Выдача денежных средств подотчетным лицам и формирование авансового отчета в 1с

Наглядное составление авансового отчёта в базе 1С

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и как заполняется авансовый отчёт в 1С.

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

 На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

• Дата;
• Номер;
• Организация;
• Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
• Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

• Авансы;
• Товары;
• Возвратная тара;
• Оплата;
• Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

• Документ расхода;
• Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

• Количество;
• Цену;
• Ставку НДС;
• Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
• Реквизиты счёт-фактуры;
• Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

 При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

• Документ расхода, это название документа;
• Контрагент и договор;
• Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник «План счетов».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

• Документ (расхода);
• Номенклатура;
• Сумма НДС;
• Всего заполняется автоматически;
• Поставщик;
• Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
• Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
• Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
• Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается счёт учёта НДС.

Проводим расходы правильно

Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета. Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

• остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
• сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
• сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
• сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
• номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
• в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность. Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми.

Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами

В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет. В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты. Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма. В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы. Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации. Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет.

Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара.

Авансовый отчет: пошаговое заполнение

Авансовый отчет готовится в одном экземпляре.

Проставляется дата, отчету присваивается номер. На лицевой стороне необходимо указать название фирмы, подразделение, ФИО генерального директора, ФИО подотчетного лица, табельный номер, должность, наименование аванса.

Сведения о наличии остатка и сумма текущего аванса отражаются в табличной части. В случае перерасхода по предыдущему авансу эта информация указывается там же. Должно отметить общее количество полученных и израсходованных средств, сумму перерасхода или остатка, сведения о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

В графах 2-4 на оборотной стороне, соблюдая хронологический порядок, работник указывает реквизиты подтверждающих расходы документов, сумма затрат отмечается в 5-й графе. Сумма принятых к расходу средств указывается бухгалтером в 7-й графе, счета (субсчета) – в 9-й графе, а 8-ая графа заполняется бухгалтером, если средства были выданы в валюте.

Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.

Бухгалтер заполняет расписку о принятии отчета к проверке, отрезает ее и вручает подотчетному лицу. В ней содержатся ФИО подотчетного лица, сумма полученных денег, реквизиты отчета и количество документов.

Но временами при заполнении авансового отчета возникают ошибки.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В
соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к
прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей
налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

• проезд работника к месту командировки и обратно
  к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения, в том числе расходы
  работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за
  исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на
  обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными
  объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров,
  приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право
  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование
  морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и
  сборы.

С 1
января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей
налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008  №158-ФЗ). Моментом признания расходов на
командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения
авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы
налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки
(расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы
на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем
жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для
вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату
суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

В
соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы
физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с
законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день
нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый
день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и
документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд,
расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на
территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей
(2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день,
необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов,
подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты
освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не
более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской
Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной
командировке.

Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность

Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.  

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:  

3.1 отчет со стороны сотрудника;  

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;  

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.  

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника. 

Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами

Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.

Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.

Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.

Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.

Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.

На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность

Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.

Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:

1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.  

2. Составить акт сверки с сотрудником.

3. Скорей всего, далее последует:  

3.1 отчет со стороны сотрудника;  

3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;  

3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.  

4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника. 

Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой

1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).

1 стартмани

Авансовый отчет в 1С с товарным чеком

Подробности Просмотров: 18819

Как составить авансовый отчет с товарным чеком в программе 1С Бухгалтерия 8.2 рассмотрим в данной статье. При составлении авансового отчета, подотчетное лицо – сотрудник организации, которого мы направили например в командировку, предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов о произведенных расходах. Отразим пример, что сотрудник предоставляет нам товарный чек после проведении закупки материалов (товаров, работ или услуг). 

Итак после того, как мы провели с вами операцию по выдаче денежных средств в подотчет сотруднику организации, данный сотрудник отчитывается бухгалтеру о произведенных расходах предоставляя авансовый отчет.

Для составления данной операции необходимо создать документ «Авансовый отчет».

Для этого заходим в меню «Касса» и выбираем документ «Авансовый отчет». Нажмем кнопку «Добавить» для добавления нового авансового отчета.

Заполним поля документа.

• поле «от» выставляем дату составления документа в программе.
• поле «Склад» выбираем из всплывающего списка склад организации в который будут приходоваться товарно-материальные ценности.
• поле «Физ.лицо» выбираем сотрудника организации которое является, подотчетным по данному документу и составляет авансовый отчет.
• поле «Организация» как правило, заполняется программой автоматически. Если в вашей информационной базе существует несколько организаций, то выбираем из всплывающего списка.

Переходим к заполнению табличной части документа.

Закладка «Авансы».

Нажмем на кнопку «Добавить» и выберем документ, в нашем примере это расходный кассовый ордер. Данный документ мы составляли с вами при выдаче денежных средств подотчётному лицу. (В данной статье не рассматривается).

• поле «Назначение» указываем информацию о произведенных расходах, например «Приобретение материалов».
• поле «Приложение» указываем количество приложенных документов подотчетным лицом при составлении авансового отчета.
• поле «Ответственный» заполняем ответственного сотрудника бухгалтерии формирующего данный документ в программе.

Закладка «Товары».

Нажмем кнопку «Добавить» и заполним табличную часть данной закладки.

• поле «Номенклатура» необходимо выбрать из справочника «Номенклатура» например материал, который подотчетное лицо приобрело. В справочник «Номенклатура» предварительно добавляется данный новый материал с указанием всех параметров, цены и т.д.
• поле «Количество» выставляем приобретенное количество материалов подотчетным лицом.
• поле «Цена» выставляем центу материалов.
• поле «Сумма» программой заполниться автоматически.

Поля «Количество, Цена и Сумма» заполняются в соответствии с товарным чеком.

• поле «% НДС» выставляем значение «Без НДС».
• поле «Наименование документа (расхода) заполняется из реквизитов товарного чека, например напишем «Товарный чек», далее мы свами должны прописать номер товарного чека и дата его составления.

Так как работник предоставил с авансовым отчетом только товарный чек без счет-фактуры, другие поля закладки «Товары» мы не заполняем.

Закладка «Тара».

Данную закладку заполняем в том случае, если имеется возвратная тара при приобретении ТМЦ подотчетным лицом.

Закладка «Оплата».

Данная закладка заполняется в том случае, если подотчетное лицо производило дополнительно оплату поставщику материалом.

Закладка «Прочее».

Заполняется данная закладка в том случае, если при направлении, например сотрудника в командировку, им производились какие либо другие расходы, например проживание в гостинице, проезд и т.д. Данные расходы будут относиться на счета затрат.

После заполнения табличной части закладок «Авансы» и «Товары» выводим на печать авансовый отчет сотрудника организации по кнопке «Авансовый отчет».

Самоучитель 1С Бухгалтерия 8.3 Только для бухгалтера!

Далее записываем документ и проводим его в программе по кнопке «ОК».

Вот таким образом мы сформировали документ авансовый отчет при приобретении товарно-материальных ценностей сотрудником организации и предоставлении им товарного чека в 1С.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В ходе
своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим
работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа
руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок
выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным
Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета
директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в
течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на
который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании
денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить
 подтверждающие документы.

В соответствии
со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается
место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым
договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на
территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется
Положением об особенностях направления работников в служебные командировки,
утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае
направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику
следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне
  места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения
  работодателя.

При
направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно
возмещаются расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других
  выездных документов;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного
  транспорта;
• иные обязательные платежи и сборы.

Расширение возможностей печати: Вывод произвольного нижнего и верхнего колонтитула

Расширяем функционал вывода нижнего / верхнего колонтитула. Стандартно 1С имеет достаточно ограничений по выводу и наполнению колонтитулов содержимым, взять хотя бы такие, как вывод только текста и отсутствие ограничения на номер конечной страницы. А при разработке кода сталкиваешься с тем, что свой блок с нижним колонтитулом нужно прижимать к низу страницы. Казалось бы быстро решаемый вопрос, но и в нем есть нюансы. Сейчас я расскажу о том, как решалась эта задача.
UPD 15.02.2018. Добавлен вывод верхнего колонтитула; Вывод колонтитулов на первой и последней странице управляется параметрами; Научился считать страницы: Добавлено заполнение переменных аналогичных стандартным из колонтитулов; Задаются форматы даты и времени.
Ограничения прежние: 1. Повторно сформировать табличный документ после смены параметров страницы интерактивно.; 2. Передавать данные для более плотной печати как можно более мелко нарезанными кусками.

1 стартмани

Похожие записи:

1с:бухгалтерия 8 в химках Амортизационная группа по окоф Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег Классификатор основных средств по амортизационным группам Проводки по бухучету Налоговые льготы