Номенклатура в 1с:унф

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

Номенклатурная группа в 1С 8.3

Номенклатурная группа — это вид продукции, вид товаров, вид работ, вид услуг, реализуемых организацией. В программе 1С по номенклатурным группам осуществляется аккумуляция затрат и отражение выручки.

Указанная в карточке номенклатуры Номенклатурная группа используется для автоматической подстановки в документы реализации или выпуска готовой продукции. Если поле не заполнено в карточке, в этих документах субконто Номенклатурная группа придется заполнить вручную.

По умолчанию создается единственная номенклатурная группа .

Очень важно указывать Номенклатурную группу в справочнике Номенклатура и в документах правильно: от этого зависит, насколько корректно будет заполнена декларация по налогу на прибыль. Поэтому Бухэксперт8 рекомендует создавать в справочнике Номенклатурные группы отдельные группы, относящиеся к торговле (например, Оптовая торговля, Розничная торговля), производству, работам и услугам, а не пользоваться Основной номенклатурной группой

Поэтому Бухэксперт8 рекомендует создавать в справочнике Номенклатурные группы отдельные группы, относящиеся к торговле (например, Оптовая торговля, Розничная торговля), производству, работам и услугам, а не пользоваться Основной номенклатурной группой.

Как в 1С отражаются товары «в пути»

При ведении бизнеса на предприятиях любого профиля, размера и форм собственности часто возникает следующая ситуация.
1. Предприятие закупает некую номенклатуру у поставщика для дальнейшей перепродажи или собственного использования.
2. Номенклатура относится к категории материальных объектов, которые можно транспортировать. Понятно, что под это определение попадают товары, материалы, сырье, полуфабрикаты, но не услуги, работы и объекты недвижимости.
3. Имеется «временной разрыв в 1С» между моментом перехода прав собственности на товар (так будем называть упомянутую в пункте 2 номенклатуру) и поступлением товара на склад предприятия.
4. Правила и политика учета на предприятии диктуют необходимость отразить «временной разрыв в 1С» в учетной системе. Строго говоря, такой «временной разрыв в 1С» между моментом подписания накладной (переход права собственности) и моментом физического поступления товара на склад существует всегда. Но не всегда имеет смысл отражать «временной разрыв в 1С» в учетной системе.

Объединение организаций в ЗУП при реорганизации с переносом данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

В этой статье описан опыт объединения 2-х организаций при реорганизации в ЗУП 3.1 с переносом данных одной организации из ЗУП 2.5 (релизы баз более или менее свежие, но не самые последние на момент перехода, примерно двух- и трехмесячной давности).

За основу было взято решение из этой статьи https://infostart.ru/public/833658/, в которой описан алгоритм решения задачи, за что автору статьи огромная благодарность! Здесь же даны некоторые комментарии и пояснения к алгоритму переноса и объединения, описаны выявленные мною ошибки. Также приведена небольшая инструкция по использованию обработки ирПодборИОбработкаОбъектовБД — она будет полезна для пользователей — «не программистов», впервые работающих в не управляемых формах.

Иерархия справочника номенклатуры 1С

Справочник предусматривает наличие нескольких групп, позволяющих классифицировать номенклатуру по разнообразным параметрам. При этом в группе могут находиться дополнительные подгруппы. Наличие подобной классификации значительно расширяет удобство работы со справочником для бухгалтера.

При этом доступное количество уровней справочника определяется программными возможностями при его создании.

Для примера можно создать группу товаров «Заморозка», куда добавить номенклатурную позицию «Пельмени».

Для этого необходимо перейти в справочник, после чего нажать на кнопку «Создать группу». В появившемся новом окне необходимо заполнить всего две графы. В графе «Наименование» указывается «Заморозка». Вид номенклатуры «Товары», но его указание является не обязательным, и поле может оставаться пустым. В свою очередь вид номенклатуры необходим в первую очередь с точки зрения отражения процессов в бухгалтерских проводках.

После того, как будет нажата кнопка «Записать и закрыть», в справочнике появится новая группа.

На представленном выше рисунке видно, что при создании группы допущена орфографическая ошибка. Исправить ее не сложно. Для этого необходимо выделить группу, вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню, где выбрать вариант «Изменить» и провести ручную корректировку.

Можно также заметить, что в справочнике существует группа «Полуфабрикаты». Логично будет, если группа «Заморозка» будет находиться внутри нее. Соответственно в выпадающем меню необходимо выбрать вариант «Переместить в группу».

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (конкретная). Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Это позволяет установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Разработка индивидуальных номенклатуры дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Основные понятия

Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.

В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.

В подобные дела попадают:

  • документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
  • входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
  • документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
  • документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
  • документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.

Типы данных, образуемые в прикладном решении

Однако, наряду с типами данных, которые определены на уровне платформы, конкретное прикладное решение может использовать уникальные типы данных, существующие только в этом конкретном прикладном решении. Причем платформа будет полностью поддерживать работу с этими типами данных точно так же, как и с типами, которые определены на уровне самой платформы.

Как правило, появление новых типов данных в прикладном решении связано с использованием прикладных объектов конфигурации. Поэтому такие типы называют еще прикладными типами или прикладными объектами.

На уровне платформы поддерживается несколько классов (шаблонов) прикладных объектов, которые сами по себе не могут быть использованы в конкретном прикладном решении. Например, можно перечислить такие классы прикладных объектов как Справочники, Документы, Регистры сведений, Планы видов характеристик и пр.

Для каждого класса прикладных объектов определена соответствующая ему базовая функциональность: типы таблиц базы данных, которые должны быть созданы для хранения данных, типовые формы, типовые объекты языка, наборы прав и пр.

Разработчик, создавая прикладное решение, не имеет возможности использовать эти классы напрямую, однако может добавить в свое прикладное решение новый объект конфигурации, наследующий всю функциональность того или иного класса:

Например, разработчик может добавить в свое прикладное решение новый справочник Номенклатура, который будет наследовать функциональность класса Справочники, или новый документ КассовыйОтчет, который будет наследовать функциональность класса Документы.

Сразу же после такого добавления разработчику становятся доступны новые типы данных, состав которых определяется принадлежностью объекта конфигурации к тому или иному классу прикладных объектов.

Например, после создания нового справочника Номенклатура, становятся доступны следующие типы данных:

  • СправочникМенеджер.Номенклатура;
  • СправочникСсылка.Номенклатура;
  • СправочникОбъект.Номенклатура;
  • СправочникВыборка.Номенклатура;
  • СправочникСписок.Номенклатура.

Система типов описывает лишь общую «структуру» такого типа, правила, по которым будут формироваться объекты этого типа. Конкретное имя типа, состав свойств и методов объекта будут зависеть от того, как разработчик назовет объект конфигурации и какие, например, реквизиты, табличные части он в него добавит.

В то же время, после создания нового регистра накопления ПродажиКомпании, состав новых типов данных будет уже другим:

  • РегистрНакопленияМенеджер.ПродажиКомпании,
  • РегистрНакопленияВыборка.ПродажиКомпании,
  • РегистрНакопленияСписок.ПродажиКомпании,
  • РегистрНакопленияНаборЗаписей.ПродажиКомпании,
  • РегистрНакопленияЗапись.ПродажиКомпании,
  • РегистрНакопленияКлючЗаписи.ПродажиКомпании.

Следует еще раз отметить, что эти типы данных не поддерживаются платформой изначально, и существуют только в конкретном прикладном решении.

Еще один момент, на котором следует акцентировать внимание, проще всего продемонстрировать на примере.

Допустим, в прикладном решении созданы два новых справочника: Номенклатура и Цены. Несмотря на то, что оба эти объекта унаследовали функциональность соответствующего класса Справочники, и для них в прикладном решении был создан один и тот же состав типов данных, «одноименные» типы данных будут являться различными типами данных. Например, СправочникОбъект.Номенклатура и СправочникОбъект.Цены — это различные типы данных.

Так происходит потому, что разработчик может дополнительно к базовой функциональности, унаследованной от соответствующего класса, добавить свою, особенную для каждого объекта конфигурации. Например, оба упомянутых выше справочника могут содержать табличные части (это унаследовано от класса Справочники). Однако для справочника Цены разработчик не создаст ни одной табличной части, в то время как для справочника Номенклатура он создаст, например, три табличные части. Очевидно, что структура хранения данных типа СправочникОбъект.Номенклатура будет значительно отличаться от структуры хранения данных типа СправочникОбъект.Цены.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Виды номенклатуры

Прежде чем создавать карточки номенклатуры, необходимо заполнить справочник Виды номенклатуры — этот справочник позволяет классифицировать номенклатуру по ассортиментным группам. Настройки, заполненные для определенного вида, будут во многом влиять и на поля в конкретных карточках номенклатуры, которые к этому виду будут принадлежать.

Откроем этот справочник:

На форме списка нажмем кнопку для создания нового вида:

Создадим новый вид номенклатуры Мебель:

В левой части расположена панель закладок, справа — содержимое выбранной закладки. На первой закладке вносятся данные о наименовании, варианте оформления продажи (реализация или акт выполненных работ), настраиваются товарные категории (дополнительная детализация товаров конкретного вида), а также указывается признак использования серий и характеристик (будем подробно рассматривать позднее).

В верхней части нужно выбрать тип номенклатуры, к которому будет относится данный вид (постарайтесь не запутаться, у номенклатуры в программе вообще много всяких классификаторов и рубрикаторов).

Список типов приведен ниже:

Остановимся на варианте Товар. Выбрав это значение, теперь всегда программа будет устанавливать данный тип для всех карточек номенклатуры, в которых мы выберем данный вид.

На второй закладке можно настроить шаблоны для формирования рабочего наименования(используемого в формах списков, документах, отчетах) и наименования для печати (выводимого в печатных формах), подробнее покажу в приложенном видеоуроке:

На третьей закладке в таблицу можно подобрать список свойств номенклатуры, которые автоматически будут появляться в форме списка и выбора номенклатуры дополнительными колонками:

На следующей закладке настраивается процесс заполнения полей номенклатуры для данного вида:

  • какие из полей нужно заполнять,
  • по каким полям контролировать заполнение,
  • по каким полям контролировать уникальность.

На последней закладке можно установить значения по умолчанию (одинаковые для всей номенклатуры данного вида), чтобы сократить время заполнения номенклатуры.

Например, установим ставку НДС (всегда будет 18%) и единицу измерения:

Запишем карточку и вернемся на первую закладку:

Давайте настроим список товарных категорий данного вида:

Создадим несколько детализирующих категорий:

Принцип создания видов номенклатуры

Насколько подробная детализация нужна при создании видов номенклатуры в 1С? Возможны два «граничных» варианта.

Как минимум, необходимы разные виды для номенклатуры с разными признаками учета. Например, если в нашем ассортименте есть товары со сроком годности, для них нужен особый вид номенклатуры. Если есть товары с такими признаками как цвет, материал, размер одежды, размер обуви, габаритные размеры и др. – для каждого набора признаков также нужен отдельный вид номенклатуры.

Признаки учета возможно отразить в 1С с помощью серий и характеристик. Например, одежда может иметь характеристики «Цвет», «Материал», «Размер». Подробнее о сериях и характеристиках см. наши следующие статьи.

Оптимальным же считается объединение схожей номенклатуры в отдельные виды, даже если у них будут одинаковые признаки учета. В этом случае можно отказаться от групп (иерархии) в справочнике «Номенклатура» и пользоваться группировкой по видам – в частности, при подборе номенклатуры в документы.

Номенклатура в 1С: Розница 2.2

     Номенклатура– это  справочник, в котором  хранятся записи о продаже товаров и услуг. Сегодня речь пойдет о Номенклатуре в 1С: Розница 2.0 (2.2)

     Для структурирования (классификации) данных и обеспечения удобства заполнения справочника «Номенклатура» используется ряд вспомогательных справочников.

      Вид номенклатуры

     Для разделения товаров с разным составом учетных параметров используется справочник Виды номенклатуры. В этом справочнике хранится информация о видах номенклатуры, используемых в торговом предприятии. Для каждого вида номенклатуры пользователь может назначить способ учета товарных остатков.

     Но перед началом ввода информации по конкретным позициям номенклатуры следует ввести информацию обо всех видах номенклатуры, которые будут использоваться.

     Пользователь может добавить в справочник  «Виды номенклатуры» в 1С: Розница 2.0 (2.2) неограниченное количество видов номенклатуры, однако все они могут быть только трех типов: Товар, Услуга, Подарочный сертификат.

     В тип номенклатуры Товар входят материальные ценности (ценности в вещественной форме, в виде имущества, товаров, предметов), которые предприятие производит, закупает или реализует и учитывает на складах, например мебель, бытовая техника, одежда.

     В тип номенклатуры Услуга входят нематериальные ценности, которые покупает предприятие или реализует клиент, например доставка товара.

     В тип номенклатуры Подарочный сертификат входят материальные ценности, которые впоследствии применяются к оплате, это пластиковая карточка определеного номинала, которую можно приобрести в магазине, к примеру, в парфюмерном, или в салоне красоты.

     Классификация номенклатур по группам и подгруппам.

     Чтобы упростить работу и ускорить поиск нужной позиции номенклатуры в справочнике «Номенклатура» используются группы и подгруппы.

     Группы предназначены для ведения укрупненного учета, а также выручки, полученной от реализации товаров, продукции, услуг, например «Телевизоры» или «Бытовая техника». Подгруппами могут выступать, например марки этих товаров Sony, LG Group.

     Для создания новой группы зайдем в справочник «Номенклатура».           

     Список, в котором позиции номенклатуры сгруппированы по группам и подгруппам, называется Иерархический список.

     Стоит уделить особое внимание характеристикам. В программе 1С: Розница 2.0 (и 1С Розница 2.2) характеристики номенклатуры предназначены для более детального ведения складского учета товаров и услуг.      Характеристики можно вести:

     Характеристики можно вести:

·         общие для вида номенклатуры — Характеристики подчинены данному виду номенклатуры (т.е. у них общий список характеристик), например цвет или размер товара.

·         Использовать индивидуальные для номенклатуры — Характеристики подчинены номенклатурным позициям (у каждой номенклатуры свой список и он задается индивидуально под каждый товар). Например, также цвет или размер, но который нельзя использовать с другой номенклатурой, а может применяться только с этой.

     Характеристики создаются из вида номенклатуры (если выбран вариант «Общие для вида номенклатуры») как показано, на картинке ниже:

     Многие товары могут быть представлены в нескольких разных единицах измерения. Например, товар может продаваться штучно или упаковками по несколько штук; или товар продается одновременно в упаковках и по весу. Упаковки состоят из определенного количества штук товара, также можно создать Набор упаковок.

     В карточке номенклатуры нам доступен реквизит «Наборы упаковок».

     Один и тот же набор упаковок может использоваться для разных позиций справочника «Номенклатура» в программе 1С: Розница 2.0 (2.2). Если для позиции номенклатуры определить предопределенный набор упаковок «Индивидуальный набор для номенклатуры», то список упаковок будет привязан конкретно к позиции номенклатуры.

     Делается это из справочника «Наборы упаковок», заходим в раздел «НСИ и администрирование», затем – «Классификаторы номенклатуры», затем – «Наборы упаковок». Справочник «Наборы упаковок» используется для ведения перечня упаковок, которые применяются для учета при поступлении и отгрузке товаров. В нем допустимо добавлять любое количество наборов упаковок.

Комплектующие

В магазинах нередко возникают ситуации, когда требуется произвести комплектацию номенклатуры, то есть собрать комплект из поступивших на склад товаров.

Проблематика

Для того чтобы понять, в чем состоит проблема работы с мерными единицами измерения, рассмотрим несколько кейсов.

Предположим, наше предприятие занимается производством металлоконструкций и у нас основным материалом является металлопрокат – например, стальной лист.

Общепринятым для поставщиков металлопроката является использование в работе весовых единиц измерения: хоть лист и поставляется в штуках (листах определенной марки металла с определенными толщиной, длинной и шириной), но в прайс-листе поставщика, скорее всего, будут фигурировать килограммы, а вероятнее всего – тонны. В тоннах же будет производиться заказ материала у поставщика, тонны будут фигурировать в документах поставки.

Это создает следующие проблемы: при приеме товара на склад и при инвентаризации склада нам удобнее оперировать в листах (штуках), отпускать товар в производство нам тоже придется в листах.

Можно предположить, что тонны как-то должны пересчитываться в штуки: один лист имеет заданный по ГОСТу вес и мы можем пересчитать тонны в листы и обратно. То есть эта задача вроде как решается заведением в карточке номенклатуры двух единиц измерения – штуки (листа) и тонны – с заданием коэффициента пересчета штук в тонны и обратно.

Все бы хорошо, но есть одна проблема: прокат металла – это не прецизионное производство и возможны отклонения. Вес конкретного листа может отклоняться от заданного эталона на проценты, и это даже допустимо с точки зрения ГОСТа: для тех или иных видов проката стандартом разрешены колебания параметров производимых изделий в определенных пределах.

Получается, что нам нужно округлять тонны в листы не прямым пересчетом, а с учетом округления для ближайшего целого числа штук (листов) с округлением в пределах заданной величины отклонений. Задача становится более сложной и порождает множество вопросов – как с этим правильно работать в программе 1С:ERP.

Почти аналогичная ситуация возникает в работе с пиломатериалами (доска, брусок): ценники и оптовая поставка материалов там идут в кубических метрах, а в производство это удобнее передавать в досках (штуках).

Еще более интересные примеры встречаются в строительстве. Например, утеплительные материалы (плиты каменной ваты) продаются оптом в кубических метрах, поставляются в упаковках по несколько плит в одной упаковке, а при планировании расхода этого материала на утепление фасада удобнее бывает работать с площадью фасада, то есть планировать расход в квадратных метрах. То есть у нас есть уже три единицы измерения, c которыми нужно работать.

Создание новой номенклатуры в 1С

При создании новой номенклатурной позиции в конкретной группе, требуется первоначально войти в группу двумя щелчками по ней. Далее остается нажать на «Создать», после чего в новом окне приступить к заполнению данных создаваемой номенклатуры.

Указать требуется наименование и полное наименование. В первом случае вносит краткое название, необходимое для удобства организации поиска искомой номенклатуры в справочнике. Полное наименование предназначено для указания в документации, на товарных ценниках и так далее. Соответственно для наименования будет достаточно «Пельмени классические», в то время как в полном наименовании уже указывается более подробно «Пельмени классические, фасованные, 500гр».

Далее необходимо заполнить еще несколько полей:

  • Графы «Входит в группу» и «Вид номенклатуры» система заполнит автоматически.
  • Графа «Единица» предусматривает указание единиц измерения номенклатуры и подбирается по ОКЕИ. С учетом использования фасовки, он будет изменяться в штуках.
  • Графа «% НДС» указывает размер процентной ставки, применяемой к данной номенклатурной позиции.
  • Графа «Номенклатурная группа» отражает перечень материалов, задействованных при производстве данного товара для расчета затрат.
  • Графа «Комментарии» предназначена для внесения каких-либо пояснений или замечаний в произвольной форме.
  • Раздел «Производство» применяется для отражения статей затрат и спецификации. Последняя используется исключительно для готовой продукции, отражая затраченные на нее материалы.
  • В случае, если рассматриваемая номенклатура импортируется, для нее потребуется дополнительно указать страну происхождения и номер ГТД.
  • Графа «ТН ВЭД» при организации экспортных поставок заполняется системой в автоматическом режиме.

Что касается других страниц, имеющихся в справочнике, то они в большинстве случаев применяются по умолчанию с первоначальными настройками, выставленными специалистом. Нажатием кнопки «Записать и закрыть» происходит запись данных. После этого пользователь оказывается в номенклатурной группе, где до этого создавал новую номенклатуру.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

Цены номенклатуры в программе

Перейдя в «Склад», далее «Цены», устанавливаются цены номенклатуры для отдельной позиции или для группы в разделе с соответствующим названием.

Устанавливаются цены по типам после заполнения соответствующего справочника в подразделе «Типы цен», относящемуся к разделам «Справочники» – «Товары и услуги».

До внесения в шапке указывается требуемый тип. Для автоматического заполнения списка номенклатурных позиций в таблице, после нажатия кнопки «Заполнить» необходимо выбрать вид заполнения из предлагаемых:

  • «Заполнить по номенклатуре». Способ предлагает заполнение всем количеством позиций, имеющихся в номенклатурном справочнике. При этом, цены заполнятся для позиций с уже установленными ценами. Остальные цены вводятся вручную.
  • «Заполнить по группе номенклатуры» – заполнение позициями выбранной номенклатурной группы. Аналогично предыдущему варианту, цены данного типа заполнятся для позиций, цены которых были установлены ранее.
  • «Заполнить по ценам номенклатуры» используется для позиций, имеющих установленные цены данного типа.
  • «Добавить по ценам номенклатуры» – тип цен уже установлен, ранее добавленные строки в табличную часть, сохраняются.
  • «Обновить по ценам номенклатуры» – обновление действующих цен на документную дату для позиций с уже заданными ценами.
  • «Заполнить по поступлению» – внесение цен и позиций из раздела «Поступление товаров и услуг».
  • «Добавить по поступлению» – добавление позиций из того же раздела, что и в предыдущем способе и сохранение строк, ранее добавленных в таблицу документа.

Найти результаты установки можно, кликнув на «Цены».

«Установка цен номенклатуры» – документ, регистрирующий стоимость. Формируется автоматом через путь выбора «Цена», затем – «Записать цены».