Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Федеральное бюро медико-социальной экспертизы

Нк рф), в данном случае связанный с расходованием валютных средств наемным сотрудником. Так сказано в пт 1 статьи 9 федерального закона от 21. Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранлибось 5 лет.

так как унифицированной формы нет, он тоже составляется в случайной форме. Картотеки, книжки, журнальчики, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков 1. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. такой может составлять до 10 лет, последующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответственный убыток (п. Балансы организации, отчеты о валютных результатах и все.

Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2018 года

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2018 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст.

7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч.

электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2018 года

С 1 октября 2018 года вступает в силу Постановление Правительства от 19.08.2018 № 981.

Этот документ вводит в действие:

• новую форму счета-фактуры;
• новую форму книги продаж;
• новую форму книги покупок;
• новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур.

Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются.

Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см. «Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)».

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2018 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

• комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
• заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
• заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).Также постановлением Правительства от 19.08.2018 № 981 уточняется, что с 1 октября 2018 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж. пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Для чего нужен авансовый отчет по командировке

Все растраты, необходимые для реализации служебного задания в командировке, обязан взять на себя работодатель. Это прописано в статье 168 ТК РФ. В число обязательной компенсации трат входит возмещение расходов на перемещение (перелет или проезд), аренду жилья, суточные расходы.

Иными словами, к отчету прикрепляются чеки, билеты и прочая документация о расходах, которые предприятие-работодатель обязано компенсировать. Это объясняется тем, что выплата средств производится по факту возвращения сотрудника на рабочее место. Отметка о прибытии в отделе кадров является финальной точкой, после которой командировка заканчивается, и авансовый отчет считается «готовым к употреблению».

Функции отчета разнообразны:

• документ помогает избежать нецелевых трат;
• заранее формирует приблизительную сумму, которую предприятие сможет выплатить сотруднику за перемещение;
• позволяет сформировать финансовый отчет для налоговой службы и иных инстанций.

Авансовый отчет работнику разрешено предоставить не сразу по прибытии, а в течение трех рабочих дней с момента возвращения в организацию.

На практике встречаются случаи, когда для реализации рабочего задания сотруднику приходится отправляться в другие организации или продлевать переезд по факту решения задач. В этом случае дополнительные расходные пункты следует отражать на оборотной стороне командировочного удостоверения. Там работник должен расписать все пункты, куда, с какой целью и в какой период направляется для решения производственных задач. Эта информация будет незаменима для дальнейшего оформления непредвиденных командировочных расходов.

Как оформить по форме АО-1

Подготавливать отчеты некоммерческим организациям разрешено в свободной форме или с учетом локальных актов. Бюджетным организациям можно опираться на инструкцию №52н.

Данный норматив закреплен в Постановлении Госкомстата от 1 августа 2001 года №55 и с 2015 года является основным документом, необходимым для формирования финансовых отчетов при командировке.

Авансовый отчет обязан подготовить лично командированный сотрудник и предоставить бухгалтерии с приложенными чеками, расписками и иной первичной документацией. При этом работнику в стандартных ситуациях следует заполнять только часть лицевой и оборотной стороны формы – остальное берут на себя специалисты бухгалтерской службы.

Работник должен внести в форму такие сведения:

Наименование организации, отправившей в командировку, и ее код по ОКПО, который должен содержать 8 цифр.
«Номер» и «дату» в соответствующих графах на лицевой стороне формы.
В графе «Отчет в сумме» следует указать объем средств, которые работник израсходовал в ходе командировки

Указывается фактическая сумма, не важно, превысила ли она лимит или наоборот – часть средств осталась сэкономленной.
Дальше работник должен указать свои ФИО, должность (в идеале табельный номер).
Цель командировки должна быть отражена в пункте «Назначение аванса». А в графе «Получен аванс» указывается сумма при безналичном расчете или реквизиты расходного кассового ордера при получении наличных.

Последний пункт трудно заполнять неспециалисту, поэтому можно попросить помощи у бухгалтерии.

Остальные пункты формы должны взять на себя специалисты бухгалтерской службы – им остается только продублировать информацию о работодателе, подсчитать итоговую сумму расходов и обосновать их с помощью документации (чеков, билетов и т.п.), предоставленных командированным работником.

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные.

Сначала руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии. А она проводит инвентаризацию старых бумаг.

По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так: «Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года – 10 коробок».

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.

Конспект подготовила Альбина Кашипова

Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документов

Продавец обязан передать покупате­лю товар, предусмотренный договором купли-продажи. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновре­менно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, серти­фикат качества, инструкцию по эксплуатации и т. п.), предусмотрен­ные законом, иными правовыми актами или договором.

В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрено, что пра­во собственности на переданный покупателю товар сохраняется за про­давцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, покупа­тель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено за­коном или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара.

В случаях, когда в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при ко­торых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар, если иное не преду­смотрено договором.

По договору купли-продажи недвижимого имущества (договору про­дажи недвижимости) продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, сооружение, квартиру или дру­гое недвижимое имущество.

Перейти на страницу:123 45678

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций — с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками

В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Срок хранения счетов на оплату от поставщиков

1. Налогоплательщики обязаны:

в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Главная » Сроки хранения документов

Общие вопросы перемещения и выбытия основных средств

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организа­ции в соответствии с правилами организации государственного архив­ного дела, но не менее пяти лет.

Перемещение объекта основных средств между структурными подраз­делениями организации выбытием объекта основных средств не призна­ется. Указанная операция оформляется актом приема-передачи основ­ных средств. Затраты, связанные с перемещением объекта основных средств (транспортные передвижные средства, экскаваторы, канавокопа­тели, подъемные краны, строительные механизмы и др.) внутри органи­зации, относятся на затраты на производство (расходы на продажу).

Также не признаются выбытием операции по передаче объектов ос­новных средств:

• в залог;
• филиалам, представительствам, отделениям и другим обособлен­ным (или необособленным) подразделениям организации, выде­ленным (или невыделенным) на отдельный баланс;
• доверительному управляющему по договору доверительного управ­ления имуществом;
• в качестве вклада участника договора о совместно осуществляе­мой деятельности, в соответствии с которым совместно осуще­ствляются операции и совместно используются активы;
• в аренду по договору текущей аренды без передачи арендодателем права собственности на сданные в аренду активы арендатору;
• одним структурным подразделением другому согласно соответ­ствующему распоряжению руководства организации;
• другие операции, осуществляемые без передачи собственности на активы.

Организация может принять решение о продаже тех основных средств, которые, например, постоянно не используются для производства про­дукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации. Это может быть следствием перепрофилирования деятельности организации, окончания проекта, для которого закупа­лись основные средства, нерентабельности активов в существующем состоянии и т. д.

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется пе­редать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него опреде­ленную денежную сумму (цену).

Похожие записи:

1с:бухгалтерия 8 в химках Амортизационная группа по окоф Методические рекомендации по разработке и оформлению технологической карты. мдс 12-29.2006 Вторая амортизационная группа Выплаты социального характера Сводная справка по розничным продажам