Транспортная накладная

Формы расходных накладных

Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?

Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:

  • форма ТОРГ-12, предназначенная для отпуска товара сторонней фирме;
  • форма ТОРГ-14, предназначенная для отпуска товара продавцу под реализацию.

В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.

Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.

Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.

Что это такое, зачем нужен и когда выписывается документ?

На прием товара

ТОРГ-12 составляется той организацией, которая отгружает товарно-материальные ценности, поэтому в момент приемки продукции, ТН должна быть оформлена (о том, кто подписывает графы «груз принял», «груз получил» и другие, читайте тут). Законодательство предусматривает как бумажный, так и электронный формат сопроводительной документации. Покупатель вправе отказать в приемке ТМЦ без документов на поставку груза.

Однако, если при получении продукции покупатель обнаруживает товар ненадлежащего качества и хочет его вернуть обратно продавцу, то покупателю необходимо составить ТН на возвращаемые ценности.

Вместе с накладной на возврат ТМЦ оформляется акт о расхождении по количеству и качеству товаров по форме ТОРГ-2. Помимо этого с поставщиком необходимо заранее обговорить процедуру возврата продукции и зафиксировать этот момент в договоре, а иначе материально ответственное лицо покупателя не имеет право возвращать некачественный товар обратно в момент его приемки.

Особых правил оформления ТОРГ-12 на возврат материальных ценностей нет, она выписывается в обычном порядке. Поставщиком и грузоотправителем здесь выступает покупатель, который хочет вернуть дефектный товар. Грузополучатель и покупатель — поставщик некачественной продукции. В графе «Основание» следует указать реквизиты документов, на основании которых происходит возврат товара:

  1. товарных накладных, по которым были получены ТМЦ;
  2. договоров на поставку товара;
  3. акта ТОРГ-2 или дефектной ведомости, в которых зафиксированы расхождения в количестве и качестве отгруженной продукции.

На реализацию

Реализация товара, а именно — передача ТМЦ одним лицом другому на возмездной основе — должна оформляться сопроводительными документами. На основании ТОРГ-12 в бухгалтерском учете отражаются проводки по движению товарно-материальных ценностей со склада и проводки по расчетам с покупателями.

Всю документацию на реализацию продукции выписывает организация-продавец, указывая в документе реквизиты покупателя. Как правило, при реализации сторона, принимающая отгруженную продукцию, сама же и оплачивает ее.

Поэтому при оформлении ТН на реализацию графы «Грузополучатель» и «Плательщик» одинаковы.

В них указывается:

  • наименование организации;
  • место ее нахождения;
  • банковские реквизиты.

В поле «Основание» указывается реквизиты договора поставки, заказа, спецификации или счета на оплату.

На отгрузку

В тех ситуациях, когда отпуск товарно-материальных ценностей осуществляется в одну организацию, а оплата поступает от другой, в ТН необходимо указать реквизиты грузополучателя и плательщика отдельно в соответствующих полях передаточного документа.

Плательщиком будет являться организация-покупатель по договору. Грузополучателем может выступать сторонняя организация, дочернее предприятие, филиал или представительство покупателя. В договоре поставки или в дополнительном соглашении к нему необходимо указать, куда будет доставляться груз и кто является грузополучателем.

На поставку

Если поставка товарно-материальных ценностей осуществляется через стороннюю организацию, то продавец помимо формы ТОРГ-12 выписывает товарно-транспортную накладную (ТТН) по унифицированной форме № 1-Т.

Этот документ оформляется в трех экземплярах (для поставщика, перевозчика и покупателя) на каждую партию груза, перевозимую одним транспортным средством, в отличие от ТН, которая оформляется на всю отгружаемую поставку целиком. 1-Т не заменяет ТОРГ-12, а служит документом, сопровождающим груз.

Товарная накладная оформляется в обычном порядке с указанием продавца и покупателя, все данные о грузоперевозчике указываются в 1-Т.

О важных правилах заполнения ТОРГ-12 с и без НДС, читайте в нашем материале.

Порядок заполнения накладной

ВАЖНО!

Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.

С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.

В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2021 году.

Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.

Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.

Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование ТМЦ.
  3. Кодировка товаров.
  4. Единица измерения.
  5. Код измерительной единицы по ОКЕИ.
  6. Тара.
  7. Количество позиций, расположенных в упаковке.
  8. Общее количество упаковок.
  9. Вес ТМЦ с упаковкой.
  10. Вес товаров без упаковки.
  11. Цена одной единицы продукции.
  12. Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
  13. Установленная для поставщика ставка НДС.
  14. Размер налога по каждой товарной позиции.
  15. Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.

Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.

Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.

Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.

ВАЖНО!

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.

Расходная накладная: образец

Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.

Унифицированной формы расходной накладной нет. Можете разработать свой собственный шаблон. Но лучше скачайте уже готовый образец расходной накладной — в нем есть все обязательные реквизиты.

Обязательно укажите:

  • номер и дату составления расходной накладной,
  • название компаний-участников сделки,
  • информацию о договоре, на основании которого передается товар,
  • название, количество, цену и общую стоимость товара,
  • реквизиты доверенности, если она используется.

Накладную обязательно должны подписать: сотрудник, который разрешил отпуск товара; сотрудник, который отпустил товар; покупатель.

Форма расходной накладной может быть любой, но с содержанием надо быть внимательным. Ведь на основании этого документа составляют бухгалтерские проводки. Если допустили ошибку — не допускайте исправлений, лучше возьмите новую расходную накладную. Бесплатно -2021 можно здесь.

Но проще всего оформить документ через интернет. Бесплатно заполнить онлайн расходную накладную можно в МоемСкладе. Номер, дата и сведения о вашей компании и контрагентах при этом проставятся автоматически.

Пример оформления накладной на отпуск товара по форме ОП-4

Заполнение лицевой стороны бланка формы ОП-4

  1. Вначале указывается наименование предприятия и структурное подразделение, которое выписывает документ.
  2. Затем справа в колонку с кодами вносятся шифры различных классификаторов (по необходимости).
  3. Ниже в соответствующих ячейках вписывается номер документа, а также дата его составления.
  4. После этого нужно дать ссылку на основание: здесь пишется номер требования на отпуск товара, а рядом вносится точное время передачи продукции (часы и минуты) — это связано с тем, что продукты питания являются скоропортящимся товарам.
  5. Потом указывается фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, т.е. того сотрудника, который непосредственно забирает продукцию из кладовой.
  6. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вписываются сведения
    • о наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания),
    • их единица измерения (килограммы, литры и т.п.),
    • количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции,
    • цена за одну единицу товара
    • и общая сумма.

    В строке «Итого» подводится итог внесенным выше сведениям.

С обратной стороны документа идет продолжение таблицы.

После внесения в нее полного списка получаемых со склада продуктов, подводятся результаты общих показателей по отпущенному количеству и стоимости товаров.
Ниже прописью вносится опять же общая сумма по накладной и ставятся подписи всех сотрудников, задействованных в процессе, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
Также документ должен быть удостоверен подписями заведующего производством и руководителя компании. Все автографы должны быть расшифрованы.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.

Что за форма ТОРГ-12

В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 указано, что такое ТОРГ-12 — унифицированный бланк, который часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации вправе использовать не только ТОРГ-12, но и другие формы накладных документов (см. 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011).

Первичная учетная форма по ОКУД 0330212 входит в альбом унифицированных бланков из постановления Госкомстата № 132. С вступлением в силу закона 402-ФЗ бухгалтерам не обязательно использовать унифицированную форму. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Но ТОРГ-12 настолько удобна, что многие предприниматели используют эту товарную накладную по нескольким причинам:

  • она привычна и понятна;
  • отвечает требованиям нормативных актов;
  • в случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (закон № 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992);
  • подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ);
  • является обоснованием принятия НДС;
  • служит подтверждением истечения гарантийного срока (закон № 2300-1) и т. д.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать хранение товаров на складе.

Порядок заполнения бумажного варианта

Кроме того, невозможно будет применять его в качестве обоснования финансовых затрат в налоговом учете.

В верхней части раздела следует отображать сведения относительно той компании, которая занимается вопросом по отгрузке продукции.

Обязательно следует отобразить сведения относительно:

  • наименования;
  • ИНН;
  • номера имеющегося расчетного счета;
  • БИК банковского учреждения;
  • индекса;
  • юридического и фактического адреса;
  • контактного номера телефона и факса.

Дополнительно следует помнить об одном нюансе: в разделе «Плательщик» отображаются те же сведения, что и в «Грузополучатель». В свою очередь сведения из «Грузоотправитель» копируются в «Поставщик».

В графе «Основание» следует отобразить номер соглашения и его дату, на основании которого происходит отгрузка.

Что касается сводной таблицы с продукцией, то она должна в полной мере соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как составляется табличная часть

В том месте, где будет отображаться код продукции, компания должна его проставить на основании прайса. Стоит отметить, что он вправе быть проставлен на базе классификатора товаров. Но, несмотря на это, данный реквизит является только рекомендательным, а не обязательным. Иными словами, он проставляется на усмотрение компании.

В обязательном порядке отображению подлежат единицы измерения. Для этого необходимо воспользоваться классификатором. К примеру, разновидностью упаковки может выступать ящик. Что касается объема продукции, то он подлежит указания в поле «количество в одном месте». Какое количество упаковок в сумме подлежит отгрузке, отображается в поле «количество мест».

Колонка «масса» подвержена заполнению только в том случае, если речь идет о весовой продукции, а не штучной.

Себестоимость товара отображается в соответствующем поле, не учитывая налог на добавленную стоимость.

В 13 графе подлежит отображению налоговая ставка. Нередко она составляет порядка 18%.

В следующем поле следует отобразить размер рассчитываемого налога. Что касается последнего поля, то здесь нужно указать цену продукции с учетом НДС.

В графе «Итого» следует указать суммарный итог по всем без исключения строкам соответствующей продукции.

В процессе заполнения документа следует учитывать, что все имеющиеся поля обязательны к заполнению. В случае если отсутствуют показатели, в соответствующем поле ставится прочерк.

Возможность исправлений в документе

Согласно действующему законодательству РФ, если в рассматриваемом документе выявлены ошибки, то исправлению подлежать оба его составленных экземпляров.

Причем следует делать в них вычерки, которые обязательно заверяются подписями как стороной реализатора, так и самого покупателя.

Вблизи подписи в обязательном порядке проставляется дата, которая соответствует числу, месяцу и календарному году внесения определенных корректировок.

Нередко при выявлении ошибок в первичной документации их формируют по-новому. Однако в такой ситуации действующее законодательство не принимает их.

Если говорить об электронной документации, то каких-либо строгих правил не предусмотрено. Иными словами, каждая компания самостоятельно разрабатывает их.

Для чего используется документ?

Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации

Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил

Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий. Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.

Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.

Составляется бумага в момент покупки клиентом товара. На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.

Порядок заполнения

Далее предлагаем рассмотреть правила заполнения ТОРГ 12. В верхней части акта указываются основные реквизиты компании поставщика

Важно отметить, что рассматриваемый документ подготавливается в двух экземплярах. Это означает, что оба акта должны иметь одинаковый регистрационный номер

Также следует отдельно рассмотреть порядок указания даты составления. Как правило, в этом поле указывается день заключения договора.

После заполнения шапки, заполнителю следует перейти к разделу «Отправитель груза». Здесь указываются все сведения о компании, которая выступает в качестве продавца. Нужно отметить, что многие люди неправильно заполняют данный акт, указывая сведения о продавце в разделе «Поставщик». Согласно установленному порядку, этот раздел заполняется только при участии третьей стороны в лице транспортной компании. То же самое можно сказать о пункте «структурный отдел». Данный пункт чаще всего остается пустым.

В разделе «Получатель груза» указывается информация о фирме, выступающей в качестве клиента. Следует отметить, что при участии в сделке третьих лиц, которые берут на себя обязательства по временному хранению груза, в данном разделе указывается информация об этой компании. В такой ситуации, реквизиты клиента указываются в пункте «Плательщик». В графе «Реквизиты» указывается информация о компании, выступающей в качестве продавца. В этом разделе фиксируется название компании, её юридический адрес, номер факса и телефона.

Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. Нужно отметить, что приведенный ниже порядок может использоваться как при заполнении горизонтальных, так и вертикальных бланков. В разделе, где указываются реквизиты каждого участника сделки, имеется специальное поле для фиксации кода ОКПО. Как правило, данный раздел остается незаполненным. В первую очередь заполняется пункт «основание». Здесь необходимо подчеркнуть слово «счет» или «договор». Раздел «вид операции», как правило, остается незаполненным.

В рассматриваемом акте содержится таблица, куда вносится информация о передаваемых товарно-материальных ценностях. Этот раздел именуется списком товарных групп. В столбце «П.П» фиксируется порядковый номер товара. В следующем столбце указывается название товара. В данную графу может быть внесена информация о сортности продукции, потребительских свойствах, а также зафиксирован артикул. Нужно отметить, что при использовании артикулов в товарообороте компании, заполняющему лицу следует заполнить каждый раздел.

Нужно обратить внимание на то, что столбец «код» не должен заполняться. Данное поле используется для указания дополнительных сведений к названию товарно-материальных ценностей

Как правило, этот раздел заполняется только в том случае, когда поставщику отправляется груз, который невозможно идентифицировать без этой отметки. В четвертом и пятом столбце указываются единицы измерения.

В шестом столбце указывается «вид упаковки». Этот раздел редко заполняется, а в самом поле ставится прочерк. Седьмой, восьмой и девятый столбцы накладной также остаются незаполненными. С десятого по двенадцатый столбец указывается общее количество отправляемых ценностей, стоимость одной единицы товара и общая цена сделки. В следующих столбцах указывается ставка налогообложения и общая стоимость товаров с учетом налога на добавочную стоимость. В последнем столбце указывается общая сумма сложения предыдущих значений.

Товарная накладная, образец заполнения:

Накладную ТОРГ-12 составляет продавец

Контролирующие органы уделяют повышенное внимание второй части рассматриваемого документа. Это означает, что перед заполнением бланка, заполнителю следует тщательно проанализировать всю информацию

Как показывает практика, графы, для фиксации информации о приложениях к товарной накладной, остаются незаполненными. Заполнитель оставляет пустыми следующие графы:

  • «Масса груза»;
  • «Всего мест»;
  • «Приложение».

Компания, выступающая в качестве поставщика, заполняет только раздел «отпущено». В этом поле фиксируется размер денежных средств, полученных путем заключения сделки. Рассматривая пример заполнения «ТОРГ-12» следует отдельно упомянуть о порядке заполнения раздела «подписи лиц». Данный раздел состоит из трех пунктов, которые заполняются лицами, имеющими необходимые должностные полномочия. Первым лицом, является работник, разрешивший отпуск товарно-материальных ценностей. Во второй графе указывается информация о работнике бухгалтерского отдела, который составил всю необходимую документацию. В третьем пункте указывает должность работника склада, который отпустил груз.

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 2018-2019 года: бланки и образцы заполнения ТН для бесплатного скачивания в Excel, Word, PDF | КУБ

Товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ-12 составляется при оформлении отпуска (продажи) товаров. Этот первичный документ выписывается в двух экземплярах, первый из которых остается у продавца и служит основанием для списания реализованной продукции, а второй передается покупателю и применяется при оприходовании товаров.

Таким образом, ТН используется для оформления перехода прав собственности на товары и другие материальные ценности от одного лица к другому.

Чем товарная накладная отличается от транспортной и товарно-транспортной?

Товарная накладная оформляется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей вне зависимости от того, привлекается ли для перевозки товаров сторонняя организация или нет. В отличие от транспортной и товарно-транспортной накладных в нее не включается информация для учета движения товаров, транспортных работ и расчетов за осуществление перевозки.

Как заполнять накладную ТОРГ-12?

В товарную накладную по форме ТОРГ-12 вносятся следующие сведения:

  • Информация о грузоотправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, структурное подразделение, коды ОКПО и ОКДП.
  • Информация о грузополучателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: договора, заказа-наряда.
  • Номер и дата составления товарной накладной.
  • Данные о товарах: наименования, единицы измерения, коды по ОКЕИ, вид упаковки, количество, масса брутто и нетто, цена, сумма без НДС, ставка и сумма НДС, сумма с НДС.
  • Информация о количестве мест и общей массе товаров.
  • Информация о приложениях.
  • Информация о сопроводительной документации на грузы.
  • Информация о лицах, которые разрешают и осуществляют отпуск и приемку товаров (ФИО, должности) и их подписи с расшифровками.
  • Подпись главного бухгалтера грузоотправителя.
  • Печати грузоотправителя и грузополучателя.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Образец заполнения ТОРГ-12 2018-2019 года

Не допустить ошибок при заполнении товарной накладной вам помогут шаблоны оформления ТОРГ-12, которые доступны для бесплатного скачивания в разных форматах.

Оформление бланков ТОРГ-12 отнимает много времени? Воспользуйтесь сервисом КУБ, который предназначен для автоматического заполнения документов и их систематизированного хранения.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

(4 , 3,25 из 5) Загрузка…