельности подразделений в соответствии с целевыми установками развития предприятия и показателями эффективности его деятельности;
- основных бизнес-процессов и подсистем управления предприятия;
- организации снабжения и сбыта;
- системы управления затратами;
- оперативного управления финансовыми ресурсами и дебиторско-кредиторской задолженностью предприятия;
- процедур поддержки принятия решений в процессах оперативного контроля и регулирования деятельности предприятия;
- процессов подготовки и принятия решений на операционном уровне по подсистемам и бизнес-процессам;
- системы управления предприятием в условиях ее комплексной автоматизации.
Большинство из перечисленных рекомендаций могут представлять ценность сами по себе, вне всякой связи с информационными технологиями. Однако при создании ИСУП подробная разработка правил организации бизнес-процессов и взаимодействия подсистем управления предприятием должны увязываться с возможностями и особенностями функционирования развертываемого программного обеспечения. Поэтому соответствующие детальные регламенты обычно разрабатываются только после выбора специализированного прикладного программного обеспечения на этапе обследования перед непосредственным выполнением пусконаладочных работ.
Ключевым элементом при создании ИСУП является выбор специализированных пакетов программ, кладущихся в основу прикладного программного обеспечения (ПО). До сих пор некоторые предприятия пытаются создавать ПО ИСУП самостоятельно. Однако таким способом можно создать только относительно простые программные средства, предназначенные для решения частных задач управления. Создание же собственными силами специализированного прикладного ПО, поддерживающего современные компьютерно-ориентированные технологии управления практически невозможно.
Создание пакетов прикладных программ, обеспечивающих комплексное решение всей совокупности задач управлениями предприятиями и реализующих поддержку современных методов управления, требуют больших затрат средств и труда большого числа высококвалифицированных специалистов в течении нескольких лет. Такими ресурсами предприятия, не специализирующиеся на разработке программного обеспечения, не обладают. Поэтому в основу прикладного ПО ИСУП должны быть положены программные продукты, разработанные фирмами, специализирующимися на создании ПО управления предприятиями. Это, конечно, не исключает возможности использования собственных программных разработок предприятия в составе ПО ИСУП для решения особо специфических задач управления, поддержка которых не реализована в базовых пакетах прикладных программ от сторонних поставщиков.
От выбора программного комплекса, кладущегося в основу прикладного ПО во многом зависят требования к формированию других обеспечивающих подсистем ИСУП.
Основными требованиями к программному комплексу, кладущемуся в основу прикладного ПО ИСУП, являются:
- поддержка современных компьютерно-ориентированных технологий управления;
- охват как можно большего числа функций управления в рамках единого программного комплекса и соответствие порядка их реализации требованиям данного предприятия;
- возможность взаимодействия модулей программного комплекса при решении большинства взаимосвязанных задач различных подсистем управления в оперативном режиме;
- поддержка сквозного документооборота всей системы управления;
- наличие средств объединения/актуализации данных удаленных подразделений;
- наличие инструментов адаптации программного комплекса к требованиям конкретных предприятий;
- поддержка развитых механизмов взаимодействия со сторонними программными средствами.
При создании ИСУП, отвечающей современным требованиям и способной качественно влиять на совершенствование системы управления предприятием, является необходимым поддержка в ней современных компьютерно-ориентированных технологий управления. Поэтому желательно, чтобы программный комплекс, выбираемый в качестве основы прикладного ПО ИСУП предприятия оптовой торговли, поддерживал методологию MRP I, а для производственного предприятия - MRP II. Для предприятий, осуществляющих взаимодействие с большим числом клиентов необходим программный комплекс, реализующий, помимо прочего, функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В отношении необходимости поддержки функционала, необходимого для реализации методологий SCM и CSRP, решение нужно принимать в каждом конкретном случае, исходя из особенностей хозяйственной деятельности предприятия.
При выборе программного комплекса необходимо учитывать объем реализуемых им функций, действительно необходимых для решения стоящих перед предприятием задач автоматизации управления. Малая функциональность может привести к тому, что решение значительной части задач будет слабоавтоматизировано или придется вложить значительные дополнительные средства в разработку дополнительных программ, реализующих недостающие функции. Неэффективным может оказаться также выбор сложного программного комплекса, большая часть функций которого не будет востребована на данном предприятии.
Следует обращать внимание также на соответствие порядка реализации технологии решения конкретных задач в программном комплексе технологии их решения в системе управления предприятием. Поясним это положение на конкретном примере.
Предположим, что на предприятии учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями по отдельным заказам возложен на курирующих эти заказы менеджеров отделов снабжения и сбыта, а в функции бухгалтерии входит только формирование регламентированной отчетности. Выбран программный комплекс, в котором функции распределены иначе. В одном модуле решаются задачи учета прихода товарно-материальных ценностей, их передачи в производство, поступления готовой продукции на склад и ее отгрузки покупателям, а все финансовые операции отражаются в модуле решения задач бухгалтерского учета и фиксируются в виде бухгалтерских проводок по счетам. В этом случае для определения состояния взаиморасчетов с конкретными контрагентами сводные данные приходу/передаче материальных ценностей должны передаваться из модуля учета их движения в модуль бухучета также в виде проводок по счетам с детализацией по аналитическим счетам, соответствующим конкретным контрагентам. Данные по финансовым операциям в модуле бухгалтерского учета также придется вести в разрезе аналитических счетов, соответствующих контрагентам. Только в этом случае станет возможным сведение данных по отгрузкам и оплатам. Кроме того, если учет взаиморасчетов ведется не только в разрезе контрагентов, но и по заказам, на каждом аналитическом счете контрагента придется дополнительно вести аналитические счета, соответствующие конкретным заказам.
При такой технологии состояние взаиморасчетов с конкретными контрагентами будет выявляться в модуле бухгалтерского учета на соответствующих счетах аналитического учета. Поэтому менеджерам отделов снабжения и сбыта для определения состояния взаиморасчетов по конкретным заказам придется каждый раз запрашивать эту информацию у бухгалтерии, что осложнит их работу вследствие возможных организационных проблем взаимодействия различных отделов. Усложнится и работа бухгалтерии, поскольку ей придется не только составлять отчетность, но и вести множество дополнительных аналитических счетов, соответствующих контрагентам и заказам. В итоге внедрение средств автоматизации приведет не к упрощению, а к усложнению работы системы управления при решении задач учета взаиморасчетов. Поэтому выбор программного комплекса, реализующего рассмотренную выше технологию решения задач учета взаиморасчетов при данной технологии их решения в системе управления предприятием следует признать неэффективным.
Подобные примеры несоответствия технологий функционирования конкретного программного комплекса и конкретной системы управления могут возникать и при решении многих других задач.
В связи со сказанным, наибольшую гибкость обеспечивают те программные системы, в которых отдельные модули узко специализированы по выполняемым ими функциям, но поддерживают развитую систему информационных связей с другими модулями. Отсюда вытекает требование возможности взаимодействия модулей программного комплекса при решении взаимосвязанных задач различных подсистем управления в оперативном режиме и поддержки сквозного документооборота всей системы управления. В этих условиях технология решения рассмотренной выше задачи учета взаиморасчетов могла бы выглядеть следующим образом.
В модулях решения задач логистики менеджерами отделов снабжения и сбыта вводятся сведения о приходе и отгрузке товарно-материальных ценностей. В модулях, используемых финансовым отделом, вводятся данные выписок банка с указание единых для всей системы кодов контрагентов и заказов (договоров, счетов), проставляемых исходя из реквизитов платежных документов. Поскольку при вводе сведений о документах движения товарно-материальных ценностей менеджеры отделов снабжения и сбыта указывают те же коды контрагентов и заказов, программная система может автоматически увязать товарные и финансовые документы и вычислить итоги взаиморасчетов по каждому контрагенту и каждому заказу. Поэтому для получения этих сведений соответствующим менеджерам не нужно обращаться к бухгалтерии. В свою очередь, бухгалтерия, имея оперативный доступ к электронным формам финансовых и товарных документов может, используя свои программные модули, разнести эти данные по синтетическим счетам бухгалтерского учета общими цифрами, без избыточной детализации на аналитических счетах. В итоге каждая подсистема управления может получать и обрабатывать всю необходимую ей информацию без обращения за дополнительными справками к другим отделам и строго в той форме, которая ей необходима.
Программный комплекс, выбираемый в качестве основы прикладного ПО ИСУП, должен иметь развитые средства объединения/актуализации данных удаленных подразделений. Например, если предприятие имеет сеть магазинов, не связанных высокоскоростными линиями связи с компьютерной сетью центрального офиса, то передача данных о продажах в каждом из них за определенный период должна передаваться серверу сети центрального офиса дискретно, по определенному регламенту средствами модемной связи или как-то иначе. Поэтому желательно, чтобы программный комплекс имел средства для выполнения операций приема/передачи данных от удаленных подразделений по заданному регламенту с максимальной степенью автоматизации при минимальном участии технического персонала, обслуживающего функционирование ИСУП.
Программные продукты, ориентированные на решение задач организационно-экономического управления предприятиями, создаются в расчете на широкое тиражирование и использование в организациях разных сфер деятельности и форм собственности. Поэтому они оснащаются различными механизмами, позволяющими адаптировать их к отраслевым и внутрифирменным особенностям организации управления на конкретных предприятиях. Выбирая программные продукты для создания ПО ИСУП необходимо проанализировать имеющиеся у них средства настройки, обращая внимание, в первую очередь, на возможности изменения поведения системы (порядка выполнения расчетов, режимов обработки документов, способов представления выходной информации в отчетах, прав доступа пользователей к данным и функциям их обработки и т.д.) за счет изменения комбинаций управляющих параметров, а также возможности переопределения формул расчета показателей, фигурирующих в различных отчетах и видеограммах. Целесообразно также наличие встроенного генератора отчетов, позволяющего проектировать новые отчеты, включая в них интересующие показатели и определяя их расположение в выходной форме без программирования.
Помимо этого, многие существующие программные продукты включают развитые инструменты, ориентированные на профессиональных специалистов по информационным технологиям: программистов, администраторов баз данных и т.д. Они позволяют изменять используемые программным комплексом структуры данных и алгоритмы обработки информации в значительной степени изменяя содержание базовых функций, заложенных разработчиком системы. Мы не будем рассматривать такого рода инструменты в данном издании, поскольку это слишком большая и сложная тема интересная только профессиональным специалистам по информационным технологиям. Для конечных пользователей - специалистов системы управления - программный комплекс, выбираемый в качестве основы для создания ПО ИСУП, должен быть интересен, прежде всего, как готовое решение, способное (пусть и с определенными ограничениями) обеспечить поддержку решения основных задач управления с наибольшей степенью автоматизации и в соответствии с принятыми на предприятии или предполагаемыми к использованию в условиях автоматизации технологиями решения цепочек взаимосвязанных управленческих задач.
Совершенно очевидно, что никакой поставщик типового програмного обеспечения не может реализовать в своих программных продуктах всего комплекса функций, необходимых для создания ИСУП в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями, изложенными в предыдущей главе. Поэтому выбираемый в качестве основы для создания ПО ИСУП программный комплекс должен иметь развитые механизмы взаимодействия с инородными программными средствами, созданными сторонними разработчиками: программно-аппаратными комплексами управления технологическими процессами, различными для каждой отрасли, собственными разработками предприятия, уже используемыми для решения специфических задач управления, а также программными продуктами сторонних производителей.
До сих пор для организации взаимодействия программ различных производителей обычно приходится разрабатывать специальные интерфейсные модули. Однако в последнее время ведущие мировые производители программного обеспечения активно развивают универсальные механизмы стандартизации обмена данными между программами различных производителей. Основным стандартом межпрограммного взаимодействия в обозримом будущем станут технологии, основанные на использовании языка разметки данных XML (eXtended Markup Language). Использование XML в качестве открытого стандарта обмена данными между приложениями позволяет эффективно использовать программные продукты различных производителей в рамках одной информационной системы, тем самым, достигая их комбинации, оптимальной как с точки зрения функциональности, так и с точки зрения финансовых вложений. Поэтому при выборе программного комплекса следует обратить особое внимание на реализованные в нем возможности поддержки XML-технологий.
Оптимальный выбор программного комплекса, ложащегося в основу ПО ИСУП, является очень сложной задачей. На рынке имеются различные предложения, существенно различающиеся объемом реализованного функционала, принципами использования, технологией функционирования, стоимостью. Поскольку в системах комплексной автоматизации управления реализованы инструменты из различных областей менеджмента (логистики, управления производством, финансами, маркетингом и т.д.) в состав группы, принимающей решение о выборе системы, должны быть включены высококвалифицированные специалисты разного профиля, задействованные в разных подразделениях системы управления предприятием.
Как правило, нельзя полагаться только на мнение специалистов по информационным технологиям, поскольку они часто не представляют себе в полном объеме специфики решаемых конкретными подразделениями задач, всех деталей особенностей взаимодействия подсистем управления. Кроме того, нередко оказывается, что IT-специалисты придают гипертрофированное значение общим системно-техническим аспектам построения программной системы: программно-аппаратной платформе, использованным средствам разработки, СУБД, встроенным инструментальным средствам и т.д. Вне всякого сомнения - это очень важные, но не единственные и не решающие критерии выбора программной системы, которая должна на долгое время стать стержнем инфраструктуры управления бизнесом предприятия.
Вследствие сказанного, выбор программного комплекса, призванного стать основой ПО ИСУП, должен производиться группой из специалистов разного профиля с куратором из высшего руководства предприятия. Участие представителей высшего руководства компании в проекте создания ИСУП на всех его стадиях является одним из решающих условий успешности его реализации и достижения поставленных целей оптимизации системы управлення на основе использования современных информационных технологий.
Сложность выбора комплексной системы автоматизации управления обуславливается еще и тем обстоятельством, что по имеющимся на рынке программным продуктам обычно бывают доступны только материалы рекламного характера, из которых сложно составить реальное представление о возможностях системы и особенностях ее использования при решении конкретных задач управления. Очень сложно бывает получить сведения о реальном опыте использования системы на предприятиях сходного профиля, а также по статистике успешных и неудачных внедрений.
Следует очень осторожно относиться к рекламным заявлениям поставщиков программных продуктов. Так, например, очень часто разработчики ПО для управления предпрятиями говорят о том, что их разработки соответствуют "требованиям ERP-стандарта" или относятся к "классу ERP-систем". Однако следует иметь ввиду, что целостного и строго формализованного ERP-стандарта не существует. Можно говорить только о соответствии предлагаемой программной системы требованиям стандарта MRP II и попытаться проверить ее на степень реального соответствия ему. Как правило, оказывается, что из множества требований, предъявляемых этим стандартом, реально поддерживается только небольшая часть. В полной мере стандарту MRP II соответствуют только несколько очень дорогих западных пакетов программ. Однако еще не было примеров, чтобы в России их функционал был востребован в полной мере.
Типичным заявлением поставщиков западных программных продуктов является утверждение о том, что в состав пакета входят различные отраслевые решения, имеющие многолетний опыт успешных внедрений в развитых странах. В экономически развитых странах действительно существуют и широко применяются на практике отраслевые стандарты управления. В России и странах СНГ используются различные отраслевые технологические стандарты. Однако отраслевых стандартов организационно-экономического управления пока нет. Вследствие этого, пригодные для западных стран отраслевые решения могут быть совершенно непригодны у нас. Поэтому для того, чтобы внедрение западных систем автоматизации было эффективным часто необходима радикальная перестройка бизнес-процессов предприятия для их соответствия реализованным в системе отраслевым управленческим стандартам. В результате внедрение чрезмерно затягивается и становится очень дорогим.
Как правило, наиболее эффективным является внедрение российских систем автоматизации, поддерживающих важнейшие элементы стандарта MRP II и методологии CRM, а также включающих развитые средства интеграции с другими программными средствами. В этом случае ИСУП изначально получает средства поддержки основных компьютерно-ориентированных технологий управления и может впоследствии наращиваться за счет подключения программных продуктов сторонних производителей (в том числе западных) и собственных разработок.
Внедрение сложной системы комплексной автоматизации управления обычно осуществляется ее поставщиком - самой фирмой-разработчиком или ее партнерами. Перед выполнением пусконаладочных работ проводится обследование предприятия.
Обследование - это комплекс мероприятий по изучению системы управления предприятием и выработке рекомендаций о порядке проведения пусконаладочных работ.
В отличие от диагностики на этапе стратегического планирования здесь делается особый акцент на исследовании технических и организационных проблем развертывания выбранного программного комплекса.
При обследовании оцениваются:
- состояние и особенности производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
- состояние и особенности организационно-функциональной структуры предприятия и его системы управления;
- характеристики внешних связей предприятия с поставщиками, потребителями, смежниками, государственными органами и т.п.;
- квалификация специалистов по информационным технологиям предприятия;
- характеристики документооборота предприятия, состояние баз данных и хранилищ информации;
- парк технических средств обработки информации, степень обеспеченности техническими средствами и необходимым ПО функциональных рабочих мест системы управления предприятием;
- структура и характеристики бизнес-процессов.
В результате обследования определяются:
- места регистрации информации и принятия решений;
- проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при внедрении системы;
- требования к доработке компонент программного комплекса;
- необходимое число рабочих мест для обработки информационных потоков с помощью системы;
- требования к техническим средствам, системному и вспомогательному программному обеспечению;
- требования к технологии организации взаимодействия с территориально удаленными подразделениями предприятия;
- план-график пусконаладочных работ.
По результатам обследования составляется "Отчет об обследовании предприятия", который отражает основные результаты обследования. Отчет может формироваться в различных формах, но рекомендуется включение в него следующих разделов.
1) Резюме.
2) Анализ объекта обследования.
3) Анализ способов реализации бизнес-процессов предприятия средствами внедряемого программного комплекса.
4) Выводы по обследованию.
5) Методика ввода в эксплуатацию.
6) Приложения.
В резюме включаются краткие выводы о проделанной работе.
В раздел "Анализ объекта обследования" включаются общие сведения о предприятии, его организационно-административной структуре, функциях подразделений, описание бизнес-процессов предприятия, характеристике системы документооборота, парка вычислительной техники и используемого программного обеспечения, а также используемым технологиям обмена данными с удаленными подразделениями.
В разделе "Анализ способов реализации бизнес-процессов предприятия средствами внедряемого программного комплекса" дается описание функциональной схемы эксплуатации внедряемого программного комплекса на предприятии с учетом выявленных особенностей бизнес-процессов, анализ соответствия форм документов и отчетов предприятия формам документов и отчетов, стандартно формируемых модулями программного комплекса, перечень необходимых доработок системы автоматизации для соответствия особенностям предприятия.
В раздел "Выводы по обследованию" включается описание этапов ввода системы в эксплуатацию, краткое описание работ и результатов каждого этапа, рекомендации по парку вычислительной техники и системному программному обеспечению, рекомендуемый для закупки состав модулей системы, количество и тип лицензий, состав рабочих мест.
В раздел "Методика ввода в эксплуатацию" включаются описание порядка выполнения и ожидаемых результатов организационных мероприятий по вводу системы в эксплуатацию, а также проект плана-графика пуско-наладочных работ.
В приложение к отчету включаются реестры документов предприятия, проект плана пуско-наладочных работ, экспертное заключение о рекомендуемых характеристиках необходимого компьютерного и коммуникационного оборудования, смета на пуско-наладочные работы, технические задания на доработку системы и другие документы.
Отчет составляется руководителем проекта обследования предприятия, согласовывается с ответственным за внедрение системы со стороны заказчика и подписывается обеими сторонами.
В процессе обследования предприятия должна быть сформирована его бизнес-модель.
Бизнес-модель предприятия - это формализованное тем или иным способом описание системы управления предприятием, осуществляемых им бизнес-процессов, порядка взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей при их выполнении, а также критериев оценки эффективности функционирования предприятия и его отдельных подразделений.
В процессе создания ИСУП бизнес-модель предприятия должна быть тщательно проанализирована и оптимизирована с учетом возможностей, предоставляемых развертываемой системой комплексной автоматизации. Оптимизация бизнес-модели может предполагать внесение изменений в порядок организации бизнес-процессов.
При использовании комплексных систем автоматизации управления, как правило, имеется несколько возможных схем для построения каждой из необходимых предприятию бизнес-процедур. Поэтому при разработке проекта необходимо рассмотреть все возможные варианты технологической схемы и выбрать оптимальную.
Целью пусконаладочных работ является развертывание технического и программного обеспечения ИСУП, их апробация, начальное наполнение информационных массивов системы, разработка регламентов решения управленческих задач в условиях автоматизации, обучение пользователей работе с системой и запуск ее в промышленную эксплуатацию. Содержание перечисленных работ может быть различным в зависимости от состояния программно-технической оснащенности подразделений системы управления предприятием и уровня подготовки пользователей, но, в общем случае, реализуется следующая последовательность действий.
На подготовительном этапе осуществляются:
- формирование рабочей группы по комплексному внедрению системы;
- определение рациональной конфигурации компьютерной сети;
- установка компьютеров, монтаж и наладка сетевого и специального оборудования;
- установка программного обеспечения.
- обучение "пилотной" группы пользователей;
- разработка схемы эксплуатации и настройка системы;
- начальная апробация системы.
Желательно, чтобы рабочая группа по внедрению программного комплекса включала не только специалистов исполнителя, но и сотрудников самого предприятия, которые в процессе внедрения могут приобрести необходимый опыт по развертыванию и настройке системы. Помимо руководителя проектом от исполнителя, должен быть назначен ответственный за внедрение от заказчика, обладающий высоким уровнем полночий, необходимых для разрешения организационных проблем развертывания системы автоматизации и достижения необходимого уровня взаимодействия между подразделениями предприятия. Желательно, чтобы действия рабочей группы непосредственно курировались кем-либо из высшего руководства предприятия. Опыт показывает, что в этом случае развертывание системы и ее ввод в промышленную эксплуатацию происходит существенно быстрее.
Особое значение на подготовительном этапе имеет обучение работе с системой относительно небольшой группы пользователей из нескольких подразделений и апробация системы на реальном примере решения действительно важных задач управления, требующих взаимодействия специалистов различного профиля. Подобная апробация может быть проведена в виде деловой игры на сквозном примере реализации нескольких важных бизнес-процессов.
После начальной апробации системы осуществляется ее окончательная наладка перед вводом в эксплуатацию. При этом выполняются следующие работы.
Установка наиболее общих параметров, определяющих работу модулей системы на конкретных рабочих местах. Как правило, модули универсального программного комплекса могут реализовывать различную технологию и алгоритмы обработки информации. Основные особенности их работы регулируются установкой наборов параметров. Например, модуль учета товарно-материальных ценностей программного комплекса может реализовывать списание их себестоимости по средневзвешенным ценам, а также методами ФИФО и ЛИФО. Кроме того, для каждого из этих методов может быть предусмотрена возможность расчета по каждому складу (подразделению) или по предприятию в целом. Выбор метода списания и особенности выполнения расчетов регулируются установкой значений определенных параметров настройки. Такого рода параметров, определяющих функционирование системы, может быть очень много. В зависимости от их конкретных значений система будет выполнять расчеты по различным алгоритмам. Поэтому перед вводом программного комплекса в эксплуатацию нужно тщательно проанализировать какие именно варианты расчета следует использовать в соответствии с принятыми на предприятии учетной политикой, методиками планирования и анализа и, в зависимости от этого, установить нужные значения общих параметров, определяющих порядок функционирования системы.
Перенос данных из информационных массивов ранее использованных программ в базу данных внедряемого программного комплекса. Как правило, на момент развертывания универсального программного комплекса на предприятии уже используются те или иные программы, используемые для автоматизации решения отдельных задач. Их средствами ведутся информационные массивы, часто содержащие значительные объемы данных, которые необходимо будет использовать при замене старых программ на новые. Поэтому необходимо каким-то способом перенести эти массивы данных в информационные структуры новой системы. Оптимальным является вариант их автоматического переноса. Для этого старые массивы данных должны быть каким-то образом экспортированы в формат, в котором они могут быть импортированы в базу данных новой системы. При настоящем уровне развития стандартов обмена данными между разнородными программыми средствами - это часто оказывается достаточно сложной задачей. Поэтому обычно для решения задачи переноса данных должны разрабатываться специальные программы-переходники, обеспечивающие согласование форматов загрузки/выгрузки данных разных программных средств и контроль целостности данных. В ряде случаев полностью автоматический перенос оказывается невозможным и тогда часть данных приходится вводить вручную.
Установка прав доступа конкретных пользователей к функциям и данным системы. При настройке системы необходимо разграничить права доступа пользователей к информации, поскольку часть ее может носить конфиденциальный характер. Современные программные продукты, используемые в качестве основы для создания ПО ИСУП, как правило, предоставляют различные возможности для управления доступом к данным. Благодаря соответствующим настройкам можно запретить или разрешить просмотр или редактирование данных на разных рабочих местах. В наиболее совершенных системах автоматизации можно запретить не только доступ к отдельным экранным формам и отчетам, но и к отдельным реквизитам и показателям. В итоге наиболее привилегированные пользователи могут просматривать и редактировать данные в любой экранной форме и формировать любые отчеты с полным набором показателей, менее привилегированные смогут только просмотреть некоторые данные, не имея возможности их исправить, или увидят только часть реквизитов формы (при запрете на просмотр конкретных полей), а наименее привилегированные даже не будут знать о наличии данной экранной формы или отчета. Помимо запрета на доступ к данным, часто бывает необходимо ограничить доступ пользователей к каким-либо функциям, необходимым для выполнения регламентных работ по эксплуатации системы. Например, в ряде программных продуктов для перехода к работе в новом учетном периоде нужно выполнить процедуру переноса остатков (остатков на счетах бухгалтерского учета, сведений по остаткам материальных ценностей и т.д.) на его начало. Эти действия должны быть доступны пользователю, имеющему высокий статус и способному определить когда и как нужно осуществить данную операцию. Поэтому возможность ее выполнения должна быть доступна только одному или нескольким ответственным специалистам.
Разработка регламентов сопровождения базы данных администратором системы. Помимо выполнения регламентных работ содержательного характера, определяемых методологией функционирования системы при решении задач управления предприятием, сложные программные комплексы обычно требуют регулярного осуществления определенных действий по технологическому обслуживанию базы данных. Сюда относятся создание резервных копий, восстановление базы данных после сбоев компьютерной системы, контроль целостности основных и служебных информационных массивов, загрузка данных из смежных информационных систем и другие тому подобные работы. Для их выполнения обычно назначается администратор базы данных, в функции которого входит выполнение этих работ. При настройке системы перед ее запуском в эксплуатацию должен быть разработан регламент выполнения служебных действий, который должен неукоснительно исполняться администратором. Порядок эксплуатации системы конечными пользователями во многих случаях должен увязываться с этим регламентом, поскольку выполнение ряда служебных работ по технологическому обслуживанию базы данных может требовать существенного ограничения их доступа к ней.
Формирование и выверка массивов нормативно-справочной информации (НСИ) и разработка методики ее ведения. В процессе повседневной работы с ИСУП при решении большинства задач используется та или иная нормативно-справочная информация. Это сведения о поставщиках и покупателях с их банковскими и прочими реквизитами; сотрудниках с данными, необходимыми для кадрового учета и расчета заработной платы; нормативах материальных, трудовых и прочих затрат, необходимых для производства различных видов продукции и другая тому подобная редко изменяемая (условно-постоянная) информация. Поскольку эти данные изменяются достаточно редко, но используются постоянно, большую их часть целесообразно ввести в базу данных уже на этапе подготовки системы к вводу в эксплуатацию. Кроме того, должны быть разработаны методики, регламентирующие порядок пополнения и изменения нормативно-справочной информации. Это нужно для того, чтобы соблюсти единые принципы кодирования и однозначность в идентификации всех элементов НСИ.
Проработка детальной схемы эксплуатации модулей программного комплекса на каждом функциональном рабочем месте. В зависимости от функций каждого специалиста, должен быть определен порядок использования необходимых ему модулей программного комплекса при решении задач, входящих в его профессиональную компетенцию.
Реализация моделей осуществления бизнес-процессов в условиях использования автоматизированной информационной системы. При осуществлении сложных бизнес-процессов обычно задействуется несколько смежных подразделений системы управления предприятием, специалисты которых могут использовать различные модули программного комплекса. Поэтому должен быть определен порядок взаимодействия специалистов при решении взаимосвязанных задач каждого бизнес-процесса в условиях использования автоматизированной системы. Это особенно важно в тех случаях, когда внедрение ИСУП сопровождается реорганизацией бизнес-процессов в соответствии с новыми возможностями организации документооборота в среде компьютерной системы.
Выявление и устранение проблем, возникающих при выполнении процедур бизнес-процессов на конкретных рабочих местах. Обкатка процедур выполнения бизнес-процессов с применением новых компьютерных технологий на тестовых примерах может выявить проблемы по организации взаимодействия специалистов системы управления. Поэтому должны быть выработаны предложения, направленные на их преодоление. Поскольку такого рода предложения могут затрагивать должностные обязанности и полномочия отдельных сотрудников, они должны быть представлены для утверждения начальникам соответствующих отделов, а при невозможности их разрешения в рамках существующей оргструктуры - руководству предприятия. Наряду с этим должны быть отработаны методы поиска и исправления возможных ошибок в действиях пользователей при эксплуатации компьютерной системы. Без отработки подобного рода методик любая ошибка в эксплуатации программного обеспечения может приводить к длительному нарушению нормального функционирования системы управления и невозможности выявления виновных в нарушении производственного процесса сотрудников.
Настройка отчетных форм в соответствии с потребностями в детализации и структуре представления информации различным пользователям. Большинство современных программных комплексов, используемых в качестве основы для создания программного обеспечения ИСУП, допускают гибкую настройку формируемых ими выходных форм. В них выходная информация может быть представлена с различной степенью детализации, в различных группировках и с различным форматом размещения и представления выводимых показателей. Поэтому при настройке системы перед вводом в эксплуатацию необходимо определить в каком виде информация должна представляться в формируемых на экране и при печати отчетах для наибольшего удобства ее восприятия конкретными пользователями в соответствии с их профессиональными требованиями и индивидуальными вкусами. Такого рода настройки являются одним из важнейших компонентов системы эргономического обеспечения ИСУП.
Подготовка технических заданий на дополнение функционала рабочих мест недостающими функциями. В процессе отработки всех предыдущих этапов настройки программного комплекса могут быть выявлены те или иные ограничения в имеющихся у него функциональных возможностях. В результате может быть установлено, что он не позволяет решать часть необходимых для управления предприятием задач или их решение осуществляется с недостаточным уровнем автоматизации. В этом случае часто принимается решение о доработке системы. Некоторые поставщики программных продуктов охотно идут на выполнение таких работ, поскольку это сулит им дополнительную прибыль. Однако трудоемкость работ по доработке системы автоматизации может быть весьма велика, что существенно замедлит развертывание ИСУП и значительно увеличит стоимость внедрения. Поэтому при внедрении целесообразно принять готовое решение "как есть" и только после некоторого периода промышленной эксплуатации сделать окончательные выводы о необходимости доработок с учетом всех замечаний пользователей. Если же анализ показывает, что доработки действительно необходимы, то должно быть составлено подробное техническое задание, описывающее все детали планируемых доработок. Оно должно быть полностью согласовано представителями внедренческой фирмы и предприятия, поскольку является документом, определяющим состав, порядок, результаты, сроки и обоюдную ответственность при проведении предполагаемых работ. В соответствии с техническим заданием внедренческой организацией производится доработка функционала системы автоматизации и развертывание новых компонент программного обеспечения.
На заключительной стадии этапа настройки производится обучение конечных пользователей правилам эксплуатации системы. Крайне желательно проведение деловых игр на заранее подготовленных примерах, направленных на отработку совместных действий пользователей при осуществлении важнейших бизнес-процессов.
После окончательной наладки ИСУП осуществляется ее ввод в эксплуатацию. Сначала производится опытная эксплуатация системы при ее использовании для поддержки исполнения затрагиваемых ее применением бизнес-процессов предприятия в реальных хозяйственных ситуациях. По результатам опытной эксплуатации разработанные на этапе настройки системы схемы осуществления бизнес-процессов окончательно уточняются и составляются детальные инструкции по эксплуатации ИСУП на каждом рабочем месте. По результатам опытной эксплуатации определяется последовательность работ по переходу от опытной к промышленной эксплуатации и формируется график перехода конечных пользователей на условия работы с применением компьютерной системы. Завершающим этапом внедрения является подписание документов о вводе системы в промышленную эксплуатацию.
Контрольные вопросы
1) Дайте общую характеристику основных этапов создания ИСУП.
2) Дайте характеристику целей стратегического планирования проекта создания ИСУП.
3) Дайте общую характеристику работ, выполняемых при осуществлении управленческого консалтинга при осуществлении стратегического планирования внедрения ИСУП.
4) Какие рекомендации могут быть получены в результате осуществления управленческого консалтинга по внедрению ИСУП?
5) Объясните почему в качестве основы прикладного ПО ИСУП целесообразно использовать тиражных программные продукты, а не собственные разработки.
6) Охарактеризуйте основные требования к программному комплексу, кладущемуся в основу прикладного ПО ИСУП.
7) Объясните почему порядок решения управленческих задач в программном комплексе, используемом в качестве основы для создания прикладного ПО ИСУП, должен соответствовать принятой на предприятии технологии их решения управленческими подразделениями предприятия. Поясните изложение соответствующими примерами.
8) Объясните принципы формирования рабочей группы по выбору базовых программных продуктов, предполагаемых к использованию в качестве основы прикладного ПО ИСУП.
9) Объясните целесообразность использования различных компьютерно-ориентированных технологий управления для предприятий различных сфер и масштабов деятельности.
10) Объясните назначение и состав основных работ, выполняемых при создании ИСУП на этапе обследования предприятия.
11) Охарактеризуйте основные результаты, которые должны быть получены в результате обследования предприятия, осуществляемого при создании ИСУП.
12) Дайте характеристику основных разделов отчета по результатам обследования предприятия.
13) Для чего при создании ИСУП необходимо построение бизнес-модели предприятия?
14) Определите цель и основное содержание пусконаладочных работ при создании ИСУП.
15) Охарактеризуйте основное содержание подготовительного этапа пусконаладочных работ при создании ИСУП.
16) Дайте общую характеристику работ по наладке системы автоматизации перед вводом ее в эксплуатацию.
17) Охарактеризуйте порядок и содержание работ по вводу ИСУП в эксплуатацию.
Темы курсовых и дипломных работ
1) Роль подсистем ИСУП и особенности их взаимодействия при осуществлении стратегического, тактического и оперативного управления экономическим объектом.
2) Взаимосвязь эволюции информационных технологий общего назначения с архитектурой и функциональными возможностями ИСУП.
3) Функциональная модель ИСУП производственного предприятия.
4) Функциональная модель ИСУП предприятия розничной торговли.
5) Информационные технологии решения задач оптимизации ассортиментной и ценовой политики предприятия.
6) Информационные технологии решения задач оптимизации управления дебиторской задолженностью.
7) Информационые технологии решения задач оптимизации запасов товарно-материальных ценностей.
8) Информационные технологии управления затратами предприятия.
9) Информационные технологии финансового планирования.
10) Информационные технологии управления персоналом.
11) Взаимосвязь подсистем ИСУП при решении задач бухгалтерского учета.
12) Роль и возможности ИСУП при осуществлении информационного обслуживания топ-менеджеров предприятия.
13) Информационные технологии управления документооборотом предприятия.
14) Применение MRP-систем для автоматизации управления закупками торгового предприятия.
15) Применение MRP II-систем для автоматизации производственного планирования.
16) Согласование производственных и финансовых планов в MRP II-системе.
17) Особенности реализации стандарта MRP II в существующих программных продуктах.
18) Инструменты реализации CRM-технологий в ИСУП.
19) Типовые инструменты анализа эффективности взаимодействия с клиентами и поддерживающие их информационные технологии.
20) Роль и способы применения Интернет-технологий при реализации методологий CSRP и SCM.
21) Методы трансформации функционально-ориентированной модели управления в процессно-ориентированную на основе применения информационных технологий.
22) Формирование функциональных подсистем ИСУП торгового предприятия на основе типовых программных продуктов. (на примере выбранного тиражного программного комплекса)
23) Формирование функциональных подсистем ИСУП производственного предприятия на основе типовых программных продуктов. (на примере выбранного тиражного программного комплекса)
24) Методы организации взаимодействия программных компонент ИСУП.
25) Сравнительный анализ эффективности решения задач обработки данных при реализации ИСУП в архитектуре файл-сервер и клиент-сервер.
26) Стратегическое планирование при создании ИСУП.
27) Методика проведения управленческого консалтинга при создании ИСУП.
28) Сравнительный анализ возможностей типовых систем комплексной автоматизации управления. (на примере выбранных программных продуктов)
29) Анализ соответствия технологии решения задач типовой системы комплексной автоматизации управления принятому на предприятии порядку реализации бизнес-процессов. (на примере конкретного предприятия, конкретного программного комплекса и выбранных бизнес-процессов).
30) Методика проведения и типовая структура отчета о результатах обследования предприятия при создании ИСУП.
31) Формирование бизнес-модели предприятия и предложений по ее оптимизации в условиях комплексной автоматизации. (на примере конкретного предприятия и конкретного программного комплекса).
32) Порядок проведения пусконаладочных работ при создании ИСУП.
33) План проведения деловой игры на сквозном примере реализации бизнес-процесса в условиях автоматизации. (на примере выбранного программного комлекса и конкретного бизнес-процесса)



1. Автоматизированные информационные технологии: Учебное пособие/Под ред. Т.В. Воропаевой, В.Б. Либермана, А.И. Никифорова. - М.:Финансовая академия при Правительстве РФ, 1997.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. Г.А. Титаренко. - М: ЮНИТИ, 1998.
3. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Рыбников А.И., Титовский И.Н. Автоматизация управления предприятием // М.: ИНФРА-М, 2000, -239с.
4. Введение в информационный бизнес/Под ред. В.П.Тихомирова, А.Хорошилова. - М.: Финансы и статистика, 1996.
5. Волчков С.А. Мировые стандарты управления промышленным предприятием в информационных системах (ERP-системах). - Воронеж: Международная академия науки и практики организации производства //Организатор производства, № 1, 1999. - С. 43.
6. Волчков С.А., Балахонова И.В. Использование современных стандартов управления предприятием (MRPII, ERP, CSRP, ISO 9000) для непрерывного улучшения бизнес-процессов (BPI) // Организатор производства. 2001. № 1 (региональный выпуск).
7. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II, Спб: Питер, 2003
8. Гарусов В., Стратегическое управление компанией и требования к информационным системам, "Корпоративные системы", №20 (37), 30 октября 2001 г., стр. 25
9. Глушков В.М. АСУ сегодня и завтра, М., Мысль, 1979
10. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики, М., Наука, 1982
11. Головко М.В. Проекты ИС для крупных предприятий: от бессистемного управления к системам управления знаниями //Директору информационной службы, № 4, 2000. - С. 2.
12. Горланов А. Информационные технологии для корпоративных клиентов//PCWeek, 14(88)/97
13. Де Роза К. Планирование ресурсов в зависимости от потребностей клиента (CSRP - Customer Synchronized Resource Planning): Новый норматив для изготовителей. Перевод с англ. - М.: СОКАП, 1998. - 10 с.
14. Жданов С.А. Основы теории экономического управления предприятием: Учебник.- М.: Финпресс, 2000.- 384 с.
15. Информационные системы в экономике/Под ред. В.В. Дика. - М.:Финансы и статистика, 1996.
16. Калянов Г.Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов // М.: СИНТЕГ, 2000, -212с.
17. Колесников, "Стратегии бизнеса: управление ресурсами и запасами", Москва, "Статус-Кво 97", 2000
18. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности/Под ред. Проф. Титоренко Г.А. - М.: Экономическое образование, 1993.
19. Кутыркин С.Б., Волчков С.А., Балахонова И.В. Повышение качества предприятия с помощью информационных систем класса ERP//Методы менеджмента качества, № 4, 2000. - С. 8.
20. Лапидус В.А. Конфликт TQM с постсоветским менеджментом на типичном российском предприятии. "Болезни" российского менеджмента//Методы менеджмента качества.2000. № 2, 4. - С. 3.
21. Оганесян А. "Требования к корпоративной информационной системе", "Финансовая газета", №33(452) и №32(301) "Региональный выпуск", август 2000г., с. 15
22. Оганесян А.Г., Мартиросян З.Г., "Корпоративные информационные системы управления предприятиями", АрмНИИНТИ. - Ереван, 1998. - 7 с. - Рус. - Деп. В АрмНИИНТИ 28.04.98, № 60-Ар98
23. Шеер А.В. Бизнес-процессы. - М.: Весть-Метатехнология, 1999.
24. Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита //Учебное пособие для вузов. - М.:Перспектива, 2001.
25. Родников А. Н. Логистика. Терминологический словарь. М.: Экономика. 1995. C. 251.
26. Слиньков Д. Бизнес-моделирование для внедрения ИСУ предприятия // Директор информационной службы. 2001. № 3.
27. Уайт О. У. Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ. М.: Прогресс. 1978, C. 302.
28. ГОСТ 34.ххх. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы.
29. ГОСТ 19.ххх, 24.ххх. Единая система программной документации.
30. APICS dictionary//edit. Cox J. F., etc. American Production and Inventory Control Society, 1992. P. 54.
При подготовке книги были использованы материалы сайтов Интернет:
www.pcweek.ru/kis
www.interface.ru
www.RussianEnterpriseSolutions.ru
www.consulting.ru
www.erp.com
www.erpforum.ru
www.cfin.ru
www.galaktika.ru
www.idc.com
www.osp.ru
www.citforum.ru
www.apics.com

Обсуждение (0)     Другие публикации темы
 









О проекте ¦ О кафедре ¦ История ¦ HTML-редактор ¦ Web-мастеру
Сайт "Финансовая академия - Кафедра информационных технологий (Фа-кИТ)"
© Концепция и дизайн: Дмитрий Чистов, Евгений Шуремов
© Серверные скрипты: Евгений Шуремов