Авансовый отчет по командировке

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером. При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

• название предприятия,
• номер авансового отчета,
• дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
• свои паспортные ФИО,
• рабочую должность на предприятии,
• название отдела, на котором он работает,
• табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).

В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.

В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:

На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.

При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.

Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.

Пример 2:

Проводки:

Определение

Авансовый отчет – это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, – утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечисленылица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ). Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления – к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

Лица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Для регистрации авансового отчета сотрудника о командировке формируется документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа указывается:

Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выбирается сотрудник, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выбираются документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

На вкладке Прочее указывается информация о командировочных расходах.

Подробнее о заполнении вкладки Прочее

Для возможности принять расходы на командировку, они должны быть обоснованы и подтверждены корректно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробнее об основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Для подтверждения проезда к месту командировки и обратно должен быть билет на бумажном носителе, а если билет электронный,—маршрут-квитанция. При авиаперелетах, кроме названных документов, на билете или посадочном талоне должна стоять отметка о предполетном досмотре (Письма Минфина РФ от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).

Услуги за проживание в гостинице могут быть подтверждены бланком строгой отчетности (БСО) или другим документом, имеющим необходимые реквизиты первичного учетного документа (ПУД). На основании БСО можно принять к вычету НДС, выделенный в нем отдельной строкой (п. 18 Правил ведения Книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Данные о суточных вносятся на основании локального нормативного акта организации, утверждающего их размер, или приказа о командировке, копию которого можно приложить к авансовому отчету.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт Кт 71.01 — принятие к учету затрат на командировку.
• Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, необходимо в графах:

• СФ — проставить флажки.
• БСО — проставить флажки для документов БСО.
• Реквизиты счета-фактуры — заполнить номер и дату СФ, реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

• Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
• Счет-фактура полученный.

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки — Счета-фактуры полученные.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета в Учетной политике. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1. Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет. PDF

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2021 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2021 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2021 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Авансовый отчет: срок для предоставления

Предоставить документ нужно в течение трех рабочих дней:

• после последнего дня периода, на который деньги были выданы;
• со дня, когда подотчетное лицо приступило к работе (после болезни/отпуска или приезда из командировки).

Ситуация 1:

Денежные средства были выданы 15/05/2017 (то есть в понедельник) на 5 рабочих дней.

В этом случае во вторник 16/05/2017 заканчивается первый рабочий день, а пятый – в следующий понедельник, то есть 22/05/2017.

Таким образом, отчет нужно предоставить в течение 3-х рабочих дней с 23/05 до 25/05.

Ситуация 2:

На командировочные расходы были потрачены денежные средства.

Командировка заканчивается 19/05/2017, в пятницу.

Работник выходит на привычное рабочее место 22/05, в понедельник, а для предоставления авансового отчета у него будет 3 дня с 23/05 до 25/05.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку. Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу

Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Бухгалтерские проводки

Работник по форме N АО-1 предоставляет авансовый отчет о средствах, которые он потратил.

Остаток возвращается в кассу.

С согласия руководителя работнику возмещается перерасход, если денег было потрачено больше предусмотренного.

Как отражаются эти операции в бухучете:

Утверждение авансового отчета

Товары (услуги или работы), оплаченные подотчетником, приняты к учету. Это могут быть командировочные расходы, канцтовары, услуги нотариуса: Дебет 10 (08, 20, 26, 44) – Кредит 71.

Остаток неизрасходованных денег получен от работника: Дебет 50 – Кредит 71.

Перерасход по авансовому отчету возвращен сотруднику: Дебет 71 – Кредит 50.

Расчеты с помощью пластиковой карты

Деньги для расходования по корпоративной карте были выданы сотруднику: Дебет 55 – Кредит 51,52.

С корпоративной карты работником сняты деньги (выданы подотчетные денежные средства): Дебет 71 – Кредит 55.

Отражено списание средств со счета без подтверждения сопутствующими документами: Дебет 73 – Кредит 55.

Для возмещения расходов работником внесены наличные деньги: Дебет 50 – Кредит 73.

Из зарплаты работника удержаны средства, потраченные по корпоративной карте на личные нужды: Дебет 70 – Кредит 73.

Из зарплаты работника в определенных случаях могут быть удержаны подотчетные суммы. Потребуются такие проводки:

Отражение подотчетных сумм, которые не были возвращены в установленный срок: Дебет 94 – Кредит 71.

Подотчетные деньги, не возвращенные в установленный срок, удержаны из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 – Кредит 94.

Похожие записи:

1с:бухгалтерия 8 в химках Договор с ип Методические рекомендации по разработке и оформлению технологической карты. мдс 12-29.2006 Унифицированная форма инв-16. инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков + образец Окоф чайник нержавеющая сталь Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения