Документальное оформление материально-производственных запасов

Проводки по учету ТМЦ в бухгалтерии

Пример 1. Приобретение ТМЦ у контрагента за безналичный расчет

Приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) по безналичному расчету регламентировано п.5-11 ПБУ 5/01, п.1 ст.254 НК РФ.

Покупка материалов за безналичный расчетпроводки:

Счет Дебета Счет Кредита Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
10.01 60.01 50 000 Поступление МПЗ Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03 60.01 9 000 Учтен НДС по приобретенным МПЗ Счет фактура полученный
60 51 59 000 Оплата поставщику за МПЗ Банковская выписка
68.02 19.03 9 000 НДС принят к вычету Книга покупок

Пример 2. Приобретение ТМЦ за наличный расчет с НДС

Приобретение материалов через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета Счет кредита Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71.01 50.01 15 000,00 Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09 71.01 12 711,86 Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ Авансовый отчет,Товарная накладная (ТОРГ-12)
19.03 71.01 2 288,14 Учтен НДС по приобретенным ТМЦ Счет фактура полученный
68.02 19.03 2 288,14 НДС принят к вычету Книга покупок

Пример 3. Приобретение ТМЦ за наличный расчет без НДС

Приобретение материалов без НДС через подотчетное лицо проводки:

Счет дебета Счет кредита Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71.01 50.01 20 000,00 Выдача денежных средств сотруднику под отчет на приобретение ТМЦ Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер (КО-2)
10.09 71.01 22 500,00 Авансовый отчет сотрудника по приобретенным ТМЦ Авансовый отчет,Товарный чек
71.01 50.01 2 500,00 Выдача денежных средств сотруднику (сумма перерасхода по авансовому отчету) Авансовый отчет,Расходный кассовый ордер (КО-2)

Пример 4. Списание материалов в основное производство

По номенклатуре «Доски 4х4» в организации был остаток в количестве 150 штук на общую сумму 40 500,00 руб.:

  • Рассчитаем среднюю стоимость: 40 500,00 / 150 = 270,00 руб.;
  • Рассчитаем стоимость переданного материала в производство: 70 * 270,00 = 18 900,00 руб.

Списание материалов в основное производство — проводки и документы:

Счет дебета Счет кредита Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
20.01 10.01 18 900,00 Передача материалов в производство Требование-накладная на отпуск материалов по форме № М-11

Транспортная часть

Помимо условий приемки по количеству и качеству, в вышеуказанном договоре прописываются сведения о месте, где происходит разгрузка; виде автотранспорта, на котором доставляется продукция; а также габаритные размеры грузов.

В обобщенном виде инструкцию можно представить следующим образом: необходимо осуществить и обеспечить беспрепятственный подъезд ТС к месту разгрузки, далее следует определиться с габаритами ворот, которые бы соответствовали прибывшему автотранспорту, а также следует выделить место под разгрузки и обеспечить транспортировку товара на склад.

Стоит отметить, что складские помещения следует подготовить заранее, а именно: определиться с конфигурацией расположения товара, обеспечить маркированные зоны для хранения, а также учитывать сезонность поступления продукции. Такие нехитрые методы позволяют избежать захламленности склада и свести к минимуму потери времени при приемке товара. Подробнее о логистике и управлении складом.

Приемка на склад

После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней

Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток

В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром

Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров

Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.

Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР

Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.

Определение и критерии запасов

Сформулировано определение и критерии признания запасов в бухгалтерском учете, расширен перечень запасов.

Запасы — это активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019).

Операционный цикл — период времени между приобретением материалов, используемых в производственном процессе, и их продажей в обмен на денежные средства или инструменты, легко обратимые в денежные средства (п. 68 МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности»).

Для признания запасов в учете должны одновременно выполняться два условия (п. 5 ФСБУ 5/2019):

  • для коммерческой организации затраты, понесенные при приобретении или создании запасов должны в будущем обеспечивать приток экономических выгод, для некоммерческих организаций должны обеспечивать достижение целей ради которых НКО была создана.
  • должна быть определена сумма затрат, понесенных в связи с приобретение или создание запасов (или приравненная к ней величина).

Новое: Списание запасов теперь нужно производить не только в случае признания выручки от их продажи или выбытия, отличного от продажи, но и в случае если выявлены обстоятельства, в связи с которыми организация не ожидает поступление экономических выгод в будущем от потребления (продажи, использования) запасов, то есть если выяснилось, что запасы уже не отвечают понятию актива (п.41 ФСБУ 5/2019).

В новом стандарте значительно увеличен и конкретизирован перечень активов, относящихся к запасам (см. Таблицу)

Таблица. Сравнение перечня активов, относящихся к запасам.

Запасы по ФСБУ 5/2019 (п. 3) Запасы по ПБУ 5/01 (п. 2)
Запасами, в частности, являются: В качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
  • сырье, материалы, топливо, запчасти, комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг;
  • инструменты, инвентарь, спецодежда, спецоснастка, тара, другие аналогичные объекты, используемые при производстве продукции, продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, за исключением тех объектов, которые по правилам бухучета относятся к основным средствам ( см. п. 4, п. 5 ПБУ 6/01);
  • готовая продукция, предназначенная для продажи в ходе обычной деятельности организации;
  • товары, приобретенные у других лиц и предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности организации;
  • готовая продукция, товары, переданные другим лицам в связи с продажей до момента признания выручки от их продажи (т.е. выделена отдельная группа «отгруженные товары» «отгруженная продукция»);
  • объекты незавершенного производства, в т.ч. продукция, не прошедшая всех стадий технологического процесса, а также затраты, понесенные на выполнение работ, оказание услуг другим лицам до момента признания выручки от их продажи;
  • объекты недвижимого имущества, приобретенные или созданные (находящиеся в процессе создания) для продажи в ходе обычной деятельности организации;
  • объекты интеллектуальной собственности, приобретенные или созданные (находящиеся в процессе создания) для продажи в ходе обычной деятельности организации.
  • используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
  • предназначенные для продажи (в том числе готовая продукция и товары);
  • спользуемые для управленческих нужд организации.
по пункту 4 ФСБУ 5/2019 по пункт 4 ПБУ 5/01
  • финансовые активы, включая предназначенные для продажи;
  • материальные ценности других лиц, находящиеся у организации в связи с оказанием ею этим лицам услуг по закупке, хранению, транспортировке, доработке, переработке, сервисному обслуживанию, продаже по агентским договорам, договорам комиссии, складского хранения, транспортной экспедиции, подряда, поставки;
  • материальные ценности, полученные некоммерческой организацией для безвозмездной передачи гражданам или юридическим лицам.
    Кроме того, п.2 ФСБУ 5/2019 разрешает организации принять решение не применять ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд: указанные затраты признаются расходами периода, в котором были понесены. Данное решение нужно раскрывать в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

Обратите внимание: пунктом 46 ФСБУ 5/2019 предусмотрено раскрытие в бухгалтерской (финансовой) отчетности информации о запасах в разрезе видов запасов (с учетом существенности)

Важные определения

Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.

Какие документы складского учета ТМЦ необходимо оформлять?

Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:

  • материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
  • ценности, готовые к реализации (товары);
  • материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.

К МПЗ не принято относить:

  • активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
  • продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).

Документальное оформление поступления материальных ценностей

Материалы поступают на места хранения предприятия, в результате следующих процессов:

  • Приобретение у поставщиков.
  • Внесение материальных ценностей в уставной фонд учредителями.
  • Поступления от подотчетных лиц.
  • Поступления с собственного производства.
  • Оприходование запасных частей оборудования, которое не подлежит ремонту.
  • Получение согласно договора дарения.

При поступлении ценностей на склад предприятия приходят определенный пакет сопроводительных документов.

Перечень сопроводительных документов при поступлении материальных ценностей на склад предприятия:

  • Товарно-транспортная накладная формы № ТТН-1;
  • Товарная накладная формы № ТН-2;
  • Приходный ордер (форма М-4);
  • Акт о приемке товара;
  • Сертификаты;
  • Доверенность;
  • Удостоверения качества.

Появились вопросы по этой теме? Задай вопрос преподавателю и получи ответ через 15 минут! Задать вопрос

Замечание 1

Список документов может изменяться, в зависимости от требований компании и договоренности сторон.

При поступлении ценностей на склад, ответственное лицо (чаще всего это кладовщик или старший кладовщик) проверяет правильность оформления документов и их количество (в зависимости от требований предприятия может быть несколько экземпляров одного документа). Если нарушений и несоответствий не выявлено, то выписывает приходный ордер.

В случае несоответствия фактического количества товара с данными сопроводительных документов оформляется Акт приемке товара, где отражены будут излишки или недостатки, минимум в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, для дальнейших операций по учету товарно-материальных ценностей, а второй сохраняется для основания предъявления претензии поставщику.

Списание недостачи

Аналогичным образом на основании инвентаризационной ведомости в программе 1С Бухгалтерия 8 можно создать документ «Списание товаров».

Документ предназначен для отражения списания оборудования, товаров, материалов и готовой продукции на недостачи и потери от порчи ценностей. Документ можно ввести на основании документа Инвентаризация товаров на складе.

При вводе документа в шапке обязательно нужно указать Склад, с которого осуществляется списание.

Для отражения списания товаров, материалов, готовой продукции и оборудования необходимо заполнить закладку Товары.

На закладке Товары указывается номенклатура, количество и счет учета.

  • Поле Счет учета заполняются автоматически при указании номенклатуры. Информация для заполнения берется из регистра Счета учета номенклатуры.
  • При списании товаров из неавтоматизированной розничной торговой точки, в которой учет товаров ведется по продажным ценам, необходимо дополнительно заполнить поле Розн. цена (руб.).

Для отражения списания тары необходимо заполнить закладку Тара.

На закладке Тара указывается номенклатура, количество и счет учета.

Поле Счет учета заполняются автоматически при указании номенклатуры. Информация для заполнения берется из регистра Счета учета номенклатуры.

Для документа Списание товаров предусмотрены следующие печатные формы:

Акт списания товаров

ТОРГ-16 (Акт о списании товаров)

Практическое задание

Списать на затраты

  • Дата: 26.02.2015
  • Номенклатура: Бумага для принтера
  • Количество: 4
  • Счет учета: 10.01
  • Счет затрат: 26
  • Подразделение: Администрация
  • Статья затрат: Списание материалов

Списать на затраты

  • Дата: 24.03.2015
  • Номенклатура: Бумага для принтера
  • Количество: 4
  • Счет учета: 10.01
  • Счет затрат: 26
  • Подразделение: Администрация
  • Статья затрат: Списание материалов

Провести инвентаризацию

  • Дата: 01.03.2015
  • МОЛ: директор
  • Номенклатура: Бумага для принтера
  • Фактическое количество: 5

На основании инвентаризации от 01.03.2015 оформить списание недостачи.

  • Дата: 01.03.2015
  • Номенклатура: Бумага для принтера
  • Количество: 1
  • Счет учета: 10.01

Дальше Предыдущий

Рекомендуем ознакомиться с разделами

Покупка ТМЦ и расчеты с поставщиками

Интерфейс Такси 1С Бухгалтерия 8.3 Как переключить на закладки, 1С бухгалтерия 7.7
Как в 1С Бухгалтерия 8.3 создать пользователя с правами «Администратор»
Как в программе 1С:Бухгалтерия 8 вводят сведения об организациях
Складские операции в 1С Бухгалтерия

Бухгалтерские записи при выбытии ТМЦ

Д 20 (23, 29) К 10 – передача в производство. Д 08 К 10 – отпуск на строительство хозспособом. Д 91 К 10 – списание при продаже или безвозмездной передаче.

Аналитический учет ТМЦ организуется в местах хранения, т. е. в кладовых, и представляет собой обязательное ведение учетных карточек по каждой позиции материалов. Ответственные лица – кладовщики, а контролирующие – работники бухгалтерии. Кладовщик по окончании месяца выводит остатки ТМЦ по карточкам, где указывают движение, начальные и конечные сальдо, бухгалтер сверяет их с документами и удостоверяет правильность расчетов кладовщика росписью в специальной графе карточки.

В бухгалтерском учете на основе документально оформленных операций счетным работником выводится остаток производственных запасов в стоимостном выражении, который и фиксируется во втором разделе баланса, как стоимость ТМЦ. Расшифровка остатков по каждой позиции дается в ведомости по учету материалов.

Выбытие (списание) со склада

Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные». 

В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства

Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать»

Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.

Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1. 

Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».

Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»

В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.

Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

  • что относится к складским документам;
  • в каких ситуациях используется каждый из них;
  • где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Составные части формы

Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.

Первая часть формы

В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.

Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

Часть с распиской

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.

В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Вторая часть формы — табличная

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:

  • Порядковый номер строки.
  • Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
  • Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
  • Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
  • Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
  • Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
  • Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
  • Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
  • Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения.

Заключительная часть

Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.

Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью. Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными

В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления

Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

  1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

  • приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
  • приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
  • совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
  • наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
  • наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
  • возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
  • возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
  • приспособленность к удаленному управлению через интернет;
  • приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
  • приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
  • сбор статистики по складским операциям, их анализ;
  • наличие инструментария для автоматизации;
  • наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
  • приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — .

  1. Отраслевую спецификацию.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры. Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций. И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

  1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

  1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

  1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Итоги проведения инвентаризации склада

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек или недостаток.

Излишки на складе выявляются намного реже, чем недостатки. Обычно в излишках числится ранее неучтенный или неправильно учтенный товар. Это говорит о недобросовестной работе сотрудников склада. При выявлении излишков они относятся к прочим доходам организации.

Недостачи на складе встречаются чаще всего. Недостача может появиться в результате нерадивости работника склада, воровства, порчи имущества и множества других причин. Если выявлена недостача можно еще раз создать комиссию и проверить именно эту часть склада для перепроверки результатов. При подтверждении факта недостачи ответственность за нее несет материально – ответственное лицо склада.

Стоит отметить, что при сверке фактически полученных данных с учетными, допустимо расхождение между показателями в размере 2%. Отклонение от этого значения в любую сторону негативно характеризует работу складского работника.

Кроме того,  при проведении инвентаризации необходимо учитывать нормы естественной убыли по тому или ином виду товаров.

Отразим в таблице основные документы, оформляемые в процессе инвентаризации.

Форма документа Когда составляется
Приказ ИНВ-22 Перед началом ревизии склада
Инвентарная опись, в т.ч. когда товар приходуется во время инвентаризации ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19
Отгрузка товара во время инвентаризации ИНВ-2, ИНВ-4
Итоги инвентаризации ИНВ-26
Списание порчи, боя ТОРГ-15
Списание продукции при недостаче

ТОРГ-16

У индивидуального предпринимателя магазин. В штате только продавец и бухгалтер. Кого назначить в инвентаризационную комиссию?

Поскольку продавец является материально – ответственным лицом, то он не может входить в состав комиссии. Комиссия в данном случае будет состоять из самого предпринимателя и бухгалтера. Законодатель рекомендует включать в состав комиссии не менее 2 человек, однако, этот вопрос строго не регламентирует.

При проведении инвентаризации не присутствовал кладовщик, который является материально – ответственным лицом. Будут ли результаты инвентаризации действительными?

Материально – ответственное лицо в обязательном порядке присутствует при инвентаризации, поскольку проверяется его работа. При отсутствии такого лица при ревизии склада, результаты инвентаризации не могут быть признаны действительными.

Инвентаризация – самый эффективный способ проверки сохранности материальных ценностей организации. Она позволяет выявить все недочеты и ошибки в работе сотрудников склада, контролировать движение материальных ценностей, дает достоверную картину об обеспеченности предприятия оборотными средствами. Кроме того, проведение инвентаризации является серьезным дисциплинирующим моментом, который не позволяет складским работникам хитрить и халатно относиться к своим обязанностям.