Документальное оформление материально-производственных запасов

Проводки по учету ТМЦ в бухгалтерии

Пример 1. Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Покупка материалов за безналичный расчетпроводки:

Пример 2. Приобретение ТМЦ за наличный расчет с НДС

Приобретение материалов через подотчетное лицо проводки:

Пример 3. Приобретение ТМЦ за наличный расчет без НДС

Приобретение материалов без НДС через подотчетное лицо проводки:

Пример 4. Списание материалов в основное производство

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

• Рассчитаем среднюю стоимость: 40 500,00 / 150 = 270,00 руб.;
• Рассчитаем стоимость переданного материала в производство: 70 * 270,00 = 18 900,00 руб.

Списание материалов в основное производство — проводки и документы:

Транспортная часть

Помимо условий приемки по количеству и качеству, в вышеуказанном договоре прописываются сведения о месте, где происходит разгрузка; виде автотранспорта, на котором доставляется продукция; а также габаритные размеры грузов.

В обобщенном виде инструкцию можно представить следующим образом: необходимо осуществить и обеспечить беспрепятственный подъезд ТС к месту разгрузки, далее следует определиться с габаритами ворот, которые бы соответствовали прибывшему автотранспорту, а также следует выделить место под разгрузки и обеспечить транспортировку товара на склад.

Стоит отметить, что складские помещения следует подготовить заранее, а именно: определиться с конфигурацией расположения товара, обеспечить маркированные зоны для хранения, а также учитывать сезонность поступления продукции. Такие нехитрые методы позволяют избежать захламленности склада и свести к минимуму потери времени при приемке товара. Подробнее о логистике и управлении складом.

Приемка на склад

После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней

Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток

В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром

Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров

Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.

Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР

Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.

Определение и критерии запасов

Сформулировано определение и критерии признания запасов в бухгалтерском учете, расширен перечень запасов.

Запасы — это активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).

Операционный цикл — период времени между приобретением материалов, используемых в производственном процессе, и их продажей в обмен на денежные средства или инструменты, легко обратимые в денежные средства (п. 68 МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности»).

Для признания запасов в учете должны одновременно выполняться два условия (п. 5 ФСБУ 5/2019):

• для коммерческой организации затраты, понесенные при приобретении или создании запасов должны в будущем обеспечивать приток экономических выгод, для некоммерческих организаций должны обеспечивать достижение целей ради которых НКО была создана.
• должна быть определена сумма затрат, понесенных в связи с приобретение или создание запасов (или приравненная к ней величина).

Новое: Списание запасов теперь нужно производить не только в случае признания выручки от их продажи или выбытия, отличного от продажи, но и в случае если выявлены обстоятельства, в связи с которыми организация не ожидает поступление экономических выгод в будущем от потребления (продажи, использования) запасов, то есть если выяснилось, что запасы уже не отвечают понятию актива (п.41 ФСБУ 5/2019).

В новом стандарте значительно увеличен и конкретизирован перечень активов, относящихся к запасам (см. Таблицу)

Таблица. Сравнение перечня активов, относящихся к запасам.

Обратите внимание: пунктом 46 ФСБУ 5/2019 предусмотрено раскрытие в бухгалтерской (финансовой) отчетности информации о запасах в разрезе видов запасов (с учетом существенности)

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

• материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
• ценности, готовые к реализации (товары);
• материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

• активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
• продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Документальное оформление поступления материальных ценностей

Материалы поступают на места хранения предприятия, в результате следующих процессов:

• Приобретение у поставщиков.
• Внесение материальных ценностей в уставной фонд учредителями.
• Поступления от подотчетных лиц.
• Поступления с собственного производства.
• Оприходование запасных частей оборудования, которое не подлежит ремонту.
• Получение согласно договора дарения.

При поступлении ценностей на склад предприятия приходят определенный пакет сопроводительных документов.

Перечень сопроводительных документов при поступлении материальных ценностей на склад предприятия:

• Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1;
• Товарная накладная формы № ТН-2;
• Приходный ордер (форма М-4);
• Акт о приемке товара;
• Сертификаты;
• Доверенность;
• Удостоверения качества.

Появились вопросы по этой теме? Задай вопрос преподавателю и получи ответ через 15 минут! Задать вопрос

Замечание 1

Список документов может изменяться, в зависимости от требований компании и договоренности сторон.

При поступлении ценностей на склад, ответственное лицо (чаще всего это кладовщик или старший кладовщик) проверяет правильность оформления документов и их количество (в зависимости от требований предприятия может быть несколько экземпляров одного документа). Если нарушений и несоответствий не выявлено, то выписывает приходный ордер.

В случае несоответствия фактического количества товара с данными сопроводительных документов оформляется Акт приемке товара, где отражены будут излишки или недостатки, минимум в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, для дальнейших операций по учету товарно-материальных ценностей, а второй сохраняется для основания предъявления претензии поставщику.

Списание недостачи

Аналогичным образом на основании инвентаризационной ведомости в программе 1С Бухгалтерия 8 можно создать документ «Списание товаров».

Документ предназначен для отражения списания оборудования, товаров, материалов и готовой продукции на недостачи и потери от порчи ценностей. Документ можно ввести на основании документа Инвентаризация товаров на складе.

При вводе документа в шапке обязательно нужно указать Склад, с которого осуществляется списание.

Для отражения списания товаров, материалов, готовой продукции и оборудования необходимо заполнить закладку Товары.

На закладке Товары указывается номенклатура, количество и счет учета.

• Поле Счет учета заполняются автоматически при указании номенклатуры. Информация для заполнения берется из регистра Счета учета номенклатуры.
• При списании товаров из неавтоматизированной розничной торговой точки, в которой учет товаров ведется по продажным ценам, необходимо дополнительно заполнить поле Розн. цена (руб.).

Для отражения списания тары необходимо заполнить закладку Тара.

На закладке Тара указывается номенклатура, количество и счет учета.

Поле Счет учета заполняются автоматически при указании номенклатуры. Информация для заполнения берется из регистра Счета учета номенклатуры.

Для документа Списание товаров предусмотрены следующие печатные формы:

Акт списания товаров

ТОРГ-16 (Акт о списании товаров)

Практическое задание

Списать на затраты

• Дата: 26.02.2015
• Номенклатура: Бумага для принтера
• Количество: 4
• Счет учета: 10.01
• Счет затрат: 26
• Подразделение: Администрация
• Статья затрат: Списание материалов

Списать на затраты

• Дата: 24.03.2015
• Номенклатура: Бумага для принтера
• Количество: 4
• Счет учета: 10.01
• Счет затрат: 26
• Подразделение: Администрация
• Статья затрат: Списание материалов

Провести инвентаризацию

• Дата: 01.03.2015
• МОЛ: директор
• Номенклатура: Бумага для принтера
• Фактическое количество: 5

На основании инвентаризации от 01.03.2015 оформить списание недостачи.

• Дата: 01.03.2015
• Номенклатура: Бумага для принтера
• Количество: 1
• Счет учета: 10.01

Дальше Предыдущий

Рекомендуем ознакомиться с разделами

Покупка ТМЦ и расчеты с поставщиками

Бухгалтерские записи при выбытии ТМЦ

Д 20 (23, 29) К 10 – передача в производство. Д 08 К 10 – отпуск на строительство хозспособом. Д 91 К 10 – списание при продаже или безвозмездной передаче.

Аналитический учет ТМЦ организуется в местах хранения, т. е. в кладовых, и представляет собой обязательное ведение учетных карточек по каждой позиции материалов. Ответственные лица – кладовщики, а контролирующие – работники бухгалтерии. Кладовщик по окончании месяца выводит остатки ТМЦ по карточкам, где указывают движение, начальные и конечные сальдо, бухгалтер сверяет их с документами и удостоверяет правильность расчетов кладовщика росписью в специальной графе карточки.

В бухгалтерском учете на основе документально оформленных операций счетным работником выводится остаток производственных запасов в стоимостном выражении, который и фиксируется во втором разделе баланса, как стоимость ТМЦ. Расшифровка остатков по каждой позиции дается в ведомости по учету материалов.

Выбытие (списание) со склада

Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные». 

В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства

Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать»

Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.

Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1. 

Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».

Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»

В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.

Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

• что относится к складским документам;
• в каких ситуациях используется каждый из них;
• где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Составные части формы

Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.

Первая часть формы

В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.

Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

Часть с распиской

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.

В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Вторая часть формы — табличная

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:

• Порядковый номер строки.
• Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
• Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
• Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
• Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
• Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
• Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
• Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
• Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения.

Заключительная часть

Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.

Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью. Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными

В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления

Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

• приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
• приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
• совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
• наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
• наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
• возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
• возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
• приспособленность к удаленному управлению через интернет;
• приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
• приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
• сбор статистики по складским операциям, их анализ;
• наличие инструментария для автоматизации;
• наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
• приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — .

1. Отраслевую спецификацию.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры. Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций. И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Итоги проведения инвентаризации склада

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостаток.

Излишки на складе выявляются намного реже, чем недостатки. Обычно в излишках числится ранее неучтенный или неправильно учтенный товар. Это говорит о недобросовестной работе сотрудников склада. При выявлении излишков они относятся к прочим доходам организации.

Недостачи на складе встречаются чаще всего. Недостача может появиться в результате нерадивости работника склада, воровства, порчи имущества и множества других причин. Если выявлена недостача можно еще раз создать комиссию и проверить именно эту часть склада для перепроверки результатов. При подтверждении факта недостачи ответственность за нее несет материально – ответственное лицо склада.

Стоит отметить, что при сверке фактически полученных данных с учетными, допустимо расхождение между показателями в размере 2%. Отклонение от этого значения в любую сторону негативно характеризует работу складского работника.

Кроме того,  при проведении инвентаризации необходимо учитывать нормы естественной убыли по тому или ином виду товаров.

Отразим в таблице основные документы, оформляемые в процессе инвентаризации.

У индивидуального предпринимателя магазин. В штате только продавец и бухгалтер. Кого назначить в инвентаризационную комиссию?

Поскольку продавец является материально – ответственным лицом, то он не может входить в состав комиссии. Комиссия в данном случае будет состоять из самого предпринимателя и бухгалтера. Законодатель рекомендует включать в состав комиссии не менее 2 человек, однако, этот вопрос строго не регламентирует.

При проведении инвентаризации не присутствовал кладовщик, который является материально – ответственным лицом. Будут ли результаты инвентаризации действительными?

Материально – ответственное лицо в обязательном порядке присутствует при инвентаризации, поскольку проверяется его работа. При отсутствии такого лица при ревизии склада, результаты инвентаризации не могут быть признаны действительными.

Инвентаризация – самый эффективный способ проверки сохранности материальных ценностей организации. Она позволяет выявить все недочеты и ошибки в работе сотрудников склада, контролировать движение материальных ценностей, дает достоверную картину об обеспеченности предприятия оборотными средствами. Кроме того, проведение инвентаризации является серьезным дисциплинирующим моментом, который не позволяет складским работникам хитрить и халатно относиться к своим обязанностям.

Похожие записи:

1с:бухгалтерия 8 в химках Амортизационная группа по окоф Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег Классификатор основных средств по амортизационным группам Проводки по бухучету Налоговые льготы