Содержание
Содержание описи
Потратив несколько лишних минут на подробное описание документа, можно сэкономить часы на разбирательствах с инспектором
Помимо адресата и возможной преамбулы, основу текста составляет описание.
Перечислят документацию лучше столбиком, проще всего это сделать в табличной форме по шаблону:
Важно! Обязательно нужно указать оригинал это или копия. Пример
При оформлении в соответствие со статьёй 93 НК РФ налоговых вычетов по первичной налоговой декларации по НДС, указать в описи «договоры на реализацию товаров с приложением дополнительных соглашений» будет неверно
Пример. При оформлении в соответствие со статьёй 93 НК РФ налоговых вычетов по первичной налоговой декларации по НДС, указать в описи «договоры на реализацию товаров с приложением дополнительных соглашений» будет неверно.
Лучше дать следующее описание:
Следует отмечать и то, какая копия представляется:
- заверенная копия;
- нотариально заверенная копия.
Важно! Согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованный пакет на бумажном носителе, то он обязан сдавать заверенные копии. Согласно ГОСТу, если документ, с которого снята копия, заканчивается подписью, то непосредственно после подписи, а если таковой нет, то после текста, ставится оттиск штампа или делается надпись «Верно»
Ниже указывается должность лица-заверителя, ставится его подпись и расшифровка к ней, дата заверения
Согласно ГОСТу, если документ, с которого снята копия, заканчивается подписью, то непосредственно после подписи, а если таковой нет, то после текста, ставится оттиск штампа или делается надпись «Верно». Ниже указывается должность лица-заверителя, ставится его подпись и расшифровка к ней, дата заверения.
О заверении копий, представляемых в налоговые органы есть разъяснительное письмо Минфина России от № 03-02-РЗ/39142.
Опись составляется в двух экземплярах, один из которых направляется в налоговую, а второй остаётся у налогоплательщика. На втором экземпляре следует взять отметку ответственного лица о приёме.
Подготовка к передаче в архив
Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.
Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом. В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист. При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.
Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела. Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов. Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.
Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.
Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:
- порядковый номер дела, части и тома;
- список заголовков;
- количество листов в одном деле (части или томе);
- длительность срока хранения в архиве.
Инструкция: составляем опись дел
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Применяемые формы
В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):
- постоянного хранения (Приложение 14);
- по личному составу (Приложение 15);
- временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
- электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
- электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
- структурного подразделения (Приложение 23);
- электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:
- Титульный лист.
- Предисловие.
- Список сокращений.
- Указатели.
Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.
Опись дел постоянного хранения
Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.
Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.
Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).
Описи по личным делам
Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:
- название учреждения либо его структурных подразделений;
- номера фондов и индексов дела;
- заголовки документации;
- даты их составления;
- число страниц в деле;
- дополнительные примечания.
Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.
В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.
Ответственность
Камеральные и выездные проверки
Если бизнесмен не представил в установленный срок документы, он будет оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 рублей за каждый документ, если в течение года он совершит аналогичное повторное нарушение (п. 2 и п. 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2012 № 03-02-08/64).
Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (письмо Минфина России от 17.10.2013 № 03-02-08/43377).
Судебная практика СвернутьПоказать
Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07).
Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Встречные проверки
В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Судебная практика СвернутьПоказать
В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 № 71).
Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если истек срок хранения документов
По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.
Судебная практика СвернутьПоказать
Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 № Ф03-6629/2012).
Арбитры отмечают, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.
Судебная практика СвернутьПоказать
В отношении привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3 (определение ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10)).
Сноски
СвернутьПоказать
-
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013). Вернуться назад
-
«ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Вернуться назад
-
http://asozd.duma.gov.ru/main.nsf/%28Spravka%29?OpenAgent&RN=688389-6 Вернуться назад
-
Приложение № 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному приказом ФГУП Почта России от 17.05.2012 № 114-п. Вернуться назад
-
https://pochta.ru/form?type=F107 Вернуться назад
Полистать демо-версию печатного журнала
Особенности оформления в различных ситуациях
Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.
Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.
Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.
В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.
Документ содержит такую информацию:
- вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
- исходящий номер;
- заглавие;
- перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
- внизу указывается общее количество документов.
Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.
Опись содержит информацию о:
- номерах документов;
- наименовании;
- количестве листов.
Для почты
Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.
Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:
- ценных писем;
- бандероли;
- посылки.
Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.
Образец описи документов для почты
В каждом из экземпляров указывается:
- ФИО (или название организации) получателя;
- примерную стоимость отправления;
- количество отправленных предметов.
Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.
Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.
Предлагаем ознакомиться Как сдать частный дом в эксплуатацию какие нужны документы
Такая опись имеет несколько разделов:
- оглавление;
- предисловие;
- основная часть;
- сокращения.
Такое утверждение состоит из следующих этапов:
- опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
- далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
- опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
- документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.
Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.
Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.
Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:
- полное наименование архива;
- название фонда и его номер;
- номер и наименование описи;
- крайние даты описанных дел.
На уничтожение
В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.
Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.
В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.
Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.
После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.
Что такое объявленная ценность?
Отчётность мы отправляем с помощью ценного письма. А это значит, что всё вложенное внутрь письма имеет ценность, которую мы и обозначаем в бланке описи.
Оценке подлежит каждый вложенный элемент. В нашем случае — каждый документ по отдельности. Но сумма оценки будет присвоена всему письму.
Но ценность можно и не вписывать. А просто поставить в этом поле прочерк.
Важно! На конверте вы ставите надпись «С описью, ценность ХХ рублей». А почтовое ведомство возьмёт с вас 4% от этой суммы ценности сверх тарифа
В случае, если письмо с вашими документами будет утеряно, то заплаченный процент даст страховку, и почта должна будет возместить ту сумму, которая была обозначена как объявленная ценность. Возмещение будет либо отправителю, либо получателю.
Особенности описи дел постоянного хранения
В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.
Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».
Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.
Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.
Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.
Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.
Реестр в электронном виде
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
-
простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
- быстрый поиск по категориям
- простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Наверх
Напишите свой вопрос в форму ниже
Дополнительные сопроводительные документы
Любой пользователь сможет заполнить 3-ндфл онлайн на нашем сайте буквально за 15 – 20 минут и заказать ее бесплатную проверку нашими специалистами.Нам очень важно, чтобы Вы в итоге получили налоговую декларацию без ошибок и с максимально возможными вычетами согласно Вашей ситуации.Ниже приведена инструкция по подаче налоговой декларации в инспекцию, а также перечень дополнительных документов, которые также могут понадобиться.Заполнить декларацию 3-ндфл онлайн
Распечатайте заполненную налоговую декларацию 3-НДФЛ в 2-ух экземплярах (допускается только односторонняя печать) и обратите внимание на следующее:
- на Титульном листе декларации, почти в самом низу, справа, над блоком «Заполняется работником налогового органа», Вам необходимо проставить количество листов подтверждающих документов, которые Вы будете подавать вместе с декларацией;
- на Титульном листе декларации, в самом низу, слева, в блоке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю» — необходимо проставить Подпись и Дату;
- на каждом распечатанном листе декларации, в самом низу, начиная с Раздела 1, необходимо проставить Подпись и Дату.
В большинстве случаев, если целью подготовки декларации является возврат налога, Вам необходимо приложить Заявление на возврат налога (бланк и заполненный образец ниже, в пункте 1), а также справку по форме 2-НДФЛ и документы, подтверждающие расходы.
Подать декларацию в налоговую инспекцию Вы можете лично, через представителя по доверенности или почтой РФ с описью вложения.
Обратите, также, внимание на нашу статью: В каких случаях инспектор вправе отказать в приемке декларации 3-ндфл
Дополнительные документы, которые также могут понадобиться вместе с декларацией:
1. Заявление о возврате налога Скачать заполненный образец
В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения налоговых вычетов (возврата налога), вместе с декларацией также подается Заявление о возврате налога.
Если Вы заполнили декларацию на нашем сайте, тогда после ее оплаты Заявление также можно заполнить онлайн в своем Личном кабинете!
Обратите внимание на следующее:
1) на первом листе Заявления, данные по строчкам — сумма к возврату, Код по ОКТМО и Код бюджетной классификации — Вы найдете в Разделе 1 подготовленной Вами декларации;
2) после того, как заполните Заявление, кликните «Сохранить как…», иначе введенные данные могут не сохраниться.
2. Реестр подтверждающих документов при представлении декларации 3-НДФЛ Скачать заполненный образец
В случае подачи налоговой декларации 3-НДФЛ налогоплательщик имеет право заполнить и приложить Реестр подтверждающих документов (2 экземпляра). Если он этого не сделает, тогда сам налоговый инспектор его сформирует. Также, инспектор может подготовить новый Реестр, в случае наличия каких-либо несоответствий или ошибок в предоставленном Реестре налогоплательщиком.
В Реестре предусмотрены дополнительные поля, куда можно добавить другие документы, которые в нем прямо не поименованы.
3. Опись вложения Скачать бланк Скачать заполненный образец
В случае предоставления налоговой декларации 3-НДФЛ по почте, налогоплательщик обязан составить Опись вложения в 2-ух экземплярах с указанием всех отправляемых документов.
4. Заявление о распределении имущественного вычета Скачать заполненный образец
В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую совместную собственность или в единоличную собственность одного из супругов и решения установить пропорцию, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее заявление о распределении вычета между супругами.
5. Соглашение о распределении фактических расходов Скачать заполненный образец
В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую долевую собственность и решения установить фактические расходы на покупку каждого из собственников, то есть, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее Соглашение о распределении расходов.
6. Заявление о распределении имущественного вычета в части процентов по ипотеке Скачать бланк Скачать заполненный образец
С 01.01.2014 года, налогоплательщики — супруги имеют право каждый год заново, согласно Заявления, распределять фактически уплаченные проценты по ипотеке, то есть определять, кто и в каком размере будет получать вычет. Для этого необходимо приложить соответствующее Заявление о распределении уплаченных процентов.
